Zmiana zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Co warto wiedzieć?

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę jest wydawane na konkretne okoliczności, które obcokrajowiec i jego pracodawca przedstawiają we wniosku i załącznikach do niego. Jeśli któraś z tych okoliczności się zmieni – zezwolenie traci moc. Nie trzeba jednak występować z wnioskiem o wydanie nowego zezwolenia na nowych warunkach. Często wystarczy tylko zmiana zezwolenia tego, które zostało wcześniej wydane. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak można je załatwić i ile to kosztuje.

Co to jest zezwolenie na pobyt czasowy i pracę?

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (zwane potocznie zezwoleniem jednolitym) reguluje ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (zwana dalej ustawą). Dokument upoważnia do pobytu w Polsce i pracy we wskazanym okresie. Wniosek o zezwolenie składa cudzoziemiec, a do wniosku dołącza załącznik wypełniony przez przyszłego pracodawcę (w formularzu nazywanym podmiotem powierzającym wykonywanie pracy), w którym przedstawia warunki zatrudnienia. Zezwolenie jednolite wydawane jest na okres przewidywanego zatrudnienia – od 3 miesięcy do 3 lat. Posiadanie zezwolenia uprawnia do otrzymania Karty Pobytu.

Zezwolenie zachowuje moc prawną tylko dla warunków, jakie zostały przedstawione we wniosku. To znaczy, że gdy one się zmienią (np. zatrudniony obywatel innego kraju chce zmienić pracodawcę) należy odnowić zezwolenie. Nie ma jednak obowiązku składania wniosku o nowe zezwolenie i przechodzenia całej procedury po raz kolejny. Można wnioskować o zmianę wydanego zezwolenia jednolitego. To tańsza opcja – wydanie nowego zezwolenia kosztuje 440 zł, a zmiana (dotychczasowego) zezwolenia – 220 zł.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby móc ubiegać się o pozwolenie na czasowy pobyt i pracę?

Otrzymanie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę jest możliwe, o ile spełnione są równocześnie warunki:

• cudzoziemiec ma zapewnione w Polsce miejsce zamieszkania,
• obcokrajowiec ma zapewnione ubezpieczenie zdrowotne (powierzenie pracy, z której wynika obowiązkowy tytuł do ubezpieczenia, czyli zatrudnienie na umowie o pracę, spełnia ten warunek),
• pracodawca, który powierza pracę, nie ma możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na lokalnym rynku pracy,
• wysokość wynagrodzenia gwarantowanego przez pracodawcę wynosi co najmniej minimalną krajową niezależnie od wymiaru czasu pracy.

Kiedy zmienić zezwolenie na pobyt czasowy i pracę?

Cudzoziemiec może wnioskować o zmianę zezwolenia jednolitego do wojewody właściwego ze względu na miejsce aktualnego pobytu, w sytuacjach zmiany:

• pracodawcy,
• pracodawcy użytkownika (jeśli jest zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej),
• warunków określonych w art. 118 ust. 1 pkt 2–5 ustawy o cudzoziemcach, tj. zmiany stanowiska, najniższego wynagrodzenia, które będzie otrzymywał, wymiaru czasu pracy lub rodzaju umowy.

Zmiana pozwolenia na pobyt i pracę nie jest potrzebna (art. 88f ust. 1a ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy), kiedy:

• zmienia się siedziba, miejsca zamieszkania lub forma prawna pracodawcy,
• umowa cywilnoprawna została zastąpiona umową o pracę,
• zmienia się nazwa stanowiska przy zachowaniu tego samego zakresu obowiązków,
• zwiększa się wymiar czasu pracy przy jednoczesnym proporcjonalnym zwiększeniu wynagrodzenia.

Określenie minimalnego wynagrodzenia w załączniku do zezwolenia na pobyt czasowy i pracę

Jeśli minimalne wynagrodzenie, które gwarantuje pracodawca, jest równe minimalnej krajowej, to można określić je w warunkach zatrudnienia, nie w formie kwoty, lecz zapisu, że jest ono zgodne z obowiązującą w danym roku stawką ustawową. Zniesie to obowiązek zmiany zezwolenia, kiedy wynagrodzenie minimalne wzrośnie ustawowo.

Przykład 1

Obcokrajowiec ma zezwolenie jednolite na okres od 1 marca do 31 sierpnia 2023 r. Pracodawca w załączniku nr 1 wpisał, że minimalne wynagrodzenie pracownika będzie zgodne z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 13 września 2022 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2023 r. Dzięki temu pracownik nie będzie musiał wnioskować o zmianę zezwolenia od 1 lipca 2023 r., kiedy to nastąpi podwyżka płacy minimalnej.

Ponadto, minimalne wynagrodzenie, jak sama nazwa wskazuje, jest najmniejszą pensją, jaką pracodawca deklaruje się wypłacać. Nie ma żadnych prawnych przeszkód, aby płacił więcej. Podwyżka pensji dla pracownika nie wymusza zatem zmiany zezwolenia, ponieważ nie złamie ona jego warunków.

Jak złożyć wniosek o zmianę zezwolenia na pobyt czasowy i pracę?

Wniosek o zmianę zezwolenia cudzoziemiec może złożyć osobiście, przez wydelegowaną osobę trzecią (nie jest wymagane żadne pełnomocnictwo), przesłać pocztą albo zostawić w biurze podawczym urzędu.

Do wypełnionego formularza należy dołączyć załącznik nr 1 wypełniony przez pracodawcę. Oba druki (wniosek o zmianę zezwolenia i załącznik nr 1) można pobrać z tej strony rządowej (linki do pobrania formularzy znajdują się na dole strony).

Powyższe dokumenty to dwa dokumenty, które formalnie nadają bieg sprawie. Jednak, żeby przyspieszyć jej rozpatrzenie i zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia przez urząd o uzupełnienie braków, warto dołączyć do nich:

• kserokopią pierwszej strony paszportu lub dokumentu podróży (to oficjalna nazwa na dokument wydawany przez wydziały cudzoziemców tym obcokrajowcom, którzy utracili paszport),
• kserokopię wydanego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, które podlega zmianie,
• potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 220 zł,
• w przypadku osób zatrudnionych na umowę o dzieło – poświadczenia prawa do ubezpieczenia zdrowotnego (np. umowa z NFZ lub prywatna polisa ubezpieczeniowa umożliwiająca korzystanie z państwowej opieki zdrowotnej),
• jeśli zmienia się pracodawca – informację starosty właściwego ze względu na główne miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na lokalnym rynku pracy,
• kserokopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań do wykonywania niektórych zawodów (np. prawo jazdy kategorii C+E, jeśli obcokrajowiec ma pracować jako kierowca TIR-ów).

Czas rozpatrzenia wniosku wynosi 60 dni. Termin ten biegnie od dnia złożenia kompletu dokumentów lub uzupełniania braków formalnych.

Zmianą zezwolenia nie da się wydłużyć okresu jego obowiązywania

Nie można poprzez zmianę zezwolenia wydłużyć okresu jego obowiązywania, czyli zezwolenie wydane na podstawie wniosku o zmianę zezwolenia, będzie obowiązywało do tej samej daty, jak zezwolenie pierwotne. Nie wymienia się także Karty Pobytu. W trakcie ważności zezwolenia można występować o jego zmianę dowolną liczbę razy. Jeśli po utracie ważności zezwolenia, obcokrajowiec wciąż chce mieszkać i pracować w Polsce, musi złożyć nowy wniosek o udzielenie zezwolenia czasowego i przejść ponownie całą procedurę.

Kiedy wniosek o zmianę zezwolenia na pobyt czasowy i pracę zostanie odrzucony?

Obowiązkiem obcokrajowca jest pisemne zawiadomienie wojewody w ciągu 15 dni roboczych o ustaniu zatrudnienia. Jednocześnie nowelizacja ustawy dodała art. 121 ust.3, który mówi, że obowiązek ten zostanie spełniony, jeśli w ciągu 15 dni roboczych, pracownik złoży wniosek o zmianę zezwolenia.

Tym samym obcokrajowiec ma dwie ścieżki do wyboru. Może:

• w ciągu 15 dni poinformować wojewodę o zakończeniu zatrudnienia i dopiero później złożyć wniosek o zmianę zezwolenia,
• w okresie 15 dni złożyć wniosek o zmianę zezwolenia. W ten sposób omija go obowiązek informowania wojewody o ustaniu zatrudnienia.

Jeśli cudzoziemiec w okresie 15 dni roboczych ani nie poinformuje wojewody, ani nie złoży wniosku o zmianę zezwolenia, straci możliwość zmiany zezwolenia. Jego ewentualny późniejszy wniosek zostanie rozpatrzony odmownie.

Kiedy jeszcze wojewoda odmówi zmiany zezwolenia?

• Kiedy okres zatrudnienia wskazany we wniosku jest krótszy niż okres ważności zmienionego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.
• Gdy minimalne wynagrodzenie określone w załączniku nr 1 nie spełnia wymogów dotyczących wysokości wynagrodzenia.
• Kiedy obcokrajowiec nie ma prawa do ubezpieczenia zdrowotnego.
• Gdy pracodawca ma możliwość pozyskania pracowników na lokalnym rynku pracy.
• Zajdą okoliczności z art. 117 pkt 1 lub 2 ustawy (pokrótce: gdy obcokrajowiec był karany za przestępstwa z art. 270-275 Kodeksu karne, czyli związane z fałszerstwami, poświadczeniem nieprawdy itp. lub pracodawca był karany za przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową lub przeciwko wiarygodności dokumentów).

Jak się odwołać od decyzji wojewody?

Obcokrajowiec ma prawo odwołać się od decyzji orzekającej o odmowie zmiany zezwolenia. Odwołanie należy wnieść w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców za pośrednictwem wojewody, który wydał decyzję.
Postępowania odwoławcze prowadzone są w Urzędzie do Spraw Cudzoziemców, ul. Taborowa 33, 02-699 Warszawa i tam należy kierować ewentualne zapytania oraz składać dodatkowe dokumenty. Szaf Urzędu może uchylić decyzję wojewody, otrzymać ją w mocy lub przekazać wojewodzie do ponownego rozpatrzenia. W przypadku złożenia odwołania opłaca skarbowa w wysokości 220 zł nie podlega zwrotowi.

Kara za zatrudnienie obcokrajowca bez zezwolenia

Zatrudnienie cudzoziemca na innych warunkach niż określone w zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę oznacza nielegalne zatrudnienie. A za to grozi przedsiębiorcy kara w wysokości od 1 000 do 30 000 zł (art. 2 ust. 1 pkt 22a i art. 120 ust 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy).

Jak zmienić decyzję o zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę?

Zmiana warunków zatrudnienia wiąże się z koniecznością ponownego otrzymania zezwolenia na pobyt czasowy i pracę na nowych warunkach. Pracujący w Polsce obcokrajowiec nie musi jednak składać po raz drugi wniosku o wydanie zezwolenia. Może wnioskować o zmianę zezwolenia wydanego wcześniej.

Wojewoda może podjąć taką decyzję, o ile oczywiście, okoliczności sprawy wciąż będą uprawniały obcokrajowca do legalizacji pobytu i pracy w Polsce. Decyzją nie można przedłużyć legalności pobytu, lecz zmienić tylko warunki zatrudnienia – np. wysokość wynagrodzenia, stanowisko pracy lub pracodawcę. Złożenie wniosku o zmianę warunków zezwolenia na pobyt czasowy i pracę kosztuje 220 zł. Kwota ta jest zwracana w przypadku odmownej lub umorzeniu postępowania – należy wystąpić do urzędu z podaniem o zwrot. W przypadku wniesienia odwołania – opłaca nie podlega zwrotowi.