Umowa licencyjna – jak rozliczyć?

W obrocie gospodarczym funkcjonują różne formy umów o nawiązaniu współpracy, które przynoszą określone korzyści obu stronom transakcji. Przedmiotem takiego porozumienia mogą być również wartości niematerialne, do których zaliczane są różnego rodzaju licencje. Dzisiaj odpowiemy na pytanie, jak rozliczać umowę licencyjną.

Co to jest umowa licencyjna?

Umowa licencyjna dotyczy możliwości i sposobu korzystania z utworu, z autorskich praw majątkowych, w sposób zgodny z prawem. Zgodnie z ustawą o prawach autorskich i prawach pokrewnych sposób korzystania z utworu może być udzielony w formie:

• licencji wyłącznej – bez prawa udzielania sublicencji innym podmiotom,
• licencji niewyłącznej – z możliwością udzielania upoważnienia osobom trzecim.

Wszystkie informacje na temat charakteru zawartej umowy licencyjnej powinny się znaleźć właśnie w tym dokumencie. Strony – licencjodawca i licencjobiorca – powinny w sposób precyzyjny ustalić, jaki charakter i przebieg będzie miała taka umowa.

Czy licencja powinna być zaliczona do wartości niematerialnych i prawnych w firmie?

Do wartości niematerialnych i prawnych zaliczane są m.in.:

• autorskie lub pokrewne prawa majątkowe,
• licencje,
• znaki towarowe,
• know-how,

o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok.

Przedsiębiorca musi je wykorzystywać na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeżeli wartość licencji nie będzie przekraczała kwoty 10.000 zł może być wpisana w koszty uzyskania przychodów bez potrzeby dokonywania odpisów amortyzacyjnych.

Rozliczanie umów licencyjnych

Sposób rozliczania umowy licencyjnej będzie zależał przede wszystkim od:

• wartości początkowej umowy licencyjnej – do 10.000 zł, czy powyżej 10.000 zł,
• czy okres użytkowania jest dłuższy, czy krótszy niż rok.

Możliwość swobodnego konstruowania umów pomiędzy kontrahentami pozwala na dowolny sposób ustalania płatności za korzystanie z licencji. Nie zawsze będzie określona na umowie wartość początkowa licencji, natomiast na umowie znajdzie się informacja o możliwości rozliczania opłat za licencje w określonych cyklach, np. miesięcznych, kwartalnych, półrocznych czy rocznych.

Podsumowując, na podstawie powyższych ustaleń można stwierdzić, że zaliczenie licencji do kosztów uzyskania przychodów będzie możliwe poprzez:

• odpisy amortyzacyjne, jeżeli licencja spełnia wymogi do uznania za wartość niematerialną i prawną,
• faktury kosztowe rozliczane cyklicznie.