Krajowy system e-faktur

Uprawnienia w KSeF, czyli kto i do czego ma prawo?

prawnienia KSeF

Uprawnienie do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur mają nie tylko przedsiębiorcy wystawiający faktury, ale i inne podmioty; wskazane ustawowo, np. komornicy sądowi, czy też przez przedsiębiorcę, np. biuro rachunkowe. Kto i jakie ma uprawnienia KSeF?

Kto może korzystać z KSeF?

Z Krajowego Systemu e-Faktury mogą korzystać:

  1. przedsiębiorca,
  2. podmioty wskazane przez przedsiębiorcę, np. biuro rachunkowe,
  3. komornicy sądowi i organy egzekucyjne (z art. 106c ustawy o VAT),
  4. osoby fizyczne wskazane przez komorników sądowych i organy egzekucyjne
  5. osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA o nadaniu uprawnień do korzystanie z KSeF przez przedsiębiorcę lub komorników/organy egzekucyjne
  6. pozostałe podmioty wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom.

Skorzystanie z KSeF wymaga uwierzytelnienia za pomocą:

  • kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo
  • kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, albo
  • podpisu zaufanego, albo
  • wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się w jeden z powyższych sposobów, ciągu znaków alfanumerycznych,

– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

Więcej na temat dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur przeczytasz w artykule: Metody uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSEF

Rodzaje uprawnień do KSeF

Wyróżnia się trzy rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF:

  1. uprawnienie do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
  2. uprawnienie do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych
  3. uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy w ramach samofakturowania – jeśli przedsiębiorcy zawarli wcześniej umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy przez kupującego, w której określili procedurę zatwierdzania tak wystawionych faktur.

uprawnienia do KSeF tabela
 

Komornicy i organy egzekucyjne będą miały dostęp tylko do tych faktur, w których są wymienieni, jako strona.

Sposoby nadawania, zmiany lub odebrania uprawnień do KSeF

Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur może być dokonywane:

  • elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego, dostępnego na stronie wskazanej przez Ministerstwo Finansów lub za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API) – po weryfikacji posiadanych uprawnień.
  • papierowo – w drodze zawiadomienia ZAW-FA. Taka możliwość jest przewidziana dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie mogą uwierzytelnić się w sposób elektroniczny.

Zakres danych, jakie należy podać uprawniając do KSeF

Zarządzanie uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga podania:

  1. NIP przedsiębiorcy – podatnika,
  2. danych podmiotu/osoby fizycznej, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie:
  • NIP – w przypadku podmiotu, NIP lub PESEL – w przypadku osoby fizycznej,
  • imienia i nazwiska osoby fizycznej albo nazwy podmiotu,
  • daty urodzenia osoby fizycznej, w przypadku niepodania NIP i PESEL,
  • numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej oraz kraju jego wydania – w przypadku nieposiadania NIP i PESEL przez daną osobę,
  • danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej, w przypadku gdy podpis ten nie zawiera NIP i PESEL.
  • rodzaju uprawnienia – są one wymienione w poprzednim bloku artykułu: Rodzaje uprawnień do KSeF
  • informacji, czy podmiot lub osoba fizyczna, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie, jest przedstawicielem podatkowym.
  • Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnienia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez osobę fizyczną uprawnioną przez komorników sądowych i organy egzekucyjne wymaga podania:

    • NIP komornika/organu egzekucyjnego oraz
    • danych osoby fizycznej wymienionych na powyższej liście (imienia, nazwiska, daty urodzenia itd).

    Od kiedy uprawnienia są skuteczne?

    Aby uprawnienia zaczęły działać muszą zostać wprowadzone do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych uprawnienia będą skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji.

    Zaś uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności weryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu.

    W ramach KSeF przedsiębiorca ma wybór czy chce sam bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania lub otrzymywania faktur i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień.

    Dostęp do faktury ustrukturyzowanej

    Dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy poprzez podanie:

    1. numeru identyfikującego daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,
    2. numeru faktury,
    3. NIP lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o jego braku,
    4. imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy albo informacji o braku tych danych;
    5. kwoty należności ogółem.

    Zobacz nasz kompleksowy materiał video o KSeF:

    Klauzula/ zastrzeżenie prawne na ifirma.pl

    Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

    Dodaj komentarz

    Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

    Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

    O księgowości wiemy wszystko,
    żebyś Ty nie musiał

    Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

    Romek

    z ifirma.pl

    Masz pytania?
    Skontaktuj się z nami

    Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

    Nowoczesna

    Rzetelna

    Księgowość