Przedsiębiorcy prowadzący własną działalność gospodarczą pilnie strzegą swojego majątku. Jednak nawet najlepsze zabezpieczenia nie są czasem w stanie uchronić nas przed zdarzeniami losowymi, jak spalony magazyn, powódź lub kradzież. Czy wartość utraconego towaru może stanowić koszt, mimo iż nie wygenerował on przychodu?

Spalony magazyn – rodzaj straty

Generalnie w działalności gospodarczej mogą wydarzyć się dwa rodzaje szkód – zawinione i niezawinione.

Szkody zawinione powstają z powodu niedopatrzenia, zaniedbania, braku odpowiedniego zabezpieczenia albo nieracjonalnego działania. Co ważne, taka strata może powstać zarówno z winy samego przedsiębiorcy, jak i osób postronnych – np. pracownika. Tego typu szkoda nie może stanowić kosztów uzyskania przychodu.

Natomiast szkody niezawinione powstają niezależnie od działań przedsiębiorcy, ale z powodu:

• Zdarzeń nadzwyczajnych – np. powodzi, kradzieży, pożaru
• Zdarzeń typowych dla danego towaru – np. utrata ważności do spożycia, zepsucie

Zatem aby strata mogła zostać uznana za niezawinioną, przedsiębiorca powinien dołożyć wszelkich starań, aby towary były odpowiednio zabezpieczone (np. właściwe przechowywanie, ochrona obiektu, alarmy przeciwpożarowe).

Strata a koszt

Zgodnie z powyższym, stratę niezawinioną możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Aby takie księgowanie nie wzbudziło wątpliwości organów skarbowych, należy posiadać dokumentację zdarzenia, czyli np. protokół straconych towarów, protokół policyjny lub innych służb, zgłoszenie na policję.

Towar handlowy w księdze przychodów i rozchodów ujmujemy w kolumnie 10. Gdy z uwagi na powstałą szkodę traci on charakter towaru przeznaczonego na odsprzedaży, dokonujemy przeksięgowania wartości – z kolumny 10 do kolumny 13 KPiR, przeznaczonej na pozostałe wydatki.

Natomiast w przypadku straty zawinionej, która nie może stanowić kosztu, należałoby dokonać wyłącznie jej wyksięgowania z kolumny 10 KPiR.

Strata a VAT

Czynni podatnicy VAT, którzy odliczyli podatek od zakupu towarów, które zostały utracone, powinni rozpatrzeć również rozliczenie VAT.

W tym przypadku obowiązuje zasada analogiczna do możliwości zaliczenia w koszty – jeśli mamy do czynienia ze stratą niezawinioną, nadal mamy prawo do odliczenia VAT. Tym samym korekta nie będzie potrzebna. Jeśli jednak szkoda została zawiniona, konieczne będzie skorygowanie odliczonego podatku VAT, ponieważ utraciliśmy do niego prawo. Korekty należy dokonać w deklaracji za okres, w którym poniesiono stratę, poprzez ujęcie wartości VAT:

• z minusem w pozycji 48 deklaracji „Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć”:

• lub z minusem bezpośrednio w rejestrze zakupu VAT.

Przepisy nie uściślają, w jaki sposób należy skorygować VAT przy zawinionej stracie, w związku z czym przed dokonaniem korekty warto skonsultować się z właściwym dla siebie urzędem skarbowym.