Zabezpieczenie interesów firmy – jak skutecznie egzekwować należności?

×

Zabezpieczenie interesów firmy – ważne klauzule w umowie

Umowa handlowa jest kluczowym dokumentem każdej transakcji, ponieważ określa prawa i obowiązki stron oraz ramy finansowe współpracy. Jednak samo jej sporządzenie nie daje gwarancji wykonania umowy. Aby skutecznie zabezpieczyć interesy firmy, warto wprowadzić odpowiednie klauzule, które jasno określają wynagrodzenie, terminy płatności oraz konsekwencje ewentualnych opóźnień. Dlatego już na etapie podpisywania umowy z kontrahentem należy nie tylko wprowadzić zapisy, ale również klauzule umowne, które ułatwią egzekwowanie należności i ograniczą ryzyko sporów z kontrahentem.

ZAPIS UMOWNY DOTYCZĄCY WYNAGRODZENIA I TERMINÓW PŁATNOŚCI

• Określenie kwoty wynagrodzenia – jasno określone stawki za usługę lub produkt minimalizują ryzyko nieporozumień.
• Terminy płatności – precyzyjnie ustalone daty, np. 14 lub 30 dni od daty faktury.
• Sposób zapłaty – wskazanie konta bankowego i akceptowanych form płatności.

ZAPIS UMOWNY DOTYCZĄCA DOCHODZENIA ROSZCZEŃ

• Postępowanie polubowne i mediacje – wskazanie drogi negocjacji w pierwszej kolejności.
• Sąd właściwy i prawo właściwe – określenie, który sąd będzie rozstrzygał spory i jakie prawo obowiązuje, co ułatwia późniejszą windykację.

KLAUZULA ODSETKOWA I KARY UMOWNE

• Odsetki za opóźnienie – pozwalają automatycznie naliczać odsetki, jeśli klient spóźnia się z płatnością.
• Kary umowne – wprowadzenie sankcji za nieterminowe wykonanie zobowiązań zwiększa dyscyplinę płatniczą.

KLAUZULA DOTYCZĄCA ZABEZPIECZEŃ

• Zaliczki i przedpłaty – minimalizują ryzyko finansowe przy większych projektach.
• Weksle, gwarancje bankowe, poręczenia, hipoteka, dobrowolne poddanie się egzekucji – mogą stanowić dodatkowe zabezpieczenie wierzytelności.
• Cesja wierzytelności – umożliwia przeniesienie prawa do odzyskania należności na inną firmę lub bank (np. w ramach faktoringu).

KLAUZULA WALORYZACYJNA

• Pozwala automatycznie dostosować kwotę wynagrodzenia do zmian cen, inflacji lub kursów walut, co chroni interesy firmy w dłuższej perspektywie.

Powyższe zapisy umowne i klauzule w umowie nie tylko zabezpieczają finansowo firmę, ale także zwiększają dyscyplinę płatniczą kontrahentów i ułatwiają późniejsze egzekwowanie należności w przypadku opóźnień lub braku zapłaty. Niezależnie od tego, czy podmiot prowadzi JDG, mikro-, małą czy dużą firmę bądź też spółkę – zasadniczo klauzule i zapisy umowne pełnią podobną funkcję, tj. zabezpieczają interesy finansowe firmy, regulują terminy płatności i określają konsekwencje opóźnień. Różnica zwykle polega na skali i szczegółowości zapisów, bowiem większe przedsiębiorstwa mogą stosować bardziej rozbudowane mechanizmy ochronne, takie jak gwarancje bankowe, weksle, audyty kontrahentów czy faktoring, podczas gdy w JDG czy przykładowo spółce z o.o. najczęściej ogranicza się do podstawowych zapisów o wynagrodzeniu, terminach płatności i odsetkach za opóźnienie.

A jeśli chcesz wiedzieć, jakie są najważniejsze klauzule w umowie i jak je poprawnie sformułować, to przeczytaj ten artykuł.

Egzekwowanie należności w różnych formach działalności gospodarczej

Egzekwowanie należności od dłużnika w firmach różni się w zależności od skali działalności, formy prawnej oraz dostępnych zasobów. Poniżej przedstawiamy zestawienie dla różnych typów przedsiębiorstw.

JEDNOOSOBOWA DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZA (JDG)

Egzekwowanie należności:

• telefoniczne przypomnienia i wezwania do zapłaty,
• wezwania listowne,
• windykacja polubowna – często prowadzona samodzielnie przez właściciela,
• postępowanie sądowe i komornicze możliwe, ale wymaga czasu i opłat sądowych.

Zabezpieczenie interesów:

• wprowadzanie zaliczek i przedpłat,
• jasne warunki płatności w umowach,
• hipoteka, przymusowe poddanie się egzekucji,
• umowa pisemna i faktury z określonymi terminami,
• możliwość ubezpieczenia należności (np. faktoring).

SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ (SPÓŁKA Z O.O.)

Egzekwowanie należności:

• dedykowany dział prawny lub windykacyjny,
• windykacja polubowna prowadzona przez wewnętrzny dział lub zewnętrzne firmy,
• postępowania sądowe i komornicze przy większych kwotach,
• możliwość korzystania z faktoringu lub cesji wierzytelności.

Zabezpieczenie interesów:

• zaliczki, gwarancje bankowe, hipoteka, przymusowe poddanie się egzekucji,
• umowy z klauzulami waloryzacyjnymi, karami umownymi i odsetkami za opóźnienie,
• audyt finansowy kontrahentów i monitoring ryzyka kredytowego,
• weksle, poręczenia, blokady na majątku kontrahenta.

MIKRO I MAŁE PRZEDSIĘBIORSTWO

Egzekwowanie należności:

• dział prawny lub osoba odpowiedzialna za windykację w firmie,
• windykacja polubowna przez zewnętrzne firmy windykacyjne,
• postępowania sądowe przy większych zaległościach,
• możliwość stosowania systemów automatycznych do monitorowania płatności.

Zabezpieczenie interesów:

• klauzule karne i odsetki za opóźnienia w umowach,
• zaliczki i częściowe płatności przy większych projektach,
• sprawdzenie kontrahentów w bazach gospodarczych,
• umowy zabezpieczone wekslem lub poręczeniem.

DUŻE PRZEDSIĘBIORSTWA

Egzekwowanie należności:

• dedykowane działy windykacyjne lub zewnętrzne firmy windykacyjne,
• kompleksowe systemy CRM i monitoringu należności,
• postępowania sądowe, arbitrażowe i komornicze przy dużych kwotach,
• możliwość korzystania z faktoringu lub cesji wierzytelności.

Zabezpieczenie interesów:

• zaliczki, gwarancje bankowe, hipoteka, przymusowe poddanie się egzekucji,
• zaawansowane umowy z klauzulami waloryzacyjnymi i karami umownymi,
• audyt finansowy kontrahentów i monitoring ryzyka kredytowego,
• wykorzystanie weksli, poręczeń i blokad na majątku kontrahenta.

Warto również wskazać, że mechanizmy egzekwowania należności nie są wyłącznie przypisane do określonej skali działalności.

• Telefoniczne przypomnienia, wezwania listowne czy windykacja polubowna, które są podstawowymi metodami stosowanymi w JDG, mogą być również wykorzystywane w dużych przedsiębiorstwach, często jako pierwszy etap procesu windykacyjnego przed podjęciem działań sądowych lub komorniczych.
• Wprowadzanie zaliczek i przedpłat, które w mikrofirmach i JDG służy zabezpieczeniu płatności, w dużych firmach może występować w formie większych transakcji z wykorzystaniem gwarancji bankowych lub weksli.
• Hipoteka czy przymusowe poddanie się egzekucji, stosowane w mniejszych firmach jako zabezpieczenie konkretnej wierzytelności, w dużych przedsiębiorstwach funkcjonuje w bardziej zaawansowanej formie, np. w połączeniu z audytem kontrahenta i blokadami na majątku.

Co więcej, każda forma działalności (JDG, spółka z o.o., mikro-, małe i duże przedsiębiorstwo) może skorzystać z drogi sądowej i złożyć pozew o zapłatę. Różnice dotyczą głównie:

• zakresu i skali sprawy – w JDG czy mikrofirmie zwykle chodzi o mniejsze kwoty i prostsze roszczenia, natomiast w dużych spółkach lub spółkach z o.o. kwoty mogą być znaczne, a sprawy bardziej złożone;
• zasobów do przygotowania pozwu – większe firmy mają często dedykowane działy prawne lub zewnętrznych prawników, co ułatwia prowadzenie postępowania. W jednoosobowej działalności gospodarczej lub małej spółce zwykle samodzielnie przygotowuje się pozew lub korzysta z pomocy prawnika;
• sposobu zabezpieczenia roszczenia – spółki mogą stosować dodatkowe zabezpieczenia, np. weksle, gwarancje bankowe czy cesję wierzytelności, a mniejsze firmy najczęściej opierają się na zapisach w umowie i zaliczkach.

Jeśli jednak chcesz napisać samodzielnie pozew o zapłatę i szukasz darmowego wzoru do pobrania, to przejdź tutaj.

Podsumowanie

Jak zatem odzyskać należności od dłużnika? Windykacja należności oraz zabezpieczanie interesów przedsiębiorstwa uzależnione są od skali działalności, formy prawnej oraz posiadanych zasobów. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej czy mikroprzedsiębiorstw mechanizmy te są zwykle prostsze i opierają się przede wszystkim na osobistych kontaktach z kontrahentami, telefonicznych przypomnieniach, wezwaniach do zapłaty oraz podstawowych zapisach umownych. W miarę wzrostu przedsiębiorstwa oraz zwiększania się liczby i wartości transakcji stosowane rozwiązania stają się coraz bardziej zaawansowane i formalne, obejmując dedykowane działy windykacyjne, współpracę z zewnętrznymi firmami windykacyjnymi, systemy monitoringu należności oraz dodatkowe zabezpieczenia prawne i finansowe, takie jak gwarancje bankowe, faktoring czy klauzule waloryzacyjne w umowach.