Kiedy i jak wypełnić NIP-2?

Osoby, które nie posiadają nadanego nr NIP, a chcą założyć działalność gospodarczą często błędnie uważają, że przed jej założeniem powinny złożyć w urzędzie skarbowym formularz NIP-2, który to ma posłużyć nadaniu im Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP), a dopiero następnym krokiem ma być złożenie wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Dla kogo jest NIP-2?

Zgłoszenie NIP-2 przeznaczone jest dla osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej będącej podatnikiem lub płatnikiem podatków, lub płatnikiem składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne z wyjątkiem podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Jest on składany przez powyższe podmioty w celu uzyskania numeru NIP lub celem dokonania aktualizacji swoich danych.

W miejscu tym, zapewne wielu z nas nasuwa się pytanie, no tak tylko czy moja firma jest osobą prawną? A może jestem jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej?

Już śpieszę rozwiać Państwa wątpliwości, a mianowicie deklaracja NIP-2 przeznaczona jest (w artykule pominięto jednostki, ugrupowania oraz organy państwowe, europejskie i kościelne) między innymi dla:

• spółki cywilnej prowadzącej działalność na podstawie umowy zawartej zgodnie z Kodeksem cywilnym,
• spółki przewidzianej w przepisach innych ustaw niż Kodeks spółek handlowych i Kodeks cywilny lub formy prawne, do których stosuje się przepisy o spółkach,
• stowarzyszenia nie wpisane do KRS,
• organizacje społeczne oddzielnie niewymienione niewpisane do KRS,
• partie polityczne,
• wspólnoty mieszkaniowe,
• uczelnie,
• fundusze,
• niepubliczne: przedszkola, szkoły podstawowe, gimnazja, szkoły ponadgimnazjalne, szkoły artystyczne, placówki systemu oświaty, zespoły szkół i placówek oświaty, oraz inne jednostki organizacyjne systemu oświaty.

W sytuacji gdy kwalifikujemy się do grupy podmiotów wymienionych powyżej, wówczas należy wypełnić odpowiednie części NIP-2, które szczegółowo opisane zostały w kolejnych punktach poniżej.

W miejscu tym pragnę stanowczo podkreślić, iż wniosek NIP-2 nie jest przeznaczony do rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej, dlatego też jeżeli po przeczytaniu powyższych informacji nie znajdujemy opisu swojej działalności proszę zastanowić się nad rejestracją albo w Krajowym Rejestrze Sądowym lub w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, pozostałych Państwa zapraszam do dalszej lektury.

A. CEL I MIEJSCE ZŁOŻENIA ZGŁOSZENIA

Formularz może być składany jako zgłoszenie identyfikacyjne lub jako zgłoszenie aktualizacyjne:

pole 1. zgłoszenie identyfikacyjne zaznaczamy, gdy wnioskujemy o nadanie nr NIP

pole 2. zgłoszenie aktualizacyjne zaznaczamy, gdy informujemy Naczelnika Urzędu Skarbowego o zmianach danych objętych ww. zgłoszeniem. Na przykład o zmianie numeru rachunku bankowego. W sytuacji gdy dokonujemy aktualizacji wypełniamy na NIP-2 jedynie dane identyfikacyjne, takie jak numer NIP, adres siedziby oraz dane które uległy zmianie.

W polu 5. Naczelnik Urzędu Skarbowego, do którego adresowane jest zgłoszenie, nie wpisujemy danych personalnych Naczelnika takich jak jego imię i nazwisko, podajemy tu nazwę instytucji na przykład Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Warszawie.

B. DANE SKŁADAJĄCEGO

Jeżeli zgłaszamy zmianę danych takich jak nazwa, numer REGON, lub danych o rejestracji (nazwa organu prowadzącego rejestr, nazwa rejestru, data rejestracji lub zmiany, numer rejestru), należy zaznaczyć kwadrat przy zmianie poz. 7, 10, 18 mówiący o zmianie. Gdy nie zachodzi zmiana w powyższych pozycjach, a wniosek NIP-2 jest składany jako zgłoszenie identyfikacyjne należy pominąć zaznaczenie pól 7, 10, 18.

W części B.1. DANE IDENTYFIKACYJNE, w polach: 6. Nazwa pełna, 8. Nazwa skrócona, 9. numer REGON, podaje się dane identyfikacyjne „firmy” składającej wniosek.

W części B.2. INFORMACJE O NUMERACH IDENTYFIKACYJNYCH UZYSKANYCH W INNYCH KRAJACH wypełniamy jedynie w sytuacji, gdy nasza „firma” uzyskała w innym kraju numery służące identyfikacji dla celów podatkowych lub ubezpieczeniowych.

W części B.3. DANE O REJESTRACJI, rubryka ta dotyczy podmiotów, które ustawowo mają obowiązek do rejestracji. Wpisujemy tu dane rejestracyjne uzyskane na przykład po wpisie do rejestru stowarzyszeń lub innych organizacji społecznych i zawodowych.

W części B.4. DATY DOTYCZĄCE DZIAŁALNOŚCI, wybieramy tu jedną z opcji, tę która w danym momencie dotyczy naszej działalności: gdy dokonujemy rejestracji działalności wybieramy pozycję 1., gdy zamykamy naszą działalność wybieramy pozycję 2 – ustanie bytu prawnego; gdy zawieszamy działalność pozycję 3., gdy ją wznawiamy poz. 4. Po dokonaniu wyboru jednego z powyższych zdarzeń bezwzględnie należy podać datę w poz. 20, jest to data informująca, od kiedy zaistniała dana sytuacja.

W części B.5. ADRES SIEDZIBY, należy podać tu dokładny adres siedziby naszej firmy. Proszę pamiętać, że naszą siedzibą jest miejsce, w którym zapadają istotne decyzje dotyczące zarządzania naszym przedsiębiorstwem, a co za tym idzie w miejscu tym wykonywane są naczelne funkcje zarządu przedsiębiorstwa.

Część B.6. DANE KONTAKTOWE nie jest pozycją obowiązkową, podobnie jak część B.6.1. ADRES ELEKTRONICZNY, gdzie podajemy adresy, które posiadamy w systemach teleinformatycznych takich jak e-PUAP, oraz część B.6.2 ADRES DO KORESPONDENCJI. Pozycję tą wypełniamy jedynie, gdy adres ten jest inny niż adres siedziby naszej firmy.

W części B.7. ADRESY MIEJSCA PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI należy wskazać wszystkie miejsca w których będziemy prowadzić naszą działalność gospodarczą. Do takich miejsc możemy na przykład zaliczyć: magazyny, sklepy, biura obsługi, składy.

W części B.8. INFORMACJA O DOKUMENTACJI RACHUNKOWEJ należy wskazać w jaki sposób jest prowadzona dokumentacja rachunkowa.

Część B.8.1 BIURO RACHUNKOWE LUB INNY PODMIOT PROWADZĄCY DOKUMENTACJĘ RACHUNKOWĄ wypełnia się jeżeli w części B.8 w polu 55 został zaznaczony 1 kwadrat. W tej części podajemy numer NIP oraz nazwę podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową.

W części B.8.2. ADRESY MIEJSCA PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI RACHUNKOWEJ wskazujemy adres faktycznego jej przechowywania, może to być adres siedziby firmy lub gdy korzystamy z usług biura rachunkowego może być to jego adres, zależne jest to od umowy jaką podpisaliśmy.

C. INFORMACJE DOTYCZĄCE RACHUNKÓW

W części C.1. RACHUNKI ZWIĄZANE Z PROWADZONĄ DZIAŁALNOŚCIĄ, można wskazać lub zlikwidować: w części C.1.1. RACHUNEK DO ZWROTU PODATKU LUB NADPŁATY, w części C.1.2. POZOSTAŁE RACHUNKI ZWIĄZANE Z PROWADZONĄ DZIAŁALNOŚCIĄ. W sytuacji gdy firma posiada więcej rachunków bankowych, kolejne może wskazać w załączniku NIP-B

Część C.2. RACHUNEK WŁAŚCIWY DO PRZEKAZANIA 1% PODATKU NA RZECZ ORGANIZACJI POŻYTKU PUBLICZNEGO, służy do wskazania rachunku bankowego na który będą przekazywane pieniądze z wpłat 1%.

D. FORMA ORGANIZACYJNO- PRAWNA, POWIĄZANIA, DODATKOWE INFORMACJE

W tym miejscu wskazuje się formę organizacyjną oraz formę prawną firmy, a także szczegółową formę prawną. W pozycji 79 należy zaznaczyć tylko jeden kwadrat.

W części D.1. DANE JEDNOSTKI MACIERZYSTEJ wypełniają podatnicy, którzy w pozycji 77 wybrali punkt 1 – podmiot mający wyodrębnione jednostki wewnętrzne podlegające obowiązkowi ewidencyjnemu- jednostka macierzysta.

W części D.2. DANE WYODRĘBNIONEJ JEDNOSTKI WEWNĘTRZNEJ wskazują jednostki, które w pozycji 77 zaznaczyły punkt 1 – podmiot mający wyodrębnione jednostki wewnętrzne podlegające obowiązkowi ewidencyjnemu – jednostka macierzysta, podając swoje dane oraz zaznaczając powód zgłoszenia takie jak: utworzenie, zmiana danych, likwidacja.

W części D.3. DANE WSPÓLNIKA/SPÓŁKI TWORZĄCEJ GRUPĘ KAPITAŁOWĄ wypełniają jednostki, które w pozycji 77 wskazały punkt 4 – podatkowa grupa kapitałowa lub w sytuacji gdy podajemy dane wspólników. Gdy informacja dotyczy podmiotu niebędącego osobą fizyczną w pozycji 101 podajemy jej pełną nazwę, w pozycji 102 nr NIP, w pozycji 103 nr REGON. W przypadku, gdy informacje dotyczą wspólnika będącego osobą fizyczną w pozycji 101 podajemy jego imię, nazwisko oraz datę urodzenia, w pozycji 102 nr NIP lub PESEL.

W części D.4. DODATKOWE INFORMACJE w miejscu tym należy wpisać przeważający kod PKD działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności oraz wskazać status szczegółowy z tym, że we właściwych kwadratach należy wpisać znak +, a w przypadku utraty statusu znak -.

E. INFORMACJA O ZAŁĄCZNIKACH

• Część B.2 wniosku dotyczy – Informacji o numerach identyfikacyjnych uzyskanych w innych krajach,
• część B.7 wniosku dotyczy – Adresów miejsc prowadzenia działalności,
• część C.1 wniosku dotyczy – Rachunków związanych z prowadzoną działalnością,
• część D.2 wniosku dotyczy – Danych wyodrębnionej jednostki wewnętrznej,
• część D.3 wniosku dotyczy – Danych wspólnika/spółki tworzącej grupę kapitałową.

Załączniki te składamy tylko w sytuacji, gdy na wniosku NIP-2 zabrakło miejsca na wskazanie wszystkich danych. Nie są one obowiązkowe, jeżeli wszystko zawarliśmy na NIP-2, nie składamy powyższych informacji do urzędu skarbowego.

F. DANE I PODPISY OSÓB REPREZENTUJĄCYCH SKŁADAJĄCEGO

Swoje podpisy składają tutaj wspólnicy spółki lub osoby reprezentującej składającego, takie jak na przykład: członek zarządu, dyrektor, syndyk lub pełnomocnik. W przypadku tego ostatniego należy pamiętać aby bezwzględnie załączyć do NIP-2 udzielone pełnomocnictwo, oryginał – gdy dotyczy ono wyłącznie czynności związanych ze zgłoszeniem, natomiast w sytuacji, gdy ma ono szerszy zakres – jego uwierzytelnioną lub poświadczoną urzędowo kopię wraz z potwierdzeniem opłaty 17,00 zł od pełnomocnictwa.

G. ADNOTACJE URZĘDU SKARBOWEGO

Tę część NIP-2 pomijamy, jest ona przeznaczona wyłącznie dla pracowników urzędu skarbowego.

Przy składaniu NIP-2 nie należy zapominać o dokumentach wymaganych przez Naczelnika Urzędu Skarbowego, bez zweryfikowania których nie będzie można nadać nr NIP oraz dopełnić pełnej rejestracji naszej firmy czy stowarzyszenia:

• zaświadczenie o nadanym numerze REGON,
• umowa spółki na piśmie,
• dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w której znajduje się siedziba,
• pełnomocnictwo, w przypadku dokonywania zgłoszenia identyfikacyjnego przez pełnomocnika do zgłoszenia się jego oryginał.

Uwaga!

Podane wyżej informacje, w szczególności układ oraz numeracja pozycji wniosku dotyczą jego wersji 12.