Korygowanie faktur sprzedaży z powodu opóźnionej rejestracji do VAT

Co do zasady obowiązek rejestracji do VAT wynika z przepisów ustawy. Przedsiębiorcy mogą również dobrowolnie zdecydować się na bycie czynnym podatnikiem VAT. W każdej sytuacji ważna jest wiedza, w jakim terminie należy dopełnić obowiązków rejestracyjnych do podatku.

Kiedy należy złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R?

Rejestracji dokonujemy na druku VAT-R. Należy go złożyć najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT. Ustawa o podatku VAT szczegółowo opisuje przypadki, gdy rejestracja jest obowiązkowa.

Fakultatywnie podmioty, u których sprzedaż jest zwolniona z VAT z powodu:

• limitu sprzedaży – nie przekracza 200 tys. zł rocznie – zwolnienie podmiotowe (art. 113 ust. 1 i 9),
• wykonywania wyłącznie czynności zwolnione z VAT – zwolnienie przedmiotowe (art. 43 ust. 1; art. 82 ust. 3).

mogą, ale nie muszą dokonywać rejestracji do VAT.

Zgodnie z tym co można przeczytać w ustawie o VAT w art. 96 mamy do czynienia z 3 przypadkami składania zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R:

1. Przed dniem, w którym podatnik traci prawo do zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9, w przypadku utraty tego prawa (art. 96 ust. 5 pkt 2).
2. Przed początkiem miesiąca, w którym podatnik rezygnuje ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 oraz art. 113 ust. 1 i 9, w przypadku rezygnacji z tego zwolnienia, z zastrzeżeniem pkt 4 (art. 96 ust. 5 pkt 3).
3. Przed dniem wykonania pierwszej czynności określonej w art. 5, w przypadku rezygnacji ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 9, od pierwszej wykonanej czynności ( art. 96 ust. 5 pkt 4).

Kiedy urząd nie dokona rejestracji?

Na przestrzeni ostatnich lat zmieniło się podejście organów podatkowych do dokonywania rejestracji z powodu licznych oszustw vatowskich. Obecnie proces rejestracji jest wydłużony, ponieważ zgłoszenia są szczegółowo weryfikowane, a w wielu przypadkach podatnik może otrzymać odmowę rejestracji, wystąpi to w następujących okolicznościach:

• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,
• podmiot wnioskujący o rejestrację nie istnieje,
• mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem,
• podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego,
• z posiadanych informacji wynika, że podatnik może prowadzić działania z zamiarem wyłudzeń skarbowych,
• sąd orzekł wobec tego podmiotu zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

Jak można przeczytać na stronach internetowych Biznes.gov.pl zwykle sprawdzany jest adres siedziby: czy istnieje, czy odpowiada rodzajowi i skali prowadzonej działalności. Urząd może też sprawdzić, czy są odpowiednie warunki do prowadzenia danego rodzaju działalności, np. pojazdy do przewożenia towarów czy powierzchnie magazynowe. Dlatego tak ważne jest podawanie danych kontaktowych typu: telefon, e-mail, aby możliwe było szybkie wyjaśnienie ewentualnych niejasności czy braków w złożonym zgłoszeniu VAT-R.

Kiedy można wystawiać faktury VAT?

Zgodnie z tym co zostało napisane na początku zgłoszenia należy dokonać najpóźniej w dniu poprzedzającym sprzedaż opodatkowaną w VAT w przypadku utraty prawa do zwolnienia lub lub przed początkiem miesiąca, w którym przedsiębiorca dobrowolnie chce zarejestrować się do VAT. Wówczas staje się czynnym podatnikiem VAT z mocy ustawy. Czyli w świetle tego przepisu podmiot, który złożył zgłoszenie rejestracyjne do VAT od następnego dnia po złożeniu lub od następnego miesiąca może zachowywać się jak czynny podatnik VAT, a więc między innymi wystawiać faktury VAT.

Co się dzieje, gdy proces rejestracji się wydłuża?

Nie ma określonego terminu, w którym urząd ma obowiązek dokonania rejestracji, dlatego ten proces może potrwać dłużej, niekiedy nawet kilka tygodni. Obecnie urząd skarbowy ze względu na różnego rodzaju obostrzenia związane z pandemią COVID-19 może wydłużać proces rejestracji. Jeżeli chodzi o przedsiębiorcę, który złożył zgłoszenie rejestracyjne VAT-R to powinien on wystawiać faktury VAT, prowadzić ewidencje VAT, składać deklaracje i JPK_VAT (od 1.10.2020 r. JPK_V7M/JPK_V7K), odprowadzać podatek VAT do urzędu skarbowego. Taki podmiot z punktu widzenia organu podatkowego jest czynnym podatnikiem VAT. Sam proces rejestracji jest jedynie czynnością techniczną. Z informacji uzyskanej na infolinii podatkowej potwierdzono, że z mocy ustawy przedsiębiorca staje się czynnym podatnikiem VAT:

1. Z datą przekroczenia limitu.
2. Z dniem pierwszego dnia następnego miesiąca po dokonaniu zgłoszenia przy rezygnacji ze zwolnienia.

Osoba udzielająca odpowiedzi potwierdziła również, że “Data rejestracji jako podatnika VAT” w Wykazie podmiotów VAT powinna być wskazana data ze zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R wskazana przez przedsiębiorcę pomimo późniejszej rejestracji, która jest traktowana jako czynność czysto techniczna.

Czy należy korygować faktury VAT wystawione przed rejestracją?

W świetle powyższych wyjaśnień, jeżeli przedsiębiorca dokonana zgłoszenia rejestracyjnego w terminach ustawowych, a jedynie z przyczyn niezależnych od niego rejestracja jest dokonana później, wówczas wystawiane faktury VAT zachowują moc i nie powinny stanowić problemu po stronie nabywcy co do odliczenia podatku VAT naliczonego – co też potwierdziła Krajowa Informacja Skarbowa w odpowiedzi na pytanie. Tym samym faktury VAT wystawione przed rejestracją nie powinny być korygowane.

Nie zawsze jednak sytuacja jest taka oczywista i jednoznaczna po stronie podatku naliczonego. Organy podatkowe przy analizie JPK_VAT (od 1.10.2020 r. JPK_V7M/JPK_V7K) składanych przez przedsiębiorców wychwytują jako nieprawidłowości odliczenie podatku VAT z faktur od niezarejestrowanych podatników. W takiej sytuacji powinno się złożyć stosowne wyjaśnienie do organu podatkowego. Niestety, nie zawsze można w ten sposób zakończyć polemikę, ponieważ urzędy skarbowe często upierają się, że taki przedsiębiorca nie ma prawa do odliczenia. Pamiętajmy, że podatek VAT naliczony można odliczyć w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych, w których nasz dostawca będzie już najprawdopodobniej zarejestrowany.

W artykule odniesiono się do kwestii opóźnień w rejestracji do VAT, które nie leżą po stronie przedsiębiorcy. W takim przypadku sam proces rejestracji przez urząd skarbowy jest czynnością czysto techniczną. W przypadku złożenia zgłoszenia VAT-R z opóźnieniem bądź niekompletnego sytuacja będzie wyglądała inaczej, o czym napiszemy w kolejnej publikacji.

Przeczytaj również: Faktura korygująca sprzedaż a rozliczenie podatku VAT należnego.