Rekompensata dla pracodawcy z tytułu powołania pracownika do wojska

Zgodnie z art. 309 ustawy o obronie Ojczyzny, “pracodawcy zatrudniającemu pracownika będącego żołnierzem rezerwy albo będącego żołnierzem OT pełniącym służbę wojskową rotacyjnie przysługuje świadczenie pieniężne za dni, w których pełnili oni służbę wojskową”. Rekompensata obejmuje zwrot kosztów nieobecności pracownika oraz zwrot kosztów poniesionych na wypłaconą odprawę.

Rekompensata dla pracodawcy - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Uwaga! Ustawą z listopada 2024 roku odprawa wypłacana pracownikowi, który został powołany do terytorialnej służby wojskowej, została zastąpiona świadczeniem początkowym wypłacanym przez jednostkę wojskową. Ma ono na celu odciążyć pracodawców, którzy nie będą musieli wypłacać odprawy, a później ubiegać się o jej refundację. Świadczenie wyrównawcze przysługuje po odbyciu szkolenia podstawowego przez żołnierza i wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia w drugim kwartale roku poprzedniego.

Poniższy artykuł odnosi się do przepisów obowiązujących do listopada 2024 roku.

Wypłata odprawy przez firmę

Pracownikom powołanym do służby wojskowej po raz pierwszy (do służby rotacyjnej oraz “dyspozycyjnej”) przysługuje odprawa w wysokości dwutygodniowego wynagrodzenia obliczona według zasad dla ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

Jest ona należna także wtedy, gdy służba odbywa się w weekendy. Odprawę wypłaca pracodawca.

Uwaga! Odprawa nie przysługuje w razie ponownego powołania do tej samej służby.

Świadczenie rekompensujące nieobecność pracownika

Świadczenie dla pracodawcy z racji powołania pracownika na etacie do służby wojskowej obejmuje zwrot kosztów nieobecności pracownika oraz zwrot kosztów poniesionych na wypłatę odprawy dla pracownika powołanego do wojska.

Świadczenie nie obejmuje natomiast kosztu wynagrodzenia dla osoby zatrudnionej na zastępstwo.

Liczba dni nieobecności do wyliczenia rekompensaty

Świadczenie rekompensujące nieobecność żołnierza pracującego na etacie oblicza się za okres nieobecności w pracy żołnierza rezerwy lub żołnierza obrony terytorialnej i są one liczone wyłącznie:

od dnia jego powołania do czynnej służby wojskowej do dnia zwolnienia z niej,
od dnia rozpoczęcia służby w aktywnej rezerwie do dnia zakończenia jej pełnienia,
od dnia rozpoczęcia pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie do dnia zakończenia jej pełnienia.

Okresem nieobecności w pracy, czyli liczbą dni pełnienia służby jest:

w przypadku ćwiczeń wojskowych rotacyjnych – suma poszczególnych dni tych ćwiczeń w danym roku kalendarzowym,
w przypadku ćwiczeń wojskowych innych niż rotacyjne – suma dni, w których nieprzerwanie trwało dane ćwiczenie wojskowe, niezależnie od jego rodzaju,
w przypadku służby w aktywnej rezerwie lub terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie – suma poszczególnych dni, w których w danym miesiącu była pełniona służba.

Do uznania faktu:

odbywania przez żołnierza rezerwy ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy jest niezbędne stawienie się tego żołnierza do odbycia tych ćwiczeń, ogłoszenie tego faktu w rozkazie dziennym dowódcy jednostki wojskowej oraz przyjęcie tego żołnierza do stanu ewidencyjnego jednostki wojskowej,
pełnienia przez żołnierzy rezerwy służby wojskowej w aktywnej rezerwie w dniach tej służby jest niezbędne stawienie się tego żołnierza do pełnienia tej służby oraz ogłoszenie tego faktu w rozkazie dziennym dowódcy jednostki wojskowej;
pełnienia przez żołnierza OT terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie jest niezbędne stawienie się tego żołnierza do pełnienia tej służby oraz ogłoszenie tego faktu w rozkazie dziennym dowódcy jednostki wojskowej.

Wysokość rekompensaty dla pracodawcy

Ustawowy limit stawki dziennej rekompensaty to 1/22 dwuipółkrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia krajowego w kwartale bezpośrednio poprzedzającym termin powołania do tej służby.

Aby obliczyć wysokość świadczenia należy:

ustalić stawkę dzienną świadczenia, czyli koszty wskazane we wniosku o wypłatę świadczenia podzielić przez liczbę dni, w których pełniona była służba (liczbę dni nieobecności)
wyliczoną kwotę z pkt.1, nie więcej jednak niż ustawowy limit pomnożyć przez liczbę dni pełnienia służby w aktywnej rezerwie lub terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie.

Kwotę rekompensaty ustala właściwy szef wojskowego centrum rekrutacji.

Kwotę świadczenia ustala się i wypłaca każdorazowo pracodawcy odpowiednio za czas odbywania terytorialnej służby wojskowej pełnionej rotacyjnie albo za dni pełnienia służby w rezerwie – za dany miesiąc jej pełnienia.

Jeżeli żołnierz jest zatrudniony u co najmniej dwóch pracodawców, świadczenie przysługuje wszystkim zatrudniającym go pracodawcom, proporcjonalnie do poniesionych przez nich kosztów, z uwzględnieniem powyżej wskazanego limitu świadczenia dla każdego z zatrudniających.

Wniosek o wypłatę świadczenia

Wniosek o wypłatę świadczenia rekompensującego składa pracodawca do szefa wojskowego centrum rekrutacji, właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy w terminie 90 dni od dnia zwolnienia żołnierza rezerwy albo żołnierza OT z pełnienia tej służby. Wniosek powinien on zawierać:

nazwę pracodawcy i adres siedziby firmy,
miejsce prowadzenia działalności,
adres e-mail pracodawcy,
NIP firmy;
numer rachunku bankowego pracodawcy,
dane dotyczące żołnierza (imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, numer karty powołania i organ powołujący),
informacje o liczbie dni uwzględnianej do obliczenia kosztów,
rodzaj kosztów ujętych do wyliczenia.

Podanie można złożyć papierowo z własnoręcznym podpisem lub elektronicznie z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego. Do wniosku należy załączyć dokumenty potwierdzające poniesione koszty.

W przypadku ćwiczeń wojskowych pracodawca sporządza jeden wniosek za dane ćwiczenie wojskowe, w przypadku służby wojskowej w aktywnej rezerwie sporządza się osobny wniosek za każdy okres, w którym ta służba była pełniona, a w przypadku terytorialnej służby wojskowej pełnionej rotacyjnie sporządza osobny wniosek za każdy miesiąc trwania tej służby.

Wzór wniosku można znaleźć w rozporządzeniu MON z 27.05.2022 w sprawie świadczenia przysługującym pracodawcom.

Wysokość świadczenia dla pracodawcy (obejmującego zwrot poniesionych kosztów oraz wypłaconej odprawy do pracownika z powodu powołania do służby) ustala i wypłaca szef wojskowego centrum rekrutacji.

Wypłata rekompensaty jest dokonywana na rachunek bankowy pracodawcy wskazany we wniosku. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, refundacja może być wypłacona przekazem pieniężnym (w gotówce) na adres wskazany przez pracodawcę. W tej sytuacji koszty opłaty przekazu ponosi pracodawca.

Przykładowe koszty, które podlegają rekompensacie

Zwrot pieniędzy dla pracodawcy przysługuje m.in. za:

przeszkolenie nowego pracownika lub pracownika, któremu powierzono zastępstwo na zajmowanym uprzednio przez żołnierza rezerwy lub żołnierza OT stanowisku pracy;
odbycie przez pracowników, o których mowa w powyższym punkcie szkolenia BHP,
przydzielenie pracownikowi odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej,
opłaty za przeprowadzenie badań lekarskich lub psychologicznych pracownika przed objęciem przydzielonego mu stanowiska pracy,
ubezpieczenie pracownika, które jest związane ze specyfiką wykonywanego zawodu,
przedstawienie oferty zatrudnienia oraz przeprowadzenia procedury kwalifikacyjnej

Koszty powinny wynikać z dokumentów źródłowych ujętych w ewidencji finansowo-księgowej prowadzonej przez pracodawcę.

Wysokość wypłaconej żołnierzowi WST odprawy uwzględnia się w kosztach liczonych za miesiąc, w którym żołnierz stawił się po raz pierwszy do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie.