Jak rozliczyć dofinansowanie do posiłków dla pracowników – ZUS i PIT w wynagrodzeniu pracownika

W większości firm nieodpłatna kawa czy herbata dla pracowników jest już normą. Wielu pracodawców idzie jednak o krok dalej i decyduje się na dostarczanie dla swoich pracowników nieodpłatnie posiłków. Rodzi się pytanie, w jaki sposób tego typu świadczenia należy rozliczyć w wynagrodzeniu pracownika biorąc pod uwagę przepisy ustawy o podatku dochodowym i ZUS.

Jak należy traktować dofinansowanie do posiłków pracowników?

Jeżeli pracodawca zatrudnia pracowników w warunkach szczególnie uciążliwych ma obowiązek zapewnić nieodpłatnie posiłki i napoje niezbędne ze względów profilaktycznych. Istnieją przepisy bhp, które w sposób szczegółowy regulują tę kwestię. Nas natomiast będzie interesowało, w jaki sposób należy traktować dofinansowanie do posiłków innych niż regeneracyjne. W ustawie o PIT nie ma bezpośredniego odniesienia do takiej sytuacji, ale jak zajrzymy do przepisów mamy informację na temat co jest zaliczane do przychodów ze stosunku pracy a wśród nich znajdziemy wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Idąc dalej, żeby mówić o świadczeniach nieodpłatnych, powinny być spełnione przesłanki, które zostały wskazane w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 2014 roku sygn. akt K 7/13:

• po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• po trzecie, korzyść ta jest wymierna (również w postaci zaoszczędzenia wydatku) i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Dopiero jeżeli zostaną spełnione te trzy przesłanki łącznie możemy mówić o nieodpłatnych świadczeniach w kontekście dofinansowania do posiłków pracowników. Jeżeli już ustalimy te założenia można przejść do zasad rozliczania na gruncie podatku PIT i ZUS.

Dofinansowanie do posiłków a podatek PIT

W ustawie o podatku dochodowym w przepisach, które mówią o zwolnieniach z podatku PIT nie znalazło się dofinansowanie do posiłków pracowników, jeżeli nie są to świadczenia wynikające z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Aby mówić o przychodzie podatkowym w kontekście dopłaty do posiłków, który podlega PIT powinny być spełnione warunki:

• o których mowa w wyroku Trybunału,
• wartość otrzymanego dofinansowania powinna być określona kwotowo i przyporządkowana do danego pracownika, który je otrzymał.

Dofinansowanie do posiłków a składki ZUS

Odrębną kwestią jest ustalenie, czy dofinansowanie do posiłków znajdzie się w podstawie do naliczania składek ZUS. Ta kwestia jest uregulowana w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączona jest wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwa- lentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty:

• 190 zł do 28 lutego 2022 r.,
• 300 zł od 1 marca 2022 r.

Jeżeli wartość dofinansowania przekroczy kwotę 300 zł wówczas oskładkowaniu podlega jedynie kwota nadwyżki.