Prowadzenie firmy we własnym mieszkaniu – koszty, remont, ubezpieczenie – najważniejsze informacje 2026

---

Na prowadzenie działalności gospodarczej potrzebne jest jakieś miejsce, w którym będzie można spokojnie załatwiać sprawy firmowe. Jednym wystarczy biurko i krzesło, dla innych potrzebne jest większa powierzchnia. Wszystko zależy od profilu i rozmiaru wykonywanych czynności w ramach działalności gospodarczej. O ile jest to tylko możliwe, przedsiębiorcy często decydują się na prowadzenie firmy we własnym mieszkaniu. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem podatkowego rozliczania różnego rodzaju kosztów, takich jak: remont, ubezpieczenie, wyposażenie, związanych z prowadzeniem działalności w miejscu zamieszkania.

Czy można prowadzić działalność gospodarczą w mieszkaniu?

Przepisy nie zabraniają prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu. Takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić sporo pieniędzy, które można przeznaczyć na rozwój firmy. Jeśli działalność jest prowadzona w mieszkaniu, to warto ustalić, czy nie ma obowiązku otrzymania zgody wspólnoty, czy spółdzielni mieszkaniowej na tego typu przedsięwzięcie. Kluczowe będzie czy profil prowadzonej działalności nie będzie uciążliwy dla innych mieszkańców, ale chodzi również o ustalenie, czy nie dojdzie do zmiany zasad użytkowania lokalu.

W pewnych sytuacjach zgoda wspólnoty czy spółdzielni może być konieczna. Będzie to dotyczyło przykładowo założenie gabinetu kosmetycznego, salonu fryzjerskiego czy gabinetu stomatologicznego.

Jeśli dochodzi do zmiany użytkowania lokalu, to wymagana jest zgoda organu administracji architektoniczno-budowlanej, wynika to z ustawy Prawo budowlane (art. 71). W zgłoszeniu należy określić dotychczasowy i zamierzony sposób użytkowania obiektu budowlanego lub jego części. Do zgłoszenia należy dołączyć:

• opis i rysunek określający usytuowanie obiektu budowlanego w stosunku do granic nieruchomości i innych obiektów budowlanych istniejących lub budowanych na tej i sąsiednich nieruchomościach, z oznaczeniem części obiektu budowlanego, w której zamierza się dokonać zmiany sposobu użytkowania,
• zwięzły opis techniczny, określający rodzaj i charakterystykę obiektu budowlanego oraz jego konstrukcję, wraz z danymi techniczno-użytkowymi, w tym wielkościami i rozkładem obciążeń, a w razie potrzeby, również danymi technologicznymi,
• oświadczenie, o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane,
• zaświadczenie lub kopię zaświadczenia wójta, burmistrza albo prezydenta miasta o zgodności zamierzonego sposobu użytkowania obiektu budowlanego z ustaleniami obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, albo decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu lub kopię tej decyzji, w przypadku braku obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
• w przypadku zmiany sposobu użytkowania, ekspertyzę techniczną wykonaną przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane bez ograniczeń w odpowiedniej specjalności, lub kopię takiej ekspertyzy,
• w zależności od potrzeb – pozwolenia, uzgodnienia i opinie, których obowiązek dołączenia wynika z przepisów odrębnych ustaw.

Zgłoszenia należy dokonać przed dokonaniem zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części. Zmiana sposobu użytkowania może nastąpić, jeżeli w terminie 30 dni, od dnia doręczenia zgłoszenia, organ administracji architektoniczno-budowlanej, nie wniesie sprzeciwu w drodze decyzji i nie później niż po upływie 2 lat od doręczenia zgłoszenia.

Działalność gospodarcza może być prowadzona we własnym mieszkaniu.

Jeśli wykonywane czynności nie będą zbyt uciążliwe dla innych mieszkańców i nie wpłyną na warunki użytkowania lokalu mieszkalnego, to przedsiębiorca nie musi spełniać dodatkowych warunków.

W przypadku gdy dojdzie do zmiany zasad użytkowania lokalu, to wymagana jest zgoda starosty lub prezydenta miasta na prawach powiatu, który przyjmuje zgłoszenie i je rozpatruje.

Firma w mieszkaniu a koszty

W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym dopuszczalne jest zaliczanie do kosztów działalności gospodarczej części poniesionych wydatków pod pewnymi warunkami.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) definiuje koszty uzyskania przychodów jako koszty poniesione w celu osiągnięcia lub zachowania, lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23, które zostały przez ustawodawcę wyłączone z kosztów podatkowych. Wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów powinny być racjonalnie i gospodarczo uzasadnione i mieć związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością gospodarczą. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien zbadać każdy wydatek pod kątem rozliczenia w kosztach firmy.

W Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej książki przychodów i rozchodów wymienione zostały wydatki w części przypadającej na działalność gospodarczą:

• czynsz,
• energia elektryczna,
• telefon,
• woda,
• gaz,
• centralne ogrzewanie.

Podstawą do rozliczenia kosztu będzie dokument obejmujący całość opłat ponoszonych na wyżej wymienione cele. Problematyczne może być ustalenie klucza podziałowego.

Podział kosztów

Najbardziej kłopotliwe będzie ustalenie miarodajnego klucza podziałowego do rozliczania kosztów.

W interpretacji nr 0112-KDIL2-2.4011.535.2020.1.IM z dnia 25 września 2020 r. przedsiębiorca zadał pytanie, czy będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów część wydatków związane z utrzymaniem i eksploatacją prywatnego mieszkania: czynsz administracyjny, opłaty za prąd, internet oraz wodę i ogrzewanie centralne, a także część odsetek od prywatnego kredytu mieszkaniowego w części przeznaczonej na działalność gospodarczą? Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się z przedsiębiorcy, że ma prawo do rozliczenia takich kosztów. Podkreślił, że o tym, co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności gospodarczej decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania, że dany wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu, tj. w szczególności obowiązek wykazania związku kosztów z działalnością gospodarczą, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii. Organ podatkowy przychylił się do stanowiska przedsiębiorcy, uznając, że wydatki związane z utrzymaniem i eksploatacją mieszkania (tj. czynsz administracyjny, opłaty za prąd, internet oraz wodę i ogrzewanie centralne) w części proporcjonalnie przypadającej na powierzchnię mieszkania zajętą na prowadzenie działalności gospodarczej mogą być kosztem uzyskania przychodów.

Na temat zaliczania do kosztów odsetek od kredytu hipotecznego na mieszkanie wypowiedział się Dyrektor KIS w interpretacji nr 0115-KIT3.4011.659.2023.1.JS z dnia 30 listopada 2023 r. a więc już w okresie po zmianie przepisów zabraniających dokonywania odpisów amortyzacyjnych od nieruchomości mieszkalnych. Przedsiębiorca zadał pytanie, czy może rozliczać w kosztach w odpowiedniej proporcji odsetki od kredytu hipotecznego. W ocenie organu podatkowego odsetki mogą być rozliczane w kosztach, o ile:

• zostały zapłacone,
• pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami,
• nie zwiększają kosztów inwestycji w okresie realizacji tych inwestycji.

Działalność gospodarcza w miejscu zamieszkania wymaga szczególnej dbałości przy ustalaniu proporcji kosztów z uwagi na cienką granicę pomiędzy wydatkami firmowymi a prywatnymi z uwagi na wykorzystywanie nieruchomości w sposób mieszany.

Podział kosztów na prywatne i firmowe może przysparzać problemów. Ustalenie właściwej proporcji może być trudne, jednak nieodzowne. Zadanie może być nieco ułatwione, jeśli zostanie wydzielony jeden pokój lub chociażby jakaś konkretna powierzchnia. Warto rozważyć, czy każdy wydatek rozliczać według klucza powierzchniowego, chociażby jak zużycie wody czy energii elektrycznej. W przypadku rozliczania kosztów prywatnego telefonu, to warto pamiętać, że kosztem mogą być jedynie rozmowy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, co może być kłopotliwe i uciążliwe. Dlatego w takim przypadku warto rozważyć podpisanie umowy na firmę, dzięki czemu zyskamy transparentność. Tak samo powinno wyglądać rozliczanie kosztów Internetu.

Przedsiębiorca, który chce rozliczać koszty związane z prowadzeniem firmy w domu, powinien przygotować oświadczenie, w którym zamieści informacje typu:

• powierzchnia na cele działalności gospodarczej,
• powierzchnia całkowita,
• procentowe przyporządkowanie opłat m.in. za czynsz, media, wywóz nieczystości, ubezpieczenie i inne wydatki.

Na tej podstawie będzie mógł co miesiąc wyliczyć koszty w części przypadającej na działalność gospodarczą.

Wyposażenie mieszkania

Wyposażenie mieszkania W przypadku prowadzenia firmy w mieszkaniu należy pamiętać, że organ podatkowy będzie skrupulatnie przyglądał się ponoszonym wydatkom. Chodzi o większe prawdopodobieństwo wykorzystania nabytych urządzeń i wyposażenia również do celów prywatnych.

W interpretacji nr 0115-KDIT3.4011.56.2025.2.MJ z dnia 14 marca 2025 r. przedsiębiorca zadał pytanie, czy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na zakup niezbędnego wyposażenia do pokoju wydzielonego na biuro oraz części wspólnych: korytarz, łazienka, kuchnia, salon? Przedmiotem prowadzonej działalności gospodarczej w tym przypadku jest udzielanie korepetycji. W mieszkaniu będzie wydzielony pokój na biuro oraz będą części wspólne, takie jak korytarz, łazienka, kuchnia i salon – który będzie stanowił poczekalnię dla kolejnych uczniów i ich rodziców. Dyrektor KIS zgodził się z przedsiębiorcą, że koszty nabycia wyposażenia do pokoju wyznaczonego na biuro, które będą wykorzystywane wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej może w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast wydatki na wyposażenie do pomieszczeń określanych jako “wspólne”, można rozliczyć – w części proporcjonalnie przypadającej na powierzchnię wykorzystania mieszkania na cele działalności gospodarczej do całej powierzchni mieszkania. Jeśli nabyte wyposażenie będzie spełniało definicję środka trwałego, to w kosztach uzyskania przychodów znajdą się odpisy amortyzacyjne.

W skład wyposażenia wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej może wchodzić przykładowo:

• biurko,
• fotel, krzesła,
• regały,
• półki,
• szafy, szafki na dokumenty,
• komputer,
• drukarka,
• oświetlenie miejsca pracy.

Tego typu wydatki, o ile będą właściwie udokumentowane, mogą zostać rozliczone w kosztach uzyskania przychodów. Typ wydatku będzie miał związek z przedmiotem prowadzonej działalności gospodarczej, dlatego powyższy katalog ma jedynie charakter przykładowy.

Remont mieszkania

Pod pojęciem remontu kryje się wykonywanie robót budowlanych w istniejącym obiekcie budowlanym polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym. Tak remont został zdefiniowany w ustawie Prawo budowlane.

Koszty związane z przeprowadzeniem prac remontowych obejmują zarówno materiału, jak i usługi. Typowe prace remontowe to:

• malowanie,
• wymiana instalacji,
• wymiana stolarki okiennej i drzwiowej,
• wymiana podłóg.

Organy podatkowe nie zabraniają rozliczania kosztów remontu mieszkania w części przeznaczonej na działalność gospodarczą.

Przykładowo w interpretacji nr 0111-KB2-1.4010.24.2022.2.PB z dnia 28 kwietnia 2022 r. wyjaśniono, że remont ma zatem na celu przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego. Wymiana zużytych elementów na nowe ma charakter odtworzeniowy, przywracający jedynie jego pierwotną wartość użytkową i niezmieniający jego charakteru. Przedsiębiorca ma prawo do zaliczenia wydatków związanych z remontem bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, że wydatki zostało prawidłowo sklasyfikowane w kategorii wydatków remontowych.

Jeśli jednak wydatek ma charakter ulepszenia, to wówczas mamy do czynienia z powiększeniem wartości początkowej środka trwałego. W tym miejscu przypominamy, że obecnie przedsiębiorcy nie mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych w postaci budynków mieszkalnych. Tym samym błędna kwalifikacja wydatku jako remontu, który spełnia kryteria ulepszenia, może pozbawić przedsiębiorca prawa do rozliczenia kosztów.

Mowa jest o tym w interpretacji nr 0112-KDIL2-2.4011.703.2022.2.WS z dnia 13 grudnia 2022 r., w której zadano pytanie, czy wydatki na remont mieszkania służącego do prowadzenia działalności gospodarczej można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? W opisanej sprawie w zakres remontu/modernizacji wchodzą prace remontowe dachu, podłóg, okien, ocieplenie posadzek, strychów i zainstalowania instalacji gazowej, wodno-kanalizacyjnej, elektrycznej, wymiana starych pieców, prace wykończeniowe, położenie tynków, kafli i kafelków, malowanie, instalowanie w łazienkach armatury, instalacja mebli kuchennych, instalacja oświetlenia, ocieplenie ścian budynku. Dyrektor KIS ocenił, że w tym przypadku wydatki, które zostały poniesione, w celu przystosowania środka trwałego do używania (wykorzystywania go w działalności gospodarczej) nie stanowią wydatków na remont, ale powiększają wartość początkową środka trwałego. Tym samym przedsiębiorca nie będzie miał możliwości zaliczenia tych wydatków pośrednio – przez odpisy amortyzacyjne do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ od 1 stycznia 2023 r. nie można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych będących budynkami mieszkalnymi.

W takim samym tonie wypowiada się Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 23 stycznia 2025 r. nr 0115-KDWT.4011.147.2024.3.AK. Przedsiębiorca uznał, że wydatki na przystosowanie (wykończenie) lokalu mieszkalnego, który jest w stanie deweloperskim do celów prowadzonej działalności gospodarczej, może uznać za wydatki remontowe. Innego zdania był organ podatkowy. Uznał, że takie wydatki nie mają charakteru remontu. Nakłady na przystosowanie mieszkania do używania w działalności gospodarczej stanowią ulepszenie, które powiększa wartość środka trwałego i można je zaliczyć do kosztów, ale jedynie poprzez odpisy amortyzacyjne. Jednak takie odpisy od lokali mieszkalnych nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Uwaga! Wydatki na remont mieszkania w części działalności gospodarczej mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Kwalifikacja wydatku jako ulepszenie pozbawia przedsiębiorcę prawa do ujęcia w kosztach.

Rozliczanie podatku VAT od wydatków

Czynny podatnik VAT ma prawo do odliczania podatku VAT naliczonego od zakupów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jednak zgodnie z przepisami podstawę do odliczenia podatku VAT naliczonego daje faktura VAT lub dokument celny. Organy podatkowe nie zabraniają odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z prowadzeniem firmy w mieszkaniu. Podkreśla się jednak, że przedsiębiorca powinien dokonywać odliczenia proporcjonalnego. Przyjęcie prawidłowego klucza podziałowego nie będzie jednak takie oczywiste. Najczęściej mówi się o proporcji powierzchniowej, ale przedsiębiorcy poszukują innych rozwiązań.

W interpretacji z dnia 6 grudnia 2024 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.476.2024.2.PM przedsiębiorca zadał pytanie, czy ma prawo do obliczania kwoty podatku VAT od kosztów związanych z użytkowaniem mieszkania (takich jak czynsz, media, Internet) proporcjonalnie do czasu faktycznego użytkowania części mieszkania przeznaczonej na działalność gospodarczą, zamiast proporcji opartej na powierzchni tej części mieszkania? Dyrektor KIS uznał, że podatnikowi przysługuje prawo do częściowego odliczenia podatku naliczonego, jednak przyjęty klucz podziałowy jest nieprawidłowy. Organ podatkowy podkreślił, że ustawodawca nie wskazał metod i sposobów proporcjonalnego przypisania wydatków do działalności. Dopuszczalne więc będą różne metody, np. metoda powierzchniowa, o ile będzie miała jednoznaczny i precyzyjny charakter, jak i zastosowanie obu metod jednocześnie, tj. powierzchniowej i czasowej. Zastosowanie tylko metody czasowej nie będzie prawidłowe. W tej sprawie ważna jest jeszcze informacja, że faktury obejmujące koszty związane z użytkowaniem mieszkania (czynsz, media, Internet) były wystawiane na dane przedsiębiorcy. Ta przesłanka jest decydującą, jeżeli chodzi o prawo do częściowego odliczenia podatku VAT.

W przypadku innych nakładów, przykładowo na remont czy wyposażenie w części przeznaczonej na działalność gospodarczą odliczenie podatku VAT nie powinno już być tak kłopotliwe. W takich przypadkach przedsiębiorca powinien zadbać o prawidłowe udokumentowanie wydatków. W interpretacji nr 0114-KDIP4-2.4012.404.2023.2.MŻA z dnia 3 października 2023 r. Dyrektor KIS zgodził się z przedsiębiorcą, że przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od wydatków na remont pokoju, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza.

Uwaga! Przedsiębiorca ma prawo do proporcjonalnego odliczenia podatku VAT naliczonego od wydatków takich jak np. czynsz, media, Internet pod warunkiem przyjęcia reprezentatywnego klucza podziałowego.

W przypadku wydatków na remont i wyposażenie w części mieszkania przeznaczonej na działalność gospodarczą podstawą odliczenia podatku VAT będzie prawidłowo wystawiona faktura.

Podatek od nieruchomości

Stawki podatku od nieruchomości różnią się znacząco w zależności od tego, czy nieruchomość pełni jedynie funkcję mieszkalną, czy również prowadzona jest działalność gospodarcza. Stawki podatku od nieruchomości są wielokrotnie wyższe dla działalności gospodarczej.

Jeśli przedsiębiorca korzysta jedynie z pomieszczenia, które jednocześnie pełni funkcje mieszkalne, to nie ma powodu do zgłaszania zmiany użytkowania nieruchomości. Inaczej będzie wyglądała sytuacja, w której przedsiębiorca wydziela pokój lub część mieszkania na potrzeby tylko działalności gospodarczej. W świetle art. 71 ustawy Prawo budowlane pod pojęciem zmiany użytkowania obiektu budowlanego rozumie się w szczególności:

• podjęcie bądź zaniechanie w obiekcie budowlanym lub jego części działalności zmieniającej warunki: bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego, pracy, zdrowotne, higieniczno-sanitarne, ochrony środowiska bądź wielkość lub układ obciążeń,
• podjęcie w obiekcie budowlanym lub jego części działalności zaliczanej do przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko w rozumieniu ustawy o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko.

Prowadzenie w mieszkaniu gabinetu lekarskiego czy salony fryzjerskiego będzie na pewno wiązało się ze zmianą sposobu użytkowania obiektu, tym samym zrodzi to obowiązek zapłaty wyższego podatku od nieruchomości.

Informacje do ustalenia wyższej stawki podatku od nieruchomości w części działalności gospodarczej przedsiębiorca powinien zgłosić do urzędu gminy, która uwzględni to w wydawanej decyzji. Poniesiony wydatek może być rozliczony w kosztach prowadzenia działalności gospodarczej w dacie wydania decyzji.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat kosztów prowadzenia działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu.

Przepisy nie zabraniają prowadzenia firmy w mieszkaniu lub domu. Kluczowe będzie ustalenie, czy dochodzi do zmiany użytkowania nieruchomości, czy też nie. Jeśli tak, to przedsiębiorca powinien dokonać stosownego zgłoszenia do starosty. W przeciwnym razie nie ciążą na nim żadne dodatkowe obowiązki.

Organy podatkowe nie zabraniają rozliczania kosztów uzyskania przychodów w części wydatków typu: czynsz, media, woda, wywóz śmieci, Internet przypadających proporcjonalnie na prowadzoną działalność gospodarczą. Mówi się o przyjęciu miarodajnego klucza podziałowego. Najczęściej miarą jest powierzchnia wydzielona na działalności do stosunku do całej powierzchni mieszkania. Jednak warto rozważyć alternatywne metody, które mogą okazać się bardziej reprezentatywne.

Wydatki związane z remontami czy wyposażeniem mające związek z prowadzoną działalnością również znajdą się w kosztach podatkowych. Przedsiębiorca powinien jednak zadbać o ich prawidłowe udokumentowanie. Zgodnie z ustawą o podatku VAT od poniesionych wydatków przedsiębiorca, czynny podatnik VAT, ma prawo odliczyć VAT naliczony. Jeśli chodzi o koszty np. czynszu, mediów, Internetu, to VAT będzie wyliczany przyjętą proporcją. Natomiast wydatki związane z remontami i wyposażeniem dają pełne prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, pod warunkiem że przedsiębiorca wykonuje tylko czynności opodatkowane.

Stan prawny na dzień: 11.12.2025 r.