Przekazanie zdjęć na nośniku danych a obowiązek posiadania kasy fiskalnej

×

Prowadzenie działalności gospodarczej, takiej jak usługi fotograficzne, wiąże się z wieloma obowiązkami podatkowymi. W 2025 roku temat „usługi fotograficzne a kasa fiskalna 2025” wciąż budzi pytania czy fotograf ma obowiązek posiadać kasę fiskalną, czy usługi fotograficzne zawsze podlegają obowiązkowo pod VAT, a także jak traktować sprzedaż nośników danych.

Czy zawsze trzeba mieć kasę fiskalną?

Co do zasady przedsiębiorca, który sprzedaje na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Jednak wydawane są przepisy wykonawcze przez Ministra Finansów, które m.in. opisują kto i na jakich zasadach może korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Mowa o Rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Jednak i tutaj nie brakuje pułapek, na które powinniśmy zwrócić uwagę. Jak zawsze w takich przepisach znajdują się informacje, kto może skorzystać ze zwolnienia, ale również komu takie zwolnienie nie będzie przysługiwało. Ze zwolnienia od kas fiskalnych nie skorzysta przykładowo dostawa zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych, co jest kluczową informacją w kontekście omawianej tematyki.

Usługi fotograficzne a kasa fiskalna

Jeśli chodzi o usługi fotograficzne, to jak się okazuje w pewnych okolicznościach, nie trzeba będzie posiadać kasy fiskalnej. Analizując Rozporządzenie w sprawie zwolnień, wybierzemy te fragmenty, które będą nas interesowały. Załóżmy, że przedsiębiorcy zależy na tym, żeby skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, to wówczas, o ile będzie spełniał pewne warunki, to może z tego zwolnienia skorzystać.

Co jednak jeśli fotograf dokonana zapisu na nośniku cyfrowym lub analogowym?

Przekazanie przez fotografa zdjęć na nośniku danych a obowiązek posiadania kasy fiskalnej

Wiemy już, że dostawa zapisanych lub niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych nie może korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Jednak jak to się ma w stosunku do świadczonych usług fotograficznych? Otóż dość powszechną praktyką w ostatnich latach stało się zapisywanie zdjęć na różnego rodzaju nośnikach danych. Może to być przykładowo pendrive lub karta pamięci będąca własnością usługobiorcy, ale niekiedy zdjęcia będą wgrywane na nośnik elektroniczny będący własnością firmy fotografa. Można mieć wątpliwości, czy w takim przypadku można korzystać ze zwolnienia z ewidencji na kasie fiskalnej, dlatego lepiej posiłkować się stanowiskiem organu podatkowego. Na ten przykład temat był poruszany w interpretacji nr 0111-KDIB3-2.4012.10.2022.1.MN z dnia 04.03.2022 r. W ocenie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w tym przypadku nie ma zastosowania wyłączenie ze zwolnienia od kasy fiskalnej na mocy § 4 ust. 1 pkt 1 lit. k Rozporządzenia MF, ponieważ w przepisie jest mowa o dostawie towarów, natomiast w tym przypadku w grę wchodzi świadczenie usług. Przedmiotem sprzedaży jest usługa fotograficzna polegająca na wykonaniu zdjęć, a nie sam nagrany nośnik. W tym przypadku w zakresie sprzedaży usług, których efekty są przekazywane na będących własnością klienta lub zakupionych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nośnikach (pendrive), przedsiębiorcę nadal będą obowiązywały zasady ogólne. Oznacza to, że jeśli sprzedaż nie przekroczyła obrotu 20.000 zł obligującego do rozpoczęcia sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, to przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej.

Usługi fotograficzne a VAT

Większość początkujących przedsiębiorców może korzystać ze zwolnienia podmiotowego, które przysługuje do momentu przekroczenia rocznego limitu sprzedaży w wysokości 200 000 zł. Po przekroczeniu tego progu konieczne jest już zarejestrowanie się jako czynny podatnik VAT i rozliczanie podatku zgodnie z obowiązującymi zasadami. Usługi fotograficzne nie podlegają rejestracji do VAT od pierwszej sprzedaży, więc przedsiębiorca świadczący usługi fotograficzne powinien pilnować limitu 200 000 zł. Warto również pamiętać, że dobrowolne zgłoszenie się do VAT jest możliwe wcześniej – np. w sytuacji, gdy klientami są głównie firmy, które oczekują faktury z wykazanym podatkiem i same mogą go odliczyć. Dzięki temu fotograf ma wybór – może korzystać ze zwolnienia do czasu przekroczenia limitu albo zdecydować się na wcześniejszą rejestrację do VAT, jeśli jest to korzystniejsze dla jego działalności.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji poruszyliśmy temat przekazywania przez fotografa zdjęć na nośnikach danych w kontekście posiadania kasy fiskalnej. Przepisy podatkowe bardzo często nie dają odpowiedzi na wiele nurtujących pytań, a to zaliczane jest właśnie do tej kategorii. Jeśli jest możliwość skorzystania ze zwolnienia od posiadania kasy fiskalnej, to przedsiębiorcy chętnie z niej korzystają. Kasa fiskalna w firmie, to jak wiadomo dodatkowy koszt i obowiązki. Jednak jeśli z przepisów jednoznacznie wynika, że kasa musi być w firmie, to przedsiębiorca nie ma tu już wyboru i musi kupić kasę. Jednak przepisy niestety nie są takie jednoznaczne, na co zwróciliśmy uwagę w dzisiejszej publikacji. Można powiedzieć, że w przypadku przekazania zdjęć na nośniku danych będzie stanowiło świadczenie złożone z usługi i dostawy towarów, tylko zawsze jest cień wątpliwości, co tu będzie świadczeniem głównym a co pomocniczym? Na szczęście organy podatkowe zajmują przychylne dla przedsiębiorców stanowisko i traktują, że mamy do czynienia z usługą fotograficzną, która może korzystać ze zwolnienia z ewidencji na kasie fiskalnej na zasadach opisanych w publikacji.

Stan prawny na dzień: 22.08.2025 r.