Tematyka refakturowania kosztów nie została uregulowana w ustawie o podatku VAT ani w żadnej innej. Dlatego też przedsiębiorcy często mają wątpliwości, w jaki sposób dokonywać refakturowania kosztów, w sytuacji gdy rzeczywistość gospodarcza wykreuje taką sytuację. W dzisiejszym artykule odniesiemy się do tematu w kontekście przedsiębiorcy zwolnionego z VAT.

Jak należy rozumieć refakturowanie?

Przyjęło się, że refakturowanie dotyczy przeniesienia kosztów z dostawcy na nabywcę, ale z udziałem podmiotu pośredniczącego. W takim przypadku gdy przedsiębiorca, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten przedsiębiorca sam otrzymał i wyświadczył te usługi, czyli wchodzi w rolę usługodawcy. Najczęściej refaktura odzwierciedla dane zawarte na fakturze, gdzie najczęściej podawana jest stawka i kwota podatku VAT. W tym miejscu rodzi się pytanie, w jaki sposób refakturę powinien wystawić przedsiębiorca zwolniony z podatku VAT.

Zwolnienie podmiotowe z VAT

Jeżeli przedsiębiorca może i chce skorzystać ze zwolnienia z podatku VAT ze względu na osiągane obroty, to może skorzystać z tego przywileju, jeżeli jego sprzedaż w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 200.000 zł. Pod kątem refakturowania ważne jest, że do tego limitu nie wlicza się kwoty podatku VAT. Jeżeli przedsiębiorca rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego, wówczas wartość sprzedaży do limitu zwolnienia podmiotowego oblicza się proporcjonalnie.

Refaktura a limit zwolnienia podmiotowego

Jeżeli przedsiębiorca będzie musiał wystawić refakturę na koszty, to musi pamiętać, że kwoty z refaktury będą podlegały sumowaniu do kwoty limitu 200.000 zł. I tutaj zbliżamy się do puenty tematu. Skoro w limicie sprzedaży do zwolnienia podmiotowego nie sumuje się podatku VAT, to w związku z tym wystawienie refaktury na koszty w kraju również nie może zawierać podatku. Należy jeszcze w tym miejscu zauważyć, że przedsiębiorca zwolniony z VAT nie ma obowiązku wystawiania faktur w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej m.in. na podstawie art. 113 ust. 1 i 9. Nievatowiec może wystawić fakturę na żądanie, ale i tak nie będzie ona zawierała pewnych informacji typu: stawka podatku VAT, wartość sprzedaży z podziałem na stawki podatku, kwota podatku VAT.

Mając na uwadze powyższe ustalenia, dochodzimy do wniosku, że przedsiębiorca zwolniony z VAT wystawiając refakturę np. na media przyjmie w podstawie jedynie kwotę netto bez podatku VAT, jaki znajduje się na fakturze od dostawcy mediów.

Przykład

Pani Anna korzysta ze zwolnienia podmiotowego w VAT. W swojej działalności gospodarczej zajmuje się m.in. wynajmem powierzchni biurowych. Odrębnie od usługi najmu, co zostało zapisane w umowie pomiędzy stronami, rozliczane są koszty związane z mediami. W miesiącu styczniu pani Anna otrzymała fakturę od dostawcy gazu na kwotę brutto 1.230 zł, w tym VAT 230 zł. Cała kwota wynikająca z faktury jest refakturowana na najemcę. Pani Anna wystawia refakturę na kwotę netto 1.000 zł podając podstawę zwolnienia podmiotowego art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT.