Uprawnienia w KSeF - omówione zagadnienia:
Kto może korzystać z KSeF?
Z Krajowego Systemu e-Faktury mogą korzystać:
- przedsiębiorca,
- podmioty wskazane przez przedsiębiorcę, np. biuro rachunkowe,
- komornicy sądowi i organy egzekucyjne (z art. 106c ustawy o VAT),
- osoby fizyczne wskazane przez komorników sądowych i organy egzekucyjne
- osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA o nadaniu uprawnień do korzystanie z KSeF przez przedsiębiorcę lub komorników/organy egzekucyjne
- pozostałe podmioty wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom.
Skorzystanie z KSeF wymaga uwierzytelnienia za pomocą:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, albo
- podpisu zaufanego, albo
- wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się w jeden z powyższych sposobów, ciągu znaków alfanumerycznych,
– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.
Więcej na temat dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur przeczytasz w artykule: Metody uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSEF
Rodzaje uprawnień do KSeF
Wyróżnia się trzy rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF:
- uprawnienie do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
- uprawnienie do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych
- uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy w ramach samofakturowania – jeśli przedsiębiorcy zawarli wcześniej umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy przez kupującego, w której określili procedurę zatwierdzania tak wystawionych faktur.

Komornicy i organy egzekucyjne będą miały dostęp tylko do tych faktur, w których są wymienieni, jako strona.
Sposoby nadawania, zmiany lub odebrania uprawnień do KSeF
Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur może być dokonywane:
- elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego, dostępnego na stronie wskazanej przez Ministerstwo Finansów lub za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API) – po weryfikacji posiadanych uprawnień.
- papierowo – w drodze zawiadomienia ZAW-FA. Taka możliwość jest przewidziana dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie mogą uwierzytelnić się w sposób elektroniczny.
Zakres danych, jakie należy podać uprawniając do KSeF
Zarządzanie uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga podania:
- NIP przedsiębiorcy – podatnika,
- danych podmiotu/osoby fizycznej, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie:
- NIP – w przypadku podmiotu, NIP lub PESEL – w przypadku osoby fizycznej,
- imienia i nazwiska osoby fizycznej albo nazwy podmiotu,
- daty urodzenia osoby fizycznej, w przypadku niepodania NIP i PESEL,
- numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej oraz kraju jego wydania – w przypadku nieposiadania NIP i PESEL przez daną osobę,
- danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej, w przypadku gdy podpis ten nie zawiera NIP i PESEL.
Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnienia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez osobę fizyczną uprawnioną przez komorników sądowych i organy egzekucyjne wymaga podania:
- NIP komornika/organu egzekucyjnego oraz
- danych osoby fizycznej wymienionych na powyższej liście (imienia, nazwiska, daty urodzenia itd).
Od kiedy uprawnienia są skuteczne?
Aby uprawnienia zaczęły działać muszą zostać wprowadzone do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych uprawnienia będą skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji.
Zaś uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności weryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu.
W ramach KSeF przedsiębiorca ma wybór czy chce sam bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania lub otrzymywania faktur i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień.
Dostęp do faktury ustrukturyzowanej
Dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy poprzez podanie:
- numeru identyfikującego daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,
- numeru faktury,
- NIP lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o jego braku,
- imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy albo informacji o braku tych danych;
- kwoty należności ogółem.
Podziel się z innymi: