Ciągle słyszymy o uproszczeniach i ułatwieniach dedykowanych przedsiębiorcom. Jednak nie jest wcale łatwo nadążyć za tymi wszystkimi zmianami. Zapewne każdy odczuwa napór nowych informacji, które coraz trudniej zmieścić w pamięci, a dzisiaj spieszymy z kolejną. Mianowicie chodzi o ustawę o systemie teleinformatycznym sprawdzimy, czy jej wprowadzenie będzie oznaczało dla mikroprzedsiębiorcy zmniejszenie obciążeń.

Jaki jest cel ustawy o systemie teleinformatycznym?

Jak można przeczytać w uzasadnieniu do projektu ustawy zawieranie umów o pracę, umów zlecenie lub umów uaktywniających stanowi duże utrudnienie dla mikroprzedsiębiorców, którzy zatrudniają do 9 pracowników. Chodzi przede wszystkim o liczne formalności, których trzeba dopełnić, szczególnie dotyczy to obowiązków w stosunku do ZUS m.in. w zakresie: zarejestrowania, zgłoszenia do ubezpieczeń, wyrejestrowania i pozostałej korespondencji. Cały proces związany z zatrudnianiem jest bardzo sformalizowany a to oznacza, że potrzebna jest wszechstronna znajomość przepisów z tym związanych, na co potrzeba czasu a często też ludzi, którzy się tym zajmą. Mikroprzedsiębiorca najczęściej nie dysponuje osobami, które mogłyby się zajmować tylko takimi zagadnieniami z uwagi na ograniczone środki finansowe. Nawet jeśli by tak było, to po zmianie będzie, w ocenie ustawodawcy, można uwolnić takie zasoby na rzecz rozwoju firmy w innych obszarach. Nowy system ma umożliwić w jednym miejscu:

• zawarcie umowy,
• przekazanie zgłoszeń do ZUS,
• przekazanie zgłoszeń do urzędu skarbowego.

Co umożliwia ustawa o systemie teleinformatycznym?

Ustawa ma zapewnić system teleinformatyczny obsługujący proces zawierania i przechowywania umów oraz udostępniania dokumentacji pracowniczej. Będzie można w ten sposób zawierać standardowe umowy o pracę, umowy zlecenie i umowy uaktywniające. W systemie będzie znajdowało się sporo danych osobowych, które muszą być w odpowiedni sposób chronione, administratorem tych danych będzie Minister do spraw pracy. Za pośrednictwem systemu będą przekazywane dane do ZUS i Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Ponadto dzięki funkcjonalności systemu teleinformatycznego możliwe będzie m.in.:

1. Powiadamianie pracodawcy o jego obowiązkach wynikających z Kodeksu pracy.
2. Informowanie pracownika, z którym rozwiązano umowę o warunkach nabycia zasiłku dla bezrobotnych i uzyskaniu ubezpieczenia zdrowotnego.
3. Pobranie przez pracownika z systemu świadectwa pracy.

Z wykorzystaniem systemu pracownicy będą mogli przekazywać do pracodawcy różnego rodzaju dokumenty dotyczące zawartej umowy.

Ustawa o systemie teleinformatycznym – czy oznacza zmniejszenie obciążeń dla mikroprzedsiębiorców?

Możliwość załatwienia wszystkich spraw pracowniczych w jednym miejscu powinno być dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców i tak też jest oceniana. Trzeba jednak pamiętać, że jeżeli pracodawca zdecyduje się na obsługę danej umowy w systemie, to przez cały czas jej trwania powinna ona być tam prowadzona. Nie jest więc możliwe wprowadzenie i obsługiwanie w systemie umów, które wcześniej były zawarte i obsługiwane poza systemem, czy to w formie papierowej, czy w formie elektronicznej. Jest kilka założeń, które warto mieć na uwadze.

Podsumowanie

Ustawa o systemie teleinformatycznym wchodzi w życie po 30 dniach od jej opublikowania, a więc od dnia 23 stycznia 2023 roku, z tym że uruchomienie systemu teleinformatycznego jest planowane na 2025 rok, nie wyklucza się wcześniejszego uruchomienia systemu. Tak naprawdę na tym etapie można jedynie dokonać oceny tego nowego systemu czysto teoretycznie, z założenia wydaje, że będzie pomocnym narzędziem dla mikroprzedsiębiorcy. Jednak na tę chwilę można mieć pewnego rodzaju wątpliwości dla kogo będzie najbardziej przydatna. Skoro umowy zawarte poza systemem nie będą obsługiwane rodzi się pytanie czy jest sens prowadzić część akt pracowniczych w systemie i poza nim? Czy może z tej formy skorzystają ci przedsiębiorcy, którzy dopiero noszą się z zamiarem zatrudnia pracowników? Oceny nowych przedsięwzięć najlepiej dokonuje się w praktyce, dlatego pozostaje nam poczekać aż system zacznie funkcjonować.