Spis treści:
- Zarządzanie projektami. Jakie trudności wiążą się z pracą kierownika projektu w trybie online?
- Problematyczne zarządzanie kadrą
- Brak zadowolenia z pracy i nieobecność bodźców motywujących
- Problemy z weryfikowalnością wydajności kadry
- Zostawianie pracy na ostatni moment, czyli prokrastynacja w home office
- Jak sprostać problemom i wyzwaniom w trakcie zarządzania projektem zdalnie?
Zarządzanie projektami. Jakie trudności wiążą się z pracą kierownika projektu w trybie online?
Wykorzystanie technologii wirtualnej w kontekście zarządzania projektami nie jest niczym nowym. Home office był modelem pracy dosyć mocno osadzonym w branży jeszcze w czasach przed-covidowych. Globalne trendy, widoczne m.in. w wynikach badań firmy Buffer pt. The State of Remote Work 2019 wskazują, że począwszy od 2010 roku liczba pracowników zdalnych rokrocznie rośnie.
Praca zdalna jest zatem czymś nieuniknionym w kontekście realizacji projektów w przedsiębiorstwie. Wiąże się ona jednak z wieloma wyzwaniami, w szczególności, gdy ten model wykonywania obowiązków staje się wiodący. Jakie trudności są najbardziej widoczne?
Problematyczne zarządzanie kadrą
Podstawowym wyzwaniem stojącym przed przełożonymi jest zadbanie o wystarczający stan osobowy pracowników w trybie zdalnym. Niektóre osoby, a w szczególności te, które nie mają przygotowania i zaplecza technicznego, nie będą w stanie pracować w domu tak efektywnie, jak w biurze. W niektórych przypadkach całkowicie zrezygnują z realizacji home office.
Praca zdalna wymaga także wdrożenia kadry w nowe aplikacje, m.in. do komunikacji internetowej. Sprawność posługiwania się nowymi narzędziami zależy od wielu czynników – nie należy jednak oczekiwać, że z miejsca praca zdalna będzie maksymalnie wydajna.
Brak zadowolenia z pracy i nieobecność bodźców motywujących
Nie sposób, tak po prostu, „kazać ludziom pracować”. Wykonywanie obowiązków w krótkim czasie stanie się niezwykle monotonne i sztampowe. Należy zadbać o wartościową komunikację z zespołem – tak, aby przynajmniej wytworzyć atmosferę pracy biurowej. Praca zdalna daje wielu osobom mniejszą dawkę motywacji, niż w modelu pracy tradycyjnej.
Szczególne trudności posiadają pracownicy, którzy po raz pierwszy stykają się z tego typu rozwiązaniem. Warto zatem dodatkowo mobilizować i motywować zespół, np. nagradzając najbardziej wybitne realizacje zadań. Aby bardziej przybliżyć końcowy efekt, należy ustalić mierzalne cele, które będą weryfikowane podczas etapów kontrolnych.
Problemy z weryfikowalnością wydajności kadry
Menedżerowie projektów mają niełatwe zadanie dotyczące uzyskania rzetelnych wyników efektywności pracowników. Nie sposób „ot tak” sprawdzić, jak bardzo kadra jest skuteczna podczas pracy w domu. Aby jednak zwiększyć szanse na sprawniejsze zarządzanie wydajnością, warto:
- skorzystać z pomocy technologicznej, korzystając z aplikacji otwierających kanał komunikacji dla pracowników i kadry zarządzającej;
- uświadamiać zespół o rzeczywistych oczekiwaniach firmy;
- zadbać o codzienny, wartościowy kontakt ze wszystkimi członkami zespołu.
Co ważne, człowiek z natury jest istotą społeczną, dlatego permanentna praca w trybie online po pewnym czasie wpłynie na wydajność pracownika. Nie należy bagatelizować spotkań zapoznawczych zespołu, nawet jeśli 100% prac będzie wykonywanych zdalnie.
Zostawianie pracy na ostatni moment, czyli prokrastynacja w home office
Home office, jak pokazują przykłady praktyczne, może działać rozleniwiająco. Tendencja do przeciągania obowiązków w czasie nazwana jest fachowo prokrastynacją. Jest ona szczególnie zauważalna tam, gdzie nie ma bezpośredniego nadzoru przełożonego.
Mechanizm odraczania zadań wiąże się z potrzebą organizmu do osiągnięcia stanu ulgi. Pracownik, który postanowi „odłożyć coś na ostatni moment”, zyskuje poczucie spełnienia i radości. Jest to negatywne zjawisko wówczas, gdy przeciąganie w czasie skutkuje fiaskiem projektu. Warto zatem promować korzystanie z narzędzi do mierzenia czasu, czy usunięcia z najbliższego otoczenia elementów rozpraszających uwagę.
Jak sprostać problemom i wyzwaniom w trakcie zarządzania projektem zdalnie?
Jednym z pomysłów jest skorzystanie z profesjonalnych aplikacji do zdalnego zarządzania projektami.
Są to narzędzia, które pozwalają zorganizować, pogrupować i analizować poszczególne zadania zespołu. Jest to sposób na scentralizowanie pracy w domu w ramach systemu informatycznego.
Platformy do zarządzania projektami takie jak Firmbee umożliwiają śledzenie zadań, sprawdzanie postępów prac czy zarządzanie celami. W zależności od funkcjonalności aplikacji, użytkownik może korzystać z funkcji planowania poszczególnych dni, uzyskiwania danych analitycznych w postaci wykresów, czy otrzymywania raportów w rezultatach.
Najważniejsze pytania
-
🔸Czy praca zdalna obniża wydajność w wykonywaniu projektów?
To sprawa mocno indywidualna. Home office wiąże się z wieloma ryzykami i trudnościami, bez wątpienia jednak zalety również są mocno zaakcentowane. Praca w domu to większa swoboda, często także zintensyfikowana czujność i możliwość wykonywania pracy bez przemieszczania się.
-
🔸Jak poprawić wydajność kadry w kontekście pracy zdalnej?
Warto organizować stacjonarne spotkania techniczne, które zbliżą pracowników, dzięki czemu przestaną być wobec siebie anonimowi. Istnieją także wartościowe programy komputerowe do zarządzania projektami online, które ułatwiają proces przydzielania zadań.
-
🔸Czy istnieją inne metody na lepsze zarządzanie projektami?
Pomysłów na usprawnienie pracy zespołu w kontekście zarządzania projektami jest znacznie więcej. Narzędzia należy dostosowywać do wielkości kadry, jej specyfiki, a także tego, czy jest to zespół międzynarodowy, krajowy czy lokalny.
Podziel się z innymi: