Kto może korzystać z KSeF?

Z Krajowego Systemu e-Faktury mogą korzystać:

1. przedsiębiorca,
2. podmioty wskazane przez przedsiębiorcę, np. biuro rachunkowe,
3. komornicy sądowi i organy egzekucyjne (z art. 106c ustawy o VAT),
4. osoby fizyczne wskazane przez komorników sądowych i organy egzekucyjne
5. osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA o nadaniu uprawnień do korzystanie z KSeF przez przedsiębiorcę lub komorników/organy egzekucyjne
6. pozostałe podmioty wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom.

Skorzystanie z KSeF wymaga uwierzytelnienia za pomocą:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, albo
• podpisu zaufanego, albo
• wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się w jeden z powyższych sposobów, ciągu znaków alfanumerycznych,

– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

Więcej na temat dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur przeczytasz w artykule: Metody uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSEF

Rodzaje uprawnień do KSeF

Wyróżnia się trzy rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF:

1. uprawnienie do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
2. uprawnienie do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych
3. uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy w ramach samofakturowania – jeśli przedsiębiorcy zawarli wcześniej umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy przez kupującego, w której określili procedurę zatwierdzania tak wystawionych faktur.

Komornicy i organy egzekucyjne będą miały dostęp tylko do tych faktur, w których są wymienieni, jako strona.

Sposoby nadawania, zmiany lub odebrania uprawnień do KSeF

Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur może być dokonywane:

• elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego, dostępnego na stronie wskazanej przez Ministerstwo Finansów lub za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API) – po weryfikacji posiadanych uprawnień.
• papierowo – w drodze zawiadomienia ZAW-FA. Taka możliwość jest przewidziana dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie mogą uwierzytelnić się w sposób elektroniczny.

Zakres danych, jakie należy podać uprawniając do KSeF

Zarządzanie uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga podania:

1. NIP przedsiębiorcy – podatnika,
2. danych podmiotu/osoby fizycznej, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie:

• NIP – w przypadku podmiotu, NIP lub PESEL – w przypadku osoby fizycznej,
• imienia i nazwiska osoby fizycznej albo nazwy podmiotu,
• daty urodzenia osoby fizycznej, w przypadku niepodania NIP i PESEL,
• numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej oraz kraju jego wydania – w przypadku nieposiadania NIP i PESEL przez daną osobę,
• danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej, w przypadku gdy podpis ten nie zawiera NIP i PESEL.

Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnienia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez osobę fizyczną uprawnioną przez komorników sądowych i organy egzekucyjne wymaga podania:

• NIP komornika/organu egzekucyjnego oraz
• danych osoby fizycznej wymienionych na powyższej liście (imienia, nazwiska, daty urodzenia itd).

Od kiedy uprawnienia są skuteczne?

Aby uprawnienia zaczęły działać muszą zostać wprowadzone do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych uprawnienia będą skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji.

Zaś uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności weryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu.

W ramach KSeF przedsiębiorca ma wybór czy chce sam bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania lub otrzymywania faktur i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień.

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy poprzez podanie:

1. numeru identyfikującego daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,
2. numeru faktury,
3. NIP lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o jego braku,
4. imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy albo informacji o braku tych danych;
5. kwoty należności ogółem.

Zobacz nasz kompleksowy materiał video o KSeF: