Zespół IFIRMA 
Zobacz nasz materiał wideo o tym jak długo trzeba przechowywać dokumentację w firmie
Im dłużej prowadzimy działalność gospodarczą, tym większe robi się firmowe archiwum. Warto wiedzieć, jak długo trzeba przechowywać dokumentację księgową, kadrową i płacową.
Dokumenty dla urzędu skarbowego
Termin: 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania podatkowego (w związku z czym termin przedłuża się w praktyce do 6 lat)
Biuro Rachunkowe – dedykowana księgowa
Uwaga!
Powyższy termin może zostać zawieszony (np. w toku podstępowania administracyjnego) albo przerwany (np. w wyniku upadłości). W takiej sytuacji 5 lat liczymy odpowiednio od daty wznowienia lub przerwania.Dokumenty:
- Księga przychodów i rozchodów lub ewidencja przychodów
- Rejestry zakupu i sprzedaży VAT
- Dowody księgowe – faktury, rachunki, dowody wewnętrzne, inne dokumenty, potwierdzające przychody i koszty
- Ewidencje – np. środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdów
- Deklaracje – VAT oraz roczne PIT
- Potwierdzenia zapłaty PIT
- Protokoły – likwidacji, zniszczonych towarów, spisu z natury
Przykład.
Prowadząc firmę bez przerwy od 2008 r., w 2017 r. możemy zniszczyć dokumentację do 2010 r. włącznie:
- Termin złożenia zeznania i uregulowania podatku za 2010 r. – 30 kwietnia 2011 r.
- Termin 5 lat od końca 2011 r. – koniec 2016 r.
ZUS – dokumentacja przedsiębiorcy
Termin: 5 lat, licząc od daty złożenia dokumentu w ZUS
Uwaga!
Skrócony do 5 lat termin został wprowadzony 1 stycznia 2012 r. Dokumentacja przekazana do ZUS przed tym terminem powinna być przechowywana przez przynajmniej 10 lat.
Księgowość Internetowa – 30 dni za darmo
Dokumenty:
- Zgłoszeniowe – np. ZUS ZUA, ZUS ZWUA
- Rozliczeniowe – np. ZUS DRA
Przykład.
Właściciel prowadzi działalność od 2008 r. Zatem na koniec 2017 r. dokumenty:
| Zgłoszeniowe, złożone 5 maja 2008 r. | Powinien nadal przechowywać – termin upłynie 5 maja 2018 r. |
| ZUS DRA – złożone 10 listopada 2012 r. (gdy nie zatrudniał pracowników, ale zmienił podstawę opłacania składek) | Może zniszczyć – termin upłynął 10 listopada 2017 r. |
| ZSU DRA – złożone 15 grudnia 2012 r. (gdy zatrudnił pracownika) | Może zniszczyć – termin upłynął 12 grudnia 2017 r. |
| ZUS DRA – składane do 15 każdego miesiąca w latach 2013 – 2017 | Powinien nadal przechowywać |
ZUS – dokumentacja pracownicza
Termin: 50 lat, licząc od dnia, w którym pracownik zakończył pracę w firmie
Uwaga!
Dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych po 01.01.2019 wystarczy przechowywać już tylko 10 lat. Jeśli umowa o pracę została zawarta w okresie 01.01.1999-31.12.2018, aby skrócić okres przechowywania należy złożyć dodatkowe raporty informacyjne. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.
Dokumenty:
- Listy płac
- Karty wynagrodzeń
- Inne dokumenty, będące podstawą wyliczania renty lub emerytury
Przykład. We wrześniu 2017 r. przedsiębiorca odnalazł karty wynagrodzeń pracowników:
- X, który odszedł z firmy z końcem kwietnia 1967 r. – dokumentacja może zostać zniszczona, 50 lat upłynęło 30 kwietnia 2017 r.
- Y, który odszedł z firmy 31 grudnia 1967 r. – dokumentacja powinna być przechowywana przynajmniej do 31 grudnia 2017 r.
- Z, który zakończył pracę 31 maja 2001 r. – dokumentacja powinna być przechowywana przynajmniej do 31 maja 2051 r.
Małgorzata Jagusiak
Zespół ifirma.pl
