Zgoda marketingowa – jak prawidłowo uzyskać zgodę na wysyłanie ofert?

×

Zgoda marketingowa – na czym polega?

Ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej weszła w życie w dniu 10 listopada 2024 r. i zastąpiła dotychczas obowiązującą ustawę z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne.

Kwestia zgód marketingowych została uregulowana w przepisie art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej i dotyczy zakazu przesyłania informacji handlowych (w tym marketingu bezpośredniego) przy użyciu automatycznych systemów wywołujących lub telekomunikacyjnych urządzeń końcowych, chyba że użytkownik wyrazi na to zgodę.

O czym zatem firmy muszą pamiętać w związku z ww. przepisem? Przede wszystkim o:

• obowiązku uzyskania wyraźnej zgody abonenta lub użytkownika końcowego na przesyłanie informacji handlowych, np. ofert marketingowych, przed rozpoczęciem wysyłki takich treści. Zgoda musi być dobrowolna, świadoma i wyrażona aktywnie, np. przez zaznaczenie odpowiedniego pola;
• zgodzie abonenta lub użytkownika, która powinna wyrażona przez podanie identyfikującego adresu e-mail lub innego identyfikatora elektronicznego, na który będą wysyłane informacje handlowe (ważne: zgoda powinna być precyzyjnie związana z konkretnym kanałem komunikacyjnym, np. adres e-mail), na którym użytkownik chce otrzymywać oferty);
• braku kosztów dla użytkownika, co oznacza, że przesyłanie informacji handlowych nie może wiązać się z żadnymi kosztami dla użytkownika, co oznacza, że firma nie może obciążać odbiorcy opłatami za otrzymywanie wiadomości marketingowych (np. wysyłając SMS-y lub e-maile płatne dla odbiorcy);
• konsekwencjach w niezgodnych prawem działaniach, czyli jeśli firma wysyła informacje handlowe bez zgody odbiorcy, może to stanowić naruszenie przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Może to skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi, w tym sankcjami finansowymi.

Z kolei z przepisu art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej wynika, że firmy muszą uzyskać zgodę użytkowników przed przechowywaniem ich danych na urządzeniach lub instalowaniem oprogramowania, chyba że jest to konieczne do wykonania usługi. Wszystko to musi być jasno wyjaśnione, a użytkownik ma kontrolę nad tym, co się dzieje z jego danymi.

Jak uzyskać zgody marketingowe?

Uzyskanie zgody marketingowej musi być starannie udokumentowane, wyraźne i zgodne nie tylko z przepisami Prawa komunikacji elektronicznej, ale również z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Co szczególnie istotne, zgoda na marketing musi być uzyskana przed rozpoczęciem jakiejkolwiek aktywności marketingowej, a przedsiębiorca odpowiada za jej prawidłowe zebranie i przechowywanie.

W zakresie zgody waże są:

• zakaz marketingu bez zgody – marketing bezpośredni i przesyłanie niezamówionych informacji handlowych są zabronione, chyba że użytkownik wyrazi zgodę;
• uzyskanie zgody przed działaniem – zgoda na marketing musi być uzyskana przed rozpoczęciem działań marketingowych, np. przed połączeniem telefonicznym lub wysłaniem oferty;
• dokumentowanie zgody – firma musi być w stanie udokumentować, że zgoda została wyrażona, np. przez zapis rozmowy lub formularz online;
• zgoda musi być wyraźna i odrębna – zgoda na marketing musi być jednoznaczna, dobrowolna i oddzielona od innych dokumentów, z jasno określonym celem i sposobem komunikacji;
• wymogi RODO – zgoda na marketing musi spełniać wymogi przepisów RODO.

Aby była zgodna z przepisami, musi być wyrażona przez użytkownika w sposób świadomy i dobrowolny.

Jak wycofać zgodę marketingową?

Z powyższego przepisu wynika:

• OBOWIĄZEK WYKAZANIA ZGODY:
  • Administrator danych musi być w stanie udowodnić, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. oznacza to, że zgoda musi być udokumentowana, np. poprzez zapisanie jej w formie elektronicznej lub papierowej, tak aby w razie potrzeby można było ją przedstawić jako dowód.
• JASNOŚĆ ZGODY W PRZYPADKU PISEMNYCH OŚWIADCZEŃ:
  • Jeżeli zgoda na przetwarzanie danych jest częścią większego, pisemnego oświadczenia, zgoda ta musi być wyraźnie oddzielona od innych kwestii.
  • Zgoda musi być przedstawiona w sposób zrozumiały i łatwy do dostępu, a także używać jasnego, prostego języka. jeśli część oświadczenia narusza przepisy dotyczące ochrony danych, nie będzie ona wiążąca. to zabezpiecza osoby, których dane dotyczą, przed przymusowym lub niejasnym wyrażeniem zgody.
• PRAWO DO WYCOFANIA ZGODY:
  • Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie. wycofanie zgody nie wpływa jednak na legalność przetwarzania, które miało miejsce przed jej wycofaniem.
  • Przed wyrażeniem zgody osoba musi być poinformowana o tym prawie, a proces wycofania zgody musi być równie łatwy jak jej udzielenie.
  • Zasada ta zapewnia pełną kontrolę nad danymi osobowymi i umożliwia użytkownikom ich swobodną decyzję.
• DOBROWOLNOŚĆ ZGODY:
  • Przy ocenie, czy zgoda została wyrażona dobrowolnie, bierze się pod uwagę, czy zgoda na przetwarzanie danych nie jest warunkiem wykonania umowy lub świadczenia usługi, jeśli przetwarzanie danych nie jest niezbędne do jej realizacji.
  • Osoba, której dane dotyczą, nie może być zmuszana do wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeśli nie jest to konieczne do wykonania umowy, a jej zgoda jest wykorzystywana jedynie w celach marketingowych lub innych dodatkowych.

Firmy muszą spełniać kilka kluczowych wymagań przy zbieraniu zgód marketingowych: muszą być w stanie udokumentować, że konsument wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych w celach marketingowych, na przykład przez zapis do newslettera. Zgoda na marketing musi być wyraźnie oddzielona od innych zgód i przedstawiona w sposób jasny, aby konsument dokładnie wiedział, na co się zgadza. Konsument musi mieć łatwą możliwość wycofania zgody, na przykład klikając w link do anulowania subskrypcji w e-mailu. Zgoda na marketing nie może być wymuszana ani stanowić warunku zawarcia umowy, chyba że przetwarzanie danych jest niezbędne do jej realizacji.

A jeśli zastanawiasz się:

czym jest polityka cookies i polityka prywatności, to przejdź do tego artykułu;
• czym są programy lojalnościowe, to przejdź do tego artykułu.

Co grozi za wysyłanie ofert bez zgody marketingowej?

Zgodnie z przepisem art. 445 ust. 5 Prawa komunikacji elektronicznej „W przypadku niewypełniania obowiązku uzyskania zgody użytkownika końcowego, o której mowa w art. 398, Prezes UKE, nakłada, w drodze decyzji, na podmiot, biorąc pod uwagę charakter i zakres naruszenia, karę pieniężną w wysokości do 3 % przychodu ukaranego podmiotu, osiągniętego w poprzednim roku kalendarzowym lub do 1 000 000 zł, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa. Przepisów ust. 2, 3 i 7 nie stosuje się”.

Jako że firmy mają obowiązek do uzyskania zgody użytkownika na działania marketingowe, to jeśli firma nie uzyska tej zgody, Prezes UKE (Urzędu Komunikacji Elektronicznej) ma prawo nałożyć na niego karę pieniężną w drodze decyzji administracyjnej. Kara może wynosić:

• do 3% przychodu osiągniętego przez ukarany podmiot w poprzednim roku kalendarzowym lub
• do 1 000 000 zł.

Przy czym zastosowanie ma kwota wyższa (czyli jeśli 3% przychodu wynosi mniej niż 1 mln zł, kara i tak może wynieść 1 mln zł).

Podsumowanie

Uzyskiwanie zgody marketingowej to proces, który wymaga pełnej przejrzystości i poszanowania prywatności użytkowników. Kluczowe elementy to: wyraźne zapytanie o zgodę, jasne określenie celu i kanałów komunikacji, oraz zapewnienie łatwości wycofania zgody. Zgoda musi być świadoma, dobrowolna i udzielona przed podjęciem jakiejkolwiek aktywności marketingowej. Co więcej, proces uzyskiwania zgody nie może być ukryty w innych dokumentach, a firma musi być w stanie udokumentować zgodę, aby uniknąć ewentualnych konsekwencji prawnych.