Z powyższego przepisu wynika kilka kluczowych wniosków dotyczących składania oświadczeń woli i ważności czynności prawnych:
- FORMA OŚWIADCZENIA WOLI JEST ELASTYCZNA – co do zasady, prawo nie narzuca jednej, sztywnej formy wyrażenia woli. Może ona zostać wyrażona w dowolny sposób, o ile zachowanie osoby jednoznacznie wskazuje na jej zamiar.
- MOŻLIWOŚĆ UŻYCIA FORMY ELEKTRONICZNEJ – ustawodawca wprost dopuszcza elektroniczne formy wyrażenia woli, np. za pomocą e-maila, formularza internetowego czy złożenia podpisu elektronicznego.
- SKUTEK PRAWNY ZALEŻY OD DOSTATECZNEGO UJAWNIENIA WOLI –znaczenie ma jasność i dostateczność przekazu, który pozwala stwierdzić, że dana osoba chciała dokonać określonej czynności prawnej.
- WYJĄTKI SĄ MOŻLIWE, ALE MUSZĄ WYNIKAĆ Z PRZEPISÓW – jeśli przepisy prawa wymagają szczególnej formy (np. aktu notarialnego przy sprzedaży nieruchomości), to tylko wtedy brak zachowania tej formy skutkuje nieważnością czynności.
WAŻNE – oświadczenie woli, a tym samym zawarcie umowy, może nastąpić w dowolny sposób, w tym również elektronicznie, o ile zachowanie osoby wystarczająco jasno wskazuje, że wyraża ona taką wolę.
Tym samym, aby móc stwierdzić istnienie danej umowy, konieczne staje się złożenie przez osoby dokonujące czynności prawnej (w dowolny sposób) oświadczenia woli. Z powyższego tekstu wynika, że w polskim systemie prawnym, aby uznać umowę za zawartą, wystarczy, aby strony wyraziły zgodną wolę. Oświadczenie woli może być złożone w dowolnej formie, w tym także w formie elektronicznej, o ile przepisy szczególne nie nakładają wymogu pisemnej formy umowy, na przykład w przypadku umowy zawieranej w formie aktu notarialnego. Zatem, jeśli przepisy nie przewidują rygoru formy pisemnej lub notarialnej, umowa zawarta elektronicznie (np. przez e-mail, podpis elektroniczny czy formularz online), w której obie strony jasno wyrażają swoją wolę, będzie uznana za ważną i skuteczną.
Wniosek jest taki, że w większości przypadków, zwłaszcza przy braku wymogu szczególnej formy, umowa zawarta elektronicznie będzie miała moc prawną, pod warunkiem że obie strony wyrażą zgodną wolę jej zawarcia.
Moment zawarcia umowy przez Internet
Warto zwrócić w tym miejscu na kolejny istotny przepis, tj. art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym: „Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią”.
Moment złożenia oświadczenia woli przez Internet następuje w chwili, gdy wiadomość (np. e-mail, formularz, komunikat w systemie) została wprowadzona do środka komunikacji elektronicznej (np. serwera pocztowego, systemu komunikacyjnego), w taki sposób, że odbiorca miał możliwość się z nią zapoznać – niekoniecznie rzeczywiście się zapoznał. Co istotne, nie liczy się moment odczytania wiadomości, ale moment, w którym odbiorca mógł realnie zapoznać się z treścią (np. wiadomość trafiła do jego skrzynki odbiorczej i był do niej dostęp). Oznacza to, że umowa zawierana drogą elektroniczną dochodzi do skutku w momencie, gdy druga strona ma możliwość zapoznania się z oświadczeniem woli, a nie dopiero wtedy, gdy rzeczywiście się z nim zapozna, odpowie na nie czy podejmie dalsze działania.
Przykład:
Załóżmy, że firma A wysyła firmie B ofertę współpracy drogą mailową w poniedziałek o godzinie 10:00. Wiadomość trafia do skrzynki odbiorczej firmy B o 10:01. Choć przedstawiciel firmy B otwiera maila dopiero o 15:00 tego samego dnia, to z punktu widzenia prawa, oświadczenie woli zostało skutecznie złożone już o 10:01 – ponieważ od tej chwili firma B miała techniczną możliwość zapoznania się z jego treścią. Tym samym, jeśli spełnione są pozostałe warunki zawarcia umowy (np. akceptacja oferty), to właśnie ten moment może być uznany za chwilę zawarcia umowy.
W orzecznictwie wskazuje się, że złożenie oświadczenia woli wyrażonego w postaci elektronicznej polega na tym, że oświadczenie zostaje wprowadzone do urządzenia elektronicznego (komputera) nadawcy i przekazane przez Internet. Dzieje się to z wykorzystaniem narzędzi programowych, które umożliwiają przekazywanie danych na odległość. Taki wymaganiom nie odpowiadają inne środki indywidualnego porozumiewania się na odległość w postaci telefonu czy faksu ani też składanie oświadczeń woli za pomocą np. fal radiowych. Takie stanowisko zajął między innymi Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 maja 2003 r. o sygnaturze akt I CKN 384/01.
Tym samym kluczowe znaczenie ma moment wprowadzenia przez nadawcę oświadczenia woli do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, aby druga strona miała realną możliwość zapoznania się z jego treścią. Nie chodzi tutaj o faktyczne odczytanie wiadomości, ale o to, czy została ona dostarczona w sposób umożliwiający jej odczyt. Warto podkreślić, że możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia woli nie jest tożsama z rzeczywistym zapoznaniem się z nią. Ustawodawca wyraźnie rozdziela te dwie sytuacje. Z prawnego punktu widzenia wystarczające jest, aby oświadczenie zostało doręczone w taki sposób, że odbiorca mógł się z nim zapoznać, nawet jeśli z tej możliwości nie skorzystał.
Miejsce zawarcia umowy przez Internet
Z kolei jeśli chodzi o miejsce zawarcia umowy należy odnieść się do przepisu art. 70 § 2 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym W razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w miejscu otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane albo oferta jest składana w postaci elektronicznej – w miejscu zamieszkania albo w siedzibie składającego ofertę w chwili zawarcia umowy.
Zgodnie z powyższym przepisem, w przypadku wątpliwości, miejsce zawarcia umowy uważa się za miejsce otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu. Oznacza to, że gdy jedna strona wysyła ofertę, a druga ją akceptuje, umowa uważa się za zawartą w miejscu, gdzie składający ofertę otrzymał akceptację. Zatem w przypadku zawierania umowy drogą elektroniczną, co do zasady przyjmuje się, że została ona zawarta w miejscu, gdzie znajdowała się strona składająca ofertę w chwili jej złożenia (pod warunkiem, że nie uzgodniono inaczej i nie zachodzą szczególne okoliczności). Jeżeli nie ma pewności, gdzie dokładnie doszło do zawarcia umowy, to przyjmuje się, że została ona zawarta w miejscu, w którym składający ofertę otrzymał oświadczenie o jej przyjęciu. Dotyczy to klasycznej sytuacji, gdy np. jedna strona wysyła ofertę, a druga ją akceptuje, i ta akceptacja wraca do pierwszego oferenta.
Przykład:
Firma ABC z Wrocławia wysyła do kontrahenta z Wałbrzycha wiadomość e-mail z ofertą współpracy, np. na wykonanie usługi IT. Kontrahent z Wałbrzycha odpisuje tego samego dnia, akceptując warunki oferty. Zgodnie z art. 70 § 2 Kodeksu cywilnego, jeśli nie ustalono inaczej, miejscem zawarcia umowy jest miejsce, gdzie składający ofertę (firma ABC) otrzymał akceptację. Czyli: umowę uznaje się za zawartą we Wrocławiu, bo tam fizycznie (elektronicznie) dotarła akceptacja oferty. A co, jeśli nie wiadomo, gdzie doszło do zawarcia? Jeśli firma ABC złożyła ofertę przez formularz na stronie internetowej, a kontrahent z Wałbrzycha zaakceptował ją klikając przycisk „AKCEPTUJĘ”, to system nie wysyła żadnego dodatkowego potwierdzenia, tylko automatycznie zapisuje transakcję. W takim przypadku, ponieważ akceptacja nie wraca fizycznie do oferenta, stosujemy drugą część przepisu art. 70 umowę uznaje się za zawartą w miejscu, w którym znajdował się składający ofertę w chwili jej złożenia, czyli we Wrocławiu. Czyli w obu przypadkach miejscem zawarcia umowy będzie Wrocław, bo w pierwszym przypadku tam dotarła akceptacja, a w drugim przypadku stamtąd pochodziła oferta (gdy akceptacja nie musiała “wracać”).
WAŻNE – w przypadku umów zawieranych drogą elektroniczną, jeśli oferta została złożona w formie elektronicznej, a złożenie oświadczenia o jej przyjęciu nie wymaga dotarcia do oferenta (np. gdy system automatycznie generuje potwierdzenie), to miejscem zawarcia umowy jest miejsce zamieszkania lub siedziba osoby składającej ofertę w chwili zawarcia umowy. Innymi słowy, jeśli oferta jest składana przez Internet, np. za pomocą formularza online lub e-maila, to miejscem zawarcia umowy będzie miejsce, w którym znajdował się oferent w chwili złożenia oferty, o ile strony nie postanowiły inaczej.
Ustalenie miejsca zawarcia umowy ma znaczenie np. dla:
- określenia właściwości miejscowej sądu,
- prawa właściwego (w relacjach międzynarodowych),
- obowiązków podatkowych lub rejestracyjnych.
Wobec powyższego w przypadku wątpliwości w zakresie ustalenia miejsca zawarcia umowy przez Internet – w postaci elektronicznej – uznaje się miejsce zamieszkania albo siedziby składającego ofertę w chwili zawarcia umowy.
A jeśli zastanawiasz się, co stanowi podstawę do zawarcia umowy – oferta czy reklama, to przeczytaj ten artykuł.
Podpisanie umowy zawieranej przez Internet
Kolejna regulacja prawa cywilnego dotyczy opatrzenia podpisem oświadczenia woli w postaci elektronicznej. Przepis art. 78(1) § 1 Kodeksu cywilnego stanowi, że Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Niewątpliwie zachowanie formy elektronicznej równoważnej formie pisemnej wymaga:
- ujęcia treści składanego oświadczenia woli w postaci elektronicznej,
- opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Ustawodawca w § 2 analizowanego przepisu ustanowił zasadę, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Natomiast warto mieć na uwadze, że przepis ten dotyczy osób dysponujących kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Aby umowa zawarta online była ważna i skuteczna, muszą być spełnione trzy podstawowe warunki:
- Rodzaj umowy nie wymaga formy szczególnej (np. aktu notarialnego) – nie wszystkie umowy da się zawrzeć przez Internet, np. umowa sprzedaży nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego.
- Obie strony muszą wyrazić wolę zawarcia umowy – czyli świadomie i jednoznacznie zgodzić się na warunki.
- Umowa musi być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bez tego podpisu umowa elektroniczna nie będzie miała mocy prawnej porównywalnej do formy pisemnej.
Podsumowanie
Zawieranie umów przez Internet szybkie i wygodne, ale dla ich ważności niezbędne jest spełnienie określonych wymogów formalnych, takich jak właściwa forma umowy oraz w wielu przypadkach zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Warto zapamiętać, że nie wszystkie rodzaje umów mogą być zawierane w formie elektronicznej, np. umowy wymagające formy aktu notarialnego muszą być zawierane osobiście. Przestrzeganie tych zasad pozwala na bezpieczne i skuteczne korzystanie z nowoczesnych metod zawierania umów, które coraz częściej zastępują tradycyjne formy kontaktu.
Adrianna Glapiak 
CSR jako narzędzie marketingowe dla MŚP
Wojciech Samborski
Księgowanie e-faktur w ifirma.pl
Katarzyna Dudek
Przeniesienie siedziby spółki za granicę – czy i jak można to zrobić?
D2C e-commerce – na czym polega? Jakie są zalety takiego rozwiązania?
Adam Sawicki
