Jak długo trzeba przechowywać dokumentację w firmie?

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Gromadzenie całej dokumentacji związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej w formie papierowej jest niezwykle kłopotliwe. Z upływem lat przybywa segregatorów i zaczyna brakować miejsca. Nic więc dziwnego, że każdy przedsiębiorca jest zainteresowany, jak długo musi przechowywać dokumenty w działalności gospodarczej. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tym tematem.

Przedawnienie zobowiązań podatkowych w podatku PIT i VAT

Informacja na temat podstawowego terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego wynika z ustawy Ordynacja podatkowa (OP).

Ważne!

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Termin płatności podatku będzie nieco się różnił w zależności od podatku. Dlatego ten sam rok w podatku dochodowym i podatku VAT będzie się przedawniał w innym okresie. Zobowiązanie podatkowe w podatku dochodowym powstaje po zakończonym roku podatkowym i jest wykazywane w składanym zeznaniu rocznym.

Przykład 1

Zobowiązanie podatkowe w podatku dochodowym za 2018 roku powstało w zeznaniu rocznym złożonym w 2019 roku. W takim przypadku okres 5 lat do przedawnienia zaczyna biec dopiero od 1 stycznia 2020 roku. To oznacza, że zobowiązanie za 2018 rok w PIT ulegnie przedawnieniu z dniem 31 grudnia 2024 roku.
Jeśli natomiast chodzi o rozliczenie podatku VAT, to w tym przypadku zobowiązania podatkowe z terminami płatności do końca roku przedawnią się o rok wcześniej niż w podatku dochodowym.

Przykład 2

Zobowiązanie w podatku VAT rozliczane w okresach miesięcznych za miesiące styczeń – listopad 2018 roku przedawniły się do końca 2023 r. Jedynie miesiąc grudzień 2018 roku z terminem rozliczenia 25.01.2019 r. przedawni się z końcem 2024 roku.

Przerwanie biegu terminu przedawnienia

Nie w każdym przypadku i nie dla każdego będzie obowiązywał taki sam termin do upływu terminu do przedawnienia. W jakich okolicznościach dochodzi do zawieszenia biegu terminu przedawnienia, mówią o tym również przepisy ustawy (OP).

Bieg terminu przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu od dnia wydania decyzji o rozłożeniu na raty lub odroczeniu podatku, lub zaległości podatkowej do dnia ostatniej raty

Bieg terminu przedawnienia przerywa:

ogłoszenie upadłości,
zastosowanie środka egzekucyjnego, o którym przedsiębiorca został zawiadomiony,
postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, o którym przedsiębiorca został zawiadomiony.

Inne przypadki, w których dochodzi do przerwania biegu terminu przedawnienia zostały opisane w ustawie OP

Rozliczanie straty a przedawnienie zobowiązania podatkowe

Każdy przedsiębiorca ma prawo skorzystać z rozliczenia straty podatkowej, jeśli taka powstanie w działalności gospodarczej. W tym temacie pojawiały się stanowiska, że jeśli strata będzie rozliczana w kolejnych latach podatkowych, to należy dokumentację podatkową przechowywać stosownie dłużej. Jednak zaczęły się pojawiać przychylne rozstrzygnięcia, z których wynika, że nie ma takiej potrzeby. W interpretacji z dnia 30 sierpnia 2021 r. nr 0111-KDIB1-3.4017.5.2021.1.MBD przedsiębiorca zadał pytanie, czy w zakresie ustalenia, czy obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych wygasa z momentem upływu 5 lat od końca roku, w którym została złożona deklaracja podatkowa z wykazaną stratą podatkową, bez względu na fakt rozliczenia straty w kolejnych okresach rozliczeniowych. W ocenie przedsiębiorcy, przepis dotyczący przedawnienia zobowiązań podatkowych odnosi się również do strat i dochodów zwolnionych z opodatkowania. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) zgodził się z takim stanowiskiem. W uzasadnieniu napisał m.in., że spółka ma obowiązek przechowywać księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty za lata podatkowe, w których wykazała stratę podatkową, do momentu upływu okresu przedawnienia przewidzianego dla zobowiązania podatkowego (art. 70 § 1 ustawa Ordynacja podatkowa). Oznacza to, że przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została wykazana strata, oznacza to rok, w którym złożona została deklaracja podatkowa za rok poprzedzający. Nie ma znaczenia, czy strata zostanie rozliczona w następnych okresach rozliczeniowych i wpłynie na zmniejszenie dochodu wskutek odliczenia jej od dochodu. Jak zostało podkreślone w tej interpretacji, taki pogląd jest akceptowany w orzecznictwie, w tym w uchwale NSA z 6 listopada 2017 r. sygn. akt II FSP 3/17, zgodnie z którą organ podatkowy nie może określić wysokości straty w podatku dochodowym od osób prawnych, jeżeli upłynął termin przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok powstania straty.

Pomimo że interpretacja i rozstrzygnięcia dotyczą indywidualnych spraw, to wydaje się logiczne, że przepis o przedawnieniu mówi ogólnie o zobowiązaniu podatkowym, a nie o dochodzie, stracie czy o dochodach zwolnionych. Tym samym brak jest przesłanek do innego traktowania rozliczania straty na gruncie obowiązujących przepisów.

Okres przechowywania dokumentów PIT i VAT

Okres przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniem podatku dochodowego i podatku VAT wynosi 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstało zobowiązanie podatkowe. Oznacza to, że jest to okres, po którym zobowiązania podatkowe się przedawniają.

W ustawie o podatku VAT czytamy:

Przedsiębiorcy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku VAT oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Przedsiębiorcy przechowują:
- wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
- otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie.

w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego

Ważne!
Wszystkie dokumenty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą przedsiębiorca może przechować w dowolnej formie – papierowej lub elektronicznej w dowolnym formacie, o ile na wezwanie urzędu skarbowego będzie do nich bezproblemowy dostęp

Informacje na temat przechowywania faktur w formie elektronicznej znajdują się w podlinkowanej publikacji.

Okres przechowywania dokumentacji płacowej

ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń społecznych. Z tych przepisów wynika, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, z pewnymi ustawowymi zastrzeżeniami.

Listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody stanowiące podstawę wymiaru renty czy emerytury płatnik składek przechowuje przez okres 50 lat.

Okres przechowywania dokumentacji płacowej może być skrócony do 10 lat, o ile:

Ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku zgłoszenia do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.
Został złożony raport informacyjny za lata kalendarzowe przypadające w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r., o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – miesięczny raport informacyjny zawierający dane dotyczące wypłaconego przychodu, niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty. Musi zostać dodatkowo przekazany do ZUS raport informacyjny ZUS RIA, w którym zostaną wykazane kwoty przychodów za poszczególne lata będące podstawą do wypłaty emerytury czy renty. Kopia raportu ZUS RIA powinna być dostarczona pracownikowi.

Okres przechowywania dokumentów ZUS

Na przestrzeni ostatnich lat zmieniły się zasady przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS. Przedsiębiorca występujący w roli podatnika i płatnika ma wiele obowiązków związanych z rozliczaniem składek do ZUS. Zatrudnianie i zwalnianie pracowników każdorazowo wymaga przygotowania i przesłania dokumentów zgłoszeniowych takich jak: ZUS ZZA, ZUS ZUA.

Kopie dokumentów zgłoszeniowych: ZUS ZZA, ZUS ZUA Należy przechowywać przez okres 5 lat
Kopie dokumentów rozliczeniowych: ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA i ich korekty należy przechować przez: Okres 5 lat od dnia przekazania do ZUS. Okres 10 lat od dnia przekazania do ZUS dla dokumentów przesłanych do ZUS do dnia 31.12.2011 r.
Uwaga! Kopie dokumentów mogą być przechowywanie w formie papierowej lub elektronicznej w zależności od sposobu przekazania ich do ZUS

Przechowywanie dokumentów w firmie – podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat okresu przechowywania dokumentów w prowadzonej działalności gospodarczej. Co do zasady większość dokumentów przechowuje się do upływu terminu przedawnienia, o którym jest mowa w ustawie Ordynacja podatkowa.

Takie dokumenty do czasu przedawnienia mogą być archiwizowana w formie papierowej lub w dowolnym formacie elektronicznym w porządku chronologicznym. W razie potrzeby przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić bezproblemowy dostęp do posiadanych dokumentów.

Nieco inaczej wygląda sprawa przechowywania dokumentacji pracowniczej. W tym przypadku akta pracowników zatrudnionych do 31.12.2018 r. powinny być przechowywanie przez okres 50 lat. Okres ten może zostać skrócony do 10 lat jeśli pracownik był zatrudniony w okresie od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r. pod warunkiem że przekaże do ZUS raport informacyjny ZUS RIA. Dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe przekazane do ZUS od 1 stycznia 2012 r. przechowuje się przez okres 5 lat od dnia przekazania do ZUS.

Stan prawny na dzień: 02.10.2024 r.

18 września 2024 o 12:50

Dzień dobry,
Zwracam się z prośbą o udzielenie odpowiedzi na następujące pytanie – Czy były pracodawca po 15 latach od ustania świadczenia pracy może bez zgody pracownika X posługiwać się jego świadectwem pracy oraz jego umową o pracę w postępowaniach sądowych które w żaden sposób nie dotyczą byłego pracownika X i o które to dokumenty Sąd nie występował.