Rejestracja do podatku VAT jest bardzo ważną czynnością, którą należy przeprowadzić w ustawowych terminach. W ostatnich latach proces rejestracji jest znacznie wydłużony, ponieważ organy podatkowe dokonują weryfikacji podanych danych. W efekcie często dochodzi do sytuacji takich jak wystawienie faktury VAT przed rejestracją – przedsiębiorcy w oczekiwaniu na rejestrację zaczynają zachowywać się jak płatnicy VAT i wystawiają faktury. Co zrobić z takimi dokumentami, czy należy je korygować?

Kiedy urząd nie dokonana rejestracji?

Przedsiębiorca, który dokonuje zgłoszenia rejestracyjnego musi wiedzieć i pamiętać, w jakich sytuacjach urząd nie dokona rejestracji. Jest to regulacja ustawowa i brzmi ona tak (art. 96 ust. 4a):

“Naczelnik urzędu skarbowego nie dokonuje rejestracji podmiotu jako podatnika VAT bez konieczności zawiadamiania podmiotu, jeżeli:
1) dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą lub
2) podmiot ten nie istnieje, lub
3) mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem, lub
4) podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, lub
5) z posiadanych informacji wynika, że podatnik może prowadzić działania z zamiarem wykorzystania działalności banków w rozumieniu art. 119zg pkt 1 Ordynacji podatkowej lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi w rozumieniu art. 119zg pkt 9 Ordynacji podatkowej, lub
6) wobec tego podmiotu sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.”

Wystarczy, że wystąpi tylko jedna z przesłanek negatywnych, o których mowa w przepisie i urząd skarbowy nie dokona rejestracji i nie ma obowiązku powiadamiania o tym fakcie przedsiębiorcy.

W jakich sytuacjach mogą wystąpić problemy z terminową rejestracją do VAT?

Oczywiście trudno wymienić wszystkie sytuacje, w których może dojść do opóźnień z rejestracją, bo różnego rodzaju sytuacje życiowe i losowe piszą scenariusze, ale jako przykładowe można podać:

• złożenie błędnego zgłoszenia rejestracyjnego i brak kontaktu z przedsiębiorcą lub pełnomocnikiem, żeby wyjaśnić nieprawidłowości,
• brak kontaktu z przedsiębiorcą lub pełnomocnikiem,
• złożenie zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R z opóźnieniem, w zgłoszeniu podana jest data rejestracji do VAT wcześniejsza niż data faktycznego złożenia wniosku,
• brak dokonania zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R pomimo wystawiania faktur VAT sprzedaży.

Wystawienie faktury VAT przed rejestracją – co zrobić z takim dokumentem?

Najczęściej przedsiębiorcy, którzy zdecydowali, że chcą być czynnymi podatnikami VAT zaczynają zachowywać się jak taki podatnik: wystawiają faktury VAT, prowadzą ewidencje, składają deklaracje i JPK. Czy takie działanie jest właściwe w każdej sytuacji? Niestety nie znajdziemy jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie.

Przykład

Przedsiębiorca złożył zgłoszenie rejestracyjne do VAT w miesiącu maju 2020 r. i od tego miesiąca wystawiał już faktury VAT, ale urząd skarbowy uznał go za czynnego podatnika VAT dopiero w miesiącu lipcu 2020 r. i dopiero od tego miesiąca przedsiębiorca pokazuje się w rejestrze czynnych podatników. Jak powinien postąpić przedsiębiorca z wystawionymi fakturami VAT sprzedaży za miesiące maj – czerwiec 2020 r.?

Najczęściej przedsiębiorcy w takich sytuacjach wykazują VAT należny z faktur sprzedaży w składanych deklaracjach i JPK. Jeżeli chodzi o przedsiębiorców, którzy utracili prawo do zwolnienia podmiotowego z art. 113 ust. 1 i 9 (przekroczenie limitu 200.000 zł) takie postępowanie nie powinno być kwestionowane, ponieważ taka osoba staje się podatnikiem VAT z mocy ustawy nawet jeżeli nie złoży zgłoszenia rejestracyjnego. Więcej wątpliwości i niejasności wystąpi w sytuacji dobrowolnej rezygnacji ze zwolnienia z VAT.

Kierując zapytanie na infolinię podatkową uzyskać można 2 odpowiedzi:

1. Należy skorygować faktury VAT sprzedaży w okresie, gdy nie było rejestracji.
2. Należy zapłacić do urzędu skarbowego podatek VAT należny z wystawionych faktur VAT.

Po prostu skontaktować się z urzędem skarbowym, aby wyjaśnić sprawę i ustalić, czy dokonywać korekty faktur, czy może zapłacić VAT za ten okres. Można również w tej sprawie zasięgnąć opinii doradcy podatkowego lub wystąpić o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej

VAT-R krok po kroku – materiał video