Ustawa o systemie teleinformatycznym – czy oznacza zmniejszenie obciążeń dla mikroprzedsiębiorców?

system do obsługi niektórych umów

Zastanawiasz się, czy ustawa o systemie teleinformatycznym ułatwi życie mikroprzedsiębiorcom? W takim razie przeczytaj artykuł.

Ciągle słyszymy o uproszczeniach i ułatwieniach dedykowanych przedsiębiorcom. Jednak nie jest wcale łatwo nadążyć za tymi wszystkimi zmianami. Zapewne każdy odczuwa napór nowych informacji, które coraz trudniej zmieścić w pamięci, a dzisiaj spieszymy z kolejną. Mianowicie chodzi o ustawę o systemie teleinformatycznym sprawdzimy, czy jej wprowadzenie będzie oznaczało dla mikroprzedsiębiorcy zmniejszenie obciążeń.

Jaki jest cel ustawy o systemie teleinformatycznym?

Jak można przeczytać w uzasadnieniu do projektu ustawy zawieranie umów o pracę, umów zlecenie lub umów uaktywniających stanowi duże utrudnienie dla mikroprzedsiębiorców, którzy zatrudniają do 9 pracowników. Chodzi przede wszystkim o liczne formalności, których trzeba dopełnić, szczególnie dotyczy to obowiązków w stosunku do ZUS m.in. w zakresie: zarejestrowania, zgłoszenia do ubezpieczeń, wyrejestrowania i pozostałej korespondencji. Cały proces związany z zatrudnianiem jest bardzo sformalizowany a to oznacza, że potrzebna jest wszechstronna znajomość przepisów z tym związanych, na co potrzeba czasu a często też ludzi, którzy się tym zajmą. Mikroprzedsiębiorca najczęściej nie dysponuje osobami, które mogłyby się zajmować tylko takimi zagadnieniami z uwagi na ograniczone środki finansowe. Nawet jeśli by tak było, to po zmianie będzie, w ocenie ustawodawcy, można uwolnić takie zasoby na rzecz rozwoju firmy w innych obszarach. Nowy system ma umożliwić w jednym miejscu:

  • zawarcie umowy,
  • przekazanie zgłoszeń do ZUS,
  • przekazanie zgłoszeń do urzędu skarbowego.

Co umożliwia ustawa o systemie teleinformatycznym?

Ustawa ma zapewnić system teleinformatyczny obsługujący proces zawierania i przechowywania umów oraz udostępniania dokumentacji pracowniczej. Będzie można w ten sposób zawierać standardowe umowy o pracę, umowy zlecenie i umowy uaktywniające. W systemie będzie znajdowało się sporo danych osobowych, które muszą być w odpowiedni sposób chronione, administratorem tych danych będzie Minister do spraw pracy. Za pośrednictwem systemu będą przekazywane dane do ZUS i Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Niektóre funkcjonalności systemu teleinformatycznego:
Możliwość zawierania, zmiany i rozwiązywania umów
Obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego należnego pracownikowi
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych
Wydawanie świadectw pracy
Obliczanie zaliczek na podatek dochodowy
Przekazywanie informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy do naczelnika urzędu skarbowego po zakończonym roku podatkowym
Przekazywanie danych o ubezpieczeniach społecznych i ubezpieczeniu zdrowotnym do ZUS
Możliwość pobrania dokumentacji pracowniczej

Ponadto dzięki funkcjonalności systemu teleinformatycznego możliwe będzie m.in.:

  1. Powiadamianie pracodawcy o jego obowiązkach wynikających z Kodeksu pracy.
  2. Informowanie pracownika, z którym rozwiązano umowę o warunkach nabycia zasiłku dla bezrobotnych i uzyskaniu ubezpieczenia zdrowotnego.
  3. Pobranie przez pracownika z systemu świadectwa pracy.

Z wykorzystaniem systemu pracownicy będą mogli przekazywać do pracodawcy różnego rodzaju dokumenty dotyczące zawartej umowy.

Ustawa o systemie teleinformatycznym – czy oznacza zmniejszenie obciążeń dla mikroprzedsiębiorców?

Możliwość załatwienia wszystkich spraw pracowniczych w jednym miejscu powinno być dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców i tak też jest oceniana. Trzeba jednak pamiętać, że jeżeli pracodawca zdecyduje się na obsługę danej umowy w systemie, to przez cały czas jej trwania powinna ona być tam prowadzona. Nie jest więc możliwe wprowadzenie i obsługiwanie w systemie umów, które wcześniej były zawarte i obsługiwane poza systemem, czy to w formie papierowej, czy w formie elektronicznej. Jest kilka założeń, które warto mieć na uwadze.

Na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w systemie muszą wyrazić zgodę wszystkie strony, a więc zarówno pracodawca, jak i pracownik
Podpisanie umowy będzie wymagało przez każdą ze stron użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego
Wycofanie zgody przez pracownika, zleceniodawcę czy nianię na obsługę umowy przez system w trakcie trwania umowy nie będzie możliwe
Dokumentacja będzie przechowywana w systemie przez okres 10 lat

Podsumowanie

Ustawa o systemie teleinformatycznym wchodzi w życie po 30 dniach od jej opublikowania, a więc od dnia 23 stycznia 2023 roku, z tym że uruchomienie systemu teleinformatycznego jest planowane na 2025 rok, nie wyklucza się wcześniejszego uruchomienia systemu. Tak naprawdę na tym etapie można jedynie dokonać oceny tego nowego systemu czysto teoretycznie, z założenia wydaje, że będzie pomocnym narzędziem dla mikroprzedsiębiorcy. Jednak na tę chwilę można mieć pewnego rodzaju wątpliwości dla kogo będzie najbardziej przydatna. Skoro umowy zawarte poza systemem nie będą obsługiwane rodzi się pytanie czy jest sens prowadzić część akt pracowniczych w systemie i poza nim? Czy może z tej formy skorzystają ci przedsiębiorcy, którzy dopiero noszą się z zamiarem zatrudnia pracowników? Oceny nowych przedsięwzięć najlepiej dokonuje się w praktyce, dlatego pozostaje nam poczekać aż system zacznie funkcjonować.

Klauzula/ zastrzeżenie prawne na ifirma.pl

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

księgowość biuro rachunkowe online księgowość biuro rachunkowe online
Księgowość Internetowa i biuro rachunkowe online Księgowość Internetowa i biuro rachunkowe online Księgowość Internetowa i biuro rachunkowe online

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość