Remont mieszkania wykorzystywanego na cele działalności a koszty firmy

Wielu przedsiębiorców decyduje się na prowadzenie działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu. Jest to duża oszczędność szczególnie, gdy firma jest w fazie początkowej i nie generuje jeszcze zysku. W takim przypadku rodzi się pytanie czy pewne kategorie wydatków można zaliczyć do kosztów firmy? W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem remontu mieszkania wykorzystywanego na cele działalności gospodarczej i odpowiemy na pytanie, czy taki wydatek będzie kosztem firmy.

Remont mieszkania – co obejmuje?

Zanim odpowiemy sobie na zasadnicze pytanie spróbujmy ustalić, co się kryje pod pojęciem remontu. Krótka wzmianka na ten temat znalazła się w ustawie Prawo budowlane. Poniżej opisujemy, jak należy interpretować remont mieszkania.

Remont Pod tym pojęciem należy rozumieć wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym. Co do zasady chodzi o roboty, które pozwolą na utrzymanie mieszkania w odpowiednim stanie technicznym

Typowe prace, które mieszczą się pod pojęciem remontu będą to w szczególności: malowanie, wymiana podłóg, wymiana instalacji, wymiana drzwi, okien

Koszty związane z remontem obejmują zarówno koszty materiałów, jak i usługi budowlanej

Działalność w mieszkaniu – co z kosztami firmy?

Kosztem w prowadzonej działalności gospodarczej mogą być takie koszty, które mają związek przyczynowo-skutkowy z prowadzeniem firmy. Przedsiębiorca musi wykazać przed fiskusem, że poniesiony wydatek nie nosi znamion wydatku osobistego. Zawsze w takich przypadkach należy również sprawdzić, czy zakup nie znajduje się w kosztach niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Prowadzenie działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu jest dość powszechną praktyką, z której chętnie korzystają przedsiębiorcy, o ile pozwalają im na to warunki lokalowe. Nawet w Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR znajdziemy informację, że wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą można zaksięgować w kosztach na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego. Organy podatkowe nie kwestionują również zaliczana do kosztów m.in. zakupu biurka, fotela, szaf, półek, środków czystości i innych wydatków, które mają związek z prowadzoną działalnością.

Remont mieszkania wykorzystywanego na cele działalności a koszty firmy

Biorąc pod uwagę wszystkie wcześniejsze ustalenia należy wnioskować, że nie ma przeciwwskazań do ujęcia w kosztach wydatków poniesionych na remont mieszkania. Przy czym należy zwrócić szczególną uwagę, żeby w wyniku przeprowadzonych prac nie doszło do ulepszenia środka trwałego. Pod tym pojęciem kryje się: przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja czy modernizacja.

W jednej z interpretacji podatkowych nr 0111-KB2-1.4010.24.2022.2.PB z dnia 28.04.2022 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) podkreślił, że remont ma na celu przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego, nie zmieniając przy tym jego charakteru i funkcji. Remont następuje w wyniku eksploatacji środka trwałego i jest wynikiem jego zużycia. Materiały użyte do remontu mogą odpowiadać aktualnym standardom technologicznym, a więc mogą się różnić od tych użytych pierwotnie. Przeprowadzenie remontu ma przede wszystkim na celu odtworzenie wartości użytkowej środka trwałego. Warto jeszcze zwrócić uwagę na jedną zasadniczą kwestię, mianowicie chodzi o moment, w którym takie wydatki na remont będą ponoszone. Ważne jest czy wydatki mają na celu dostosowanie mieszkania, żeby można było w nim prowadzić działalność gospodarczą czy są dokonywane już w trakcie prowadzenia działalności. Jak się okazuje dla organów podatkowych ma to kluczowe znaczenie. Mowa jest o tym w jednej z interpretacji podatkowych z dnia 13.12.2022 r. nr 0112-KDL2-2.4011.703.2022.2.WS. W tym przypadku zapytanie dotyczyło remontu budynku, który w przyszłości ma służyć prowadzonej działalności gospodarczej. W ocenie Dyrektora KIS w tym przypadku mamy do czynienia z przystosowaniem budynku do celów prowadzenia działalności gospodarczej. W tabeli poniżej prezentujemy niektóre z argumentów, którymi posługiwał się Dyrektor KIS.

Uwaga! Wydatki poniesione na przystosowanie budynku do użytkowania w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie są traktowane jak wydatki na remont, ale powiększają wartość początkową środka trwałego. Takie wydatki w ocenie fiskusa nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej, mogłyby być rozliczane w czasie poprzez odpisy amortyzacyjne
Począwszy od 2023 roku zmiana przepisów zabrania zaliczania odpisów amortyzacyjnych od budynków mieszkalnych do kosztów uzyskania przychodów

Remont mieszkania wykorzystywanego w działalności gospodarczej – jak dokumentować wydatki?

Jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w mieszkaniu, to właściwym byłoby wydzielenie jednego pomieszczenia, które jest wykorzystywane tylko na ten cel. Jeśli jest to problematyczne można również przyjąć limit metrów kwadratowych powierzchni przeznaczonej na działalność. Każdy wydatek związany z remontem mieszkania powinien być właściwie udokumentowany, najlepiej żeby to była faktura wystawiona na firmę.

Uwaga! Wydatki na remont mieszkania mogą się znaleźć w kosztach uzyskania przychodów bez względu na to, czy mieszkanie, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza będzie stanowiło środek trwały w firmie czy też nie
Dokumentowanie wydatków remontowych powinno być transparentne, żeby organ podatkowy nie mógł ich zakwestionować. Najlepiej jak koszty będą wykazane na odrębnych fakturach z danymi firmy
Jeśli w CEIDG przedsiębiorca zaznaczy brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, to nie będzie miał prawa do rozliczenia kosztów remontu mieszkania w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą

Przykład 1

Pani Karolina przeznaczyła na prowadzenie działalności gospodarczej jeden pokój o powierzchni 11 m2. W kwietniu postanowiła przeprowadzić remont pokoju, który polega na pomalowaniu ścian i wymianie paneli podłogowych. W tym przypadku poniesione wydatki powinny być udokumentowane fakturą, na której znajdą się koszty farby, akcesoriów użytych do malowania tego konkretnego pokoju. To samo dotyczy zakupu paneli, podkładu pod panele, listew wykończeniowych i wszystkich niezbędnych akcesoriów. Jeśli remont będzie przeprowadzał fachowiec, to również do kosztów można zaliczyć wydatki na robociznę, o ile remont będzie przeprowadzał inny przedsiębiorca, który wystawi nam fakturę.

Przykład 2

Pani Ilona nosi się z zamiarem wymiany wszystkich okien w mieszkaniu, również w pokoju, który przeznaczyłam na prowadzenie działalności gospodarczej. W takim przypadku jeśli taki koszt chce zaliczyć do kosztów działalności powinna ustalić z fachowcem, żeby wystawił dwie odrębne faktury, na jednej z nich znajdzie się kwota wymiany okna w pomieszczeniu, gdzie jest prowadzona działalność gospodarcza. Taki sposób pozwoli uniknąć polemiki z organami podatkowymi.

Podsumowanie

Koszty w prowadzonej działalności gospodarczej pełnią bardzo ważną funkcję, ponieważ pozwalają na zapłatę niższego podatku. Jednak każdy poniesiony wydatek musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a przedsiębiorca ma za zadanie obronić poniesiony wydatek przed fiskusem. W dzisiejszej publikacji zajęliśmy się tematem rozliczania kosztów remontu mieszkania wykorzystywanego na cele działalności gospodarczej. Co do zasady przepisy, jak i organy podatkowe nie negują tego typu kosztów, o ile są ponoszone w mieszkaniu, w którym już prowadzimy działalność gospodarczą. Przystosowanie budynku do użytkowania, nawet jeśli to będą wydatki remontowe, w ocenie organu podatkowego nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej, będą powiększały wartość początkową środka trwałego, a więc budynku mieszkalnego. Przed Polskim Ładem takie wydatki znalazłyby się w kosztach poprzez odpisy amortyzacyjnego, jednak począwszy od 2023 roku nie jest to już możliwe.