W jaki sposób uzyskać dostęp do KSeF oraz jak odbierać faktury z systemu?| ifirma.pl

Jak uzyskać dostęp do KSeF - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Kto musi korzystać z KSeF?

Każdy przedsiębiorca, bez względu na formę działalności będzie musiał korzystać z KSeF, a faktury w systemie będą odbierać zarówno sami podatnicy, jak i osoby działające w ich imieniu (np. księgowi, biura rachunkowe lub pracownicy upoważnieni w ZAW-FA):

PODATNIK (WŁAŚCICIEL FIRMY) – OBOWIĄZKOWO

Każdy przedsiębiorca, niezależnie od formy:
- JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza),
- spółki (cywilne, jawne, z o.o., akcyjne itd.),
- grupy VAT,
- jednostki sektora publicznego.
Ważne: Podatnik odpowiada za wystawianie faktur w KSeF i nadawanie dostępu innym osobom.

PODMIOTY DZIAŁAJĄCE W IMIENIU PODATNIKA

biura rachunkowe
księgowi, doradcy podatkowi
pracownicy odpowiedzialni za fakturowanie
Ważne: powyższe podmioty mogą korzystać z KSeF tylko, jeśli podatnik nada im uprawnienia (np. przez ZAW-FA).

ORGANY EGZEKUCYJNE I KOMORNICY

naczelnik urzędu skarbowego
komornicy sądowi
ważne: powyższe podmioty mogą korzystać z KSeF tylko wtedy, gdy wystawiają faktury w imieniu dłużnika

OSOBY FIZYCZNE WSKAZANE PRZEZ PODATNIKA LUB ORGAN

pracownicy, współpracownicy, członkowie rodziny
ważne: powyższe podmioty, jeśli zostaną wpisane w ZAW-FA, mogą wystawiać lub odbierać faktury w imieniu przedsiębiorcy

Więcej o tym kto i kiedy musi korzystać z KSeF przeczytasz w tym artykule.

Jak uzyskać dostęp do faktur w KSeF?

Dostęp do KSeF można uzyskać na dwa sposoby:

LOGOWANIE Z WYKORZYSTANIEM DANYCH UWIERZYTELNIAJĄCYCH
- profilu zaufanego,
- podpisu kwalifikowanego,
- e-dowodu,
- certyfikatu KSeF (gdy pracujesz w programie księgowym).
- Ważne: w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wystarczy zalogować się przez profil zaufany (dostęp nadawany jest automatycznie).
NADANIE UPRAWNIENIA W SYSTEMIE
Jeśli z KSeF mają korzystać inne osoby (np. księgowa, pracownik, biuro rachunkowe), przedsiębiorca musi nadać im uprawnienia. W zależności od formy prowadzenia firmy przedstawia się to następująco, tj.:
- JDG
  - logowanie się do KSeF,
  - pełny dostęp właścicielski,
  - możliwość nadania uprawnień innym osobom.
- SPÓŁKA LUB INNY PODMIOT POSIADAJĄCY NIP
  - Aby uzyskać pierwszy dostęp, spółka musi:
    - posiadać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, albo
    - złożyć formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego, wskazując pierwszą osobę uprawnioną.
  - Formularz ZAW-FA można złożyć:
    - elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy,
    - papierowo w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby.
  - Następnie osoba wskazana w ZAW-FA loguje się do KSeF i może dalej nadawać uprawnienia samodzielnie.

Jakie są rodzaje uprawnień w KSeF?

KSeF przewiduje trzy poziomy dostępu:

PEŁNE UPRAWNIENIE WŁAŚCICIELSKIE
- Daje możliwość:
  - nadawania i odbierania uprawnień,
  - wystawiania i odbierania faktur,
  - zarządzania kontem.
- To uprawnienie dla:
  - właściciela JDG,
  - członka zarządu spółki,
  - osoby wskazanej w ZAW-FA.
UPRAWNIENIE DO WYSTAWIANIA I ODBIERANIA FAKTUR
- Daje możliwość / pozwala na:
  - wystawianie e-faktur,
  - podgląd otrzymanych dokumentów,
  - pobieranie faktur.
- Najczęściej nadawane księgowym i pracownikom działu finansowego.
UPRAWNIENIE TYLKO DO PODGLĄDU FAKTUR
- daje dostęp do przeglądania dokumentów i pobierania faktur bez możliwości ich wystawiania

Jak odbierać faktury w KSeF?

Sposób odbioru faktur	Jak działa?	Dla kogo?	Zalety
Aplikacja KSeF Ministerstwa Finansów	– logowanie do systemu – wybór „Faktury otrzymane” – możliwość filtrowania, przeglądania i pobierania PDF/XML	mikrofirmy, JDG, osoby samodzielnie obsługujące faktury	proste logowanie, szybki podgląd faktur, brak konieczności instalacji dodatkowego oprogramowania
Program księgowy lub ERP z integracją KSeF	system automatycznie pobiera wszystkie faktury przypisane do NIP	małe, średnie i duże firmy, biura rachunkowe	automatyzacja, dokumenty od razu trafiają do obiegu, brak ręcznego logowania do KSeF, wygoda dla księgowości
Integracja przez API KSeF	Własna integracja pobierająca faktury w tle (np. do panelu administracyjnego sklepu)	duże firmy, e-commerce, software house’y	pełna automatyzacja, możliwość budowania własnych narzędzi, pobieranie faktur w czasie rzeczywistym

Kto nadaje dostępy do KSeF?

Dostęp do KSEf nadaje przedsiębiorca lub osoba, która już ma pełne uprawnienie właścicielskie. Urząd skarbowy nie nadaje uprawnień, albowiem przyjmuje on jedynie formularz ZAW-FA, który pozwala pierwszej osobie zalogować się do systemu.

Podsumowanie

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest uzależniony od rodzaju podmiotu osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą uzyskują go automatycznie po zalogowaniu się przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, natomiast spółki i inne podmioty muszą najpierw wskazać osobę uprawnioną przez pieczęć kwalifikowaną lub formularz ZAW-FA. Faktury w KSeF można odbierać bezpośrednio w aplikacji Ministerstwa Finansów, w programie księgowym/ERP z integracją lub automatycznie przez API, przy czym dostęp do nich zależy od nadanych uprawnień, tj. pełnych, do wystawiania i odbierania faktur lub tylko do przeglądu. Dzięki temu system umożliwia sprawne, bezpieczne i uporządkowane zarządzanie fakturami elektronicznymi.

A jeśli zastanawiasz się, czy fakturę uproszczoną trzeba wystawiać w KSeF, to przeczytaj ten artykuł.