Zarządzanie projektami. Jakie trudności wiążą się z pracą kierownika projektu w trybie online?

Wykorzystanie technologii wirtualnej w kontekście zarządzania projektami nie jest niczym nowym. Home office był modelem pracy dosyć mocno osadzonym w branży jeszcze w czasach przed-covidowych. Globalne trendy, widoczne m.in. w wynikach badań firmy Buffer pt. The State of Remote Work 2019 wskazują, że począwszy od 2010 roku liczba pracowników zdalnych rokrocznie rośnie.

Praca zdalna jest zatem czymś nieuniknionym w kontekście realizacji projektów w przedsiębiorstwie. Wiąże się ona jednak z wieloma wyzwaniami, w szczególności, gdy ten model wykonywania obowiązków staje się wiodący. Jakie trudności są najbardziej widoczne?

Problematyczne zarządzanie kadrą

Podstawowym wyzwaniem stojącym przed przełożonymi jest zadbanie o wystarczający stan osobowy pracowników w trybie zdalnym. Niektóre osoby, a w szczególności te, które nie mają przygotowania i zaplecza technicznego, nie będą w stanie pracować w domu tak efektywnie, jak w biurze. W niektórych przypadkach całkowicie zrezygnują z realizacji home office.

Praca zdalna wymaga także wdrożenia kadry w nowe aplikacje, m.in. do komunikacji internetowej. Sprawność posługiwania się nowymi narzędziami zależy od wielu czynników – nie należy jednak oczekiwać, że z miejsca praca zdalna będzie maksymalnie wydajna.

Brak zadowolenia z pracy i nieobecność bodźców motywujących

Nie sposób, tak po prostu, „kazać ludziom pracować”. Wykonywanie obowiązków w krótkim czasie stanie się niezwykle monotonne i sztampowe. Należy zadbać o wartościową komunikację z zespołem – tak, aby przynajmniej wytworzyć atmosferę pracy biurowej. Praca zdalna daje wielu osobom mniejszą dawkę motywacji, niż w modelu pracy tradycyjnej.

Szczególne trudności posiadają pracownicy, którzy po raz pierwszy stykają się z tego typu rozwiązaniem. Warto zatem dodatkowo mobilizować i motywować zespół, np. nagradzając najbardziej wybitne realizacje zadań. Aby bardziej przybliżyć końcowy efekt, należy ustalić mierzalne cele, które będą weryfikowane podczas etapów kontrolnych. 

Problemy z weryfikowalnością wydajności kadry

Menedżerowie projektów mają niełatwe zadanie dotyczące uzyskania rzetelnych wyników efektywności pracowników. Nie sposób „ot tak” sprawdzić, jak bardzo kadra jest skuteczna podczas pracy w domu. Aby jednak zwiększyć szanse na sprawniejsze zarządzanie wydajnością, warto:

• skorzystać z pomocy technologicznej, korzystając z aplikacji otwierających kanał komunikacji dla pracowników i kadry zarządzającej;
• uświadamiać zespół o rzeczywistych oczekiwaniach firmy;
• zadbać o codzienny, wartościowy kontakt ze wszystkimi członkami zespołu.

Co ważne, człowiek z natury jest istotą społeczną, dlatego permanentna praca w trybie online po pewnym czasie wpłynie na wydajność pracownika. Nie należy bagatelizować spotkań zapoznawczych zespołu, nawet jeśli 100% prac będzie wykonywanych zdalnie.

Zostawianie pracy na ostatni moment, czyli prokrastynacja w home office

Home office, jak pokazują przykłady praktyczne, może działać rozleniwiająco. Tendencja do przeciągania obowiązków w czasie nazwana jest fachowo prokrastynacją. Jest ona szczególnie zauważalna tam, gdzie nie ma bezpośredniego nadzoru przełożonego.

Mechanizm odraczania zadań wiąże się z potrzebą organizmu do osiągnięcia stanu ulgi. Pracownik, który postanowi „odłożyć coś na ostatni moment”, zyskuje poczucie spełnienia i radości. Jest to negatywne zjawisko wówczas, gdy przeciąganie w czasie skutkuje fiaskiem projektu. Warto zatem promować korzystanie z narzędzi do mierzenia czasu, czy usunięcia z najbliższego otoczenia elementów rozpraszających uwagę.

Jak sprostać problemom i wyzwaniom w trakcie zarządzania projektem zdalnie?

Jednym z pomysłów jest skorzystanie z profesjonalnych aplikacji do zdalnego zarządzania projektami.

Są to narzędzia, które pozwalają zorganizować, pogrupować i analizować poszczególne zadania zespołu. Jest to sposób na scentralizowanie pracy w domu w ramach systemu informatycznego.

Platformy do zarządzania projektami takie jak Firmbee umożliwiają śledzenie zadań, sprawdzanie postępów prac czy zarządzanie celami. W zależności od funkcjonalności aplikacji, użytkownik może korzystać z funkcji planowania poszczególnych dni, uzyskiwania danych analitycznych w postaci wykresów, czy otrzymywania raportów w rezultatach.