W jaki sposób uzyskać dostęp do KSeF oraz jak odbierać faktury z systemu?

Kto musi korzystać z KSeF?

Każdy przedsiębiorca, bez względu na formę działalności będzie musiał korzystać z KSeF, a faktury w systemie będą odbierać zarówno sami podatnicy, jak i osoby działające w ich imieniu (np. księgowi, biura rachunkowe lub pracownicy upoważnieni w ZAW-FA):

PODATNIK (WŁAŚCICIEL FIRMY) – OBOWIĄZKOWO

• Każdy przedsiębiorca, niezależnie od formy:
  • JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza),
  • spółki (cywilne, jawne, z o.o., akcyjne itd.),
  • grupy VAT,
  • jednostki sektora publicznego.
• Ważne: Podatnik odpowiada za wystawianie faktur w KSeF i nadawanie dostępu innym osobom.

PODMIOTY DZIAŁAJĄCE W IMIENIU PODATNIKA

• biura rachunkowe
• księgowi, doradcy podatkowi
• pracownicy odpowiedzialni za fakturowanie
• Ważne: powyższe podmioty mogą korzystać z KSeF tylko, jeśli podatnik nada im uprawnienia (np. przez ZAW-FA).

ORGANY EGZEKUCYJNE I KOMORNICY

• naczelnik urzędu skarbowego
• komornicy sądowi
• ważne: powyższe podmioty mogą korzystać z KSeF tylko wtedy, gdy wystawiają faktury w imieniu dłużnika

OSOBY FIZYCZNE WSKAZANE PRZEZ PODATNIKA LUB ORGAN

• pracownicy, współpracownicy, członkowie rodziny
• ważne: powyższe podmioty, jeśli zostaną wpisane w ZAW-FA, mogą wystawiać lub odbierać faktury w imieniu przedsiębiorcy

Więcej o tym kto i kiedy musi korzystać z KSeF przeczytasz w tym artykule.

Jak uzyskać dostęp do faktur w KSeF?

Dostęp do KSeF można uzyskać na dwa sposoby:

1. LOGOWANIE Z WYKORZYSTANIEM DANYCH UWIERZYTELNIAJĄCYCH
   • profilu zaufanego,
   • podpisu kwalifikowanego,
   • e-dowodu,
   • certyfikatu KSeF (gdy pracujesz w programie księgowym).
   • Ważne: w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wystarczy zalogować się przez profil zaufany (dostęp nadawany jest automatycznie).
2. NADANIE UPRAWNIENIA W SYSTEMIE

   Jeśli z KSeF mają korzystać inne osoby (np. księgowa, pracownik, biuro rachunkowe), przedsiębiorca musi nadać im uprawnienia. W zależności od formy prowadzenia firmy przedstawia się to następująco, tj.:

   • JDG
     • logowanie się do KSeF,
     • pełny dostęp właścicielski,
     • możliwość nadania uprawnień innym osobom.
   • SPÓŁKA LUB INNY PODMIOT POSIADAJĄCY NIP
     • Aby uzyskać pierwszy dostęp, spółka musi:
       • posiadać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, albo
       • złożyć formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego, wskazując pierwszą osobę uprawnioną.
     • Formularz ZAW-FA można złożyć:
       • elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy,
       • papierowo w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby.
     • Następnie osoba wskazana w ZAW-FA loguje się do KSeF i może dalej nadawać uprawnienia samodzielnie.

Jakie są rodzaje uprawnień w KSeF?

KSeF przewiduje trzy poziomy dostępu:

1. PEŁNE UPRAWNIENIE WŁAŚCICIELSKIE
   • Daje możliwość:
     • nadawania i odbierania uprawnień,
     • wystawiania i odbierania faktur,
     • zarządzania kontem.
   • To uprawnienie dla:
     • właściciela JDG,
     • członka zarządu spółki,
     • osoby wskazanej w ZAW-FA.
2. UPRAWNIENIE DO WYSTAWIANIA I ODBIERANIA FAKTUR
   • Daje możliwość / pozwala na:
     • wystawianie e-faktur,
     • podgląd otrzymanych dokumentów,
     • pobieranie faktur.
   • Najczęściej nadawane księgowym i pracownikom działu finansowego.
3. UPRAWNIENIE TYLKO DO PODGLĄDU FAKTUR
   • daje dostęp do przeglądania dokumentów i pobierania faktur bez możliwości ich wystawiania

Jak odbierać faktury w KSeF?

Kto nadaje dostępy do KSeF?

Dostęp do KSEf nadaje przedsiębiorca lub osoba, która już ma pełne uprawnienie właścicielskie. Urząd skarbowy nie nadaje uprawnień, albowiem przyjmuje on jedynie formularz ZAW-FA, który pozwala pierwszej osobie zalogować się do systemu.

Podsumowanie

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest uzależniony od rodzaju podmiotu osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą uzyskują go automatycznie po zalogowaniu się przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, natomiast spółki i inne podmioty muszą najpierw wskazać osobę uprawnioną przez pieczęć kwalifikowaną lub formularz ZAW-FA. Faktury w KSeF można odbierać bezpośrednio w aplikacji Ministerstwa Finansów, w programie księgowym/ERP z integracją lub automatycznie przez API, przy czym dostęp do nich zależy od nadanych uprawnień, tj. pełnych, do wystawiania i odbierania faktur lub tylko do przeglądu. Dzięki temu system umożliwia sprawne, bezpieczne i uporządkowane zarządzanie fakturami elektronicznymi.

A jeśli zastanawiasz się, czy fakturę uproszczoną trzeba wystawiać w KSeF, to przeczytaj ten artykuł.