Uprawnienia w KSeF, czyli kto i do czego ma prawo?

Kto i jakie ma uprawnienia KSeF?

KSeF w pigułce – kluczowe informacje o KSeF w formie video:

Kto może korzystać z KSeF?

Z Krajowego Systemu e-Faktury mogą korzystać:

1. przedsiębiorca,
2. podmioty wskazane przez przedsiębiorcę, np. biuro rachunkowe,
3. komornicy sądowi i organy egzekucyjne (z art. 106c ustawy o VAT),
4. osoby fizyczne wskazane przez komorników sądowych i organy egzekucyjne
5. osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA o nadaniu uprawnień do korzystanie z KSeF przez przedsiębiorcę lub komorników/organy egzekucyjne
6. pozostałe podmioty wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom.

Skorzystanie z KSeF wymaga uwierzytelnienia za pomocą:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, albo
• podpisu zaufanego, albo
• wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się w jeden z powyższych sposobów, ciągu znaków alfanumerycznych,

– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

Więcej na temat dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur przeczytasz w artykule: Metody uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSEF

Rodzaje uprawnień do KSeF

Wyróżnia się trzy rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF:

1. uprawnienie do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
2. uprawnienie do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych
3. uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy w ramach samofakturowania – jeśli przedsiębiorcy zawarli wcześniej umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy przez kupującego, w której określili procedurę zatwierdzania tak wystawionych faktur.

Podmioty uprawnione do korzystania z KSEF

Rodzaje uprawnień	Nadanie, zmiana lub odbiór uprawnień	Wystawianie lub dostęp do e-Faktur	Wystawianie faktur przez nabywcę (samofakturowanie)
Przedsiębiorca	TAK	TAK	Uprawnienie do samofakturowania posiada wskazany przez przedsiębiorcę: nabywca podmiot wskazany przez tego nabywcę do wystawiania faktur
Osoba fizyczna wskazana przez przedsiębiorcę	TAK	TAK
Komornicy sądowi i organy egzekucyjne	TAK	TAK
Osoba fizyczna wskazana przez komorników i org.egz.	TAK	TAK
Podmiot wskazany przez przedsiębiorców, np. biuro rachunkowe	NIE	TAK
Osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wskazany przez przedsiębiorcę, np. pracownik biura rachunkowego	NIE	TAK

Komornicy i organy egzekucyjne będą miały dostęp tylko do tych faktur, w których są wymienieni, jako strona.

Sposoby nadawania, zmiany lub odebrania uprawnień do KSeF

Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur może być dokonywane:

• elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego, dostępnego na stronie wskazanej przez Ministerstwo Finansów lub za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API) – po weryfikacji posiadanych uprawnień.
• papierowo – w drodze zawiadomienia ZAW-FA. Taka możliwość jest przewidziana dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie mogą uwierzytelnić się w sposób elektroniczny.

Zakres danych, jakie należy podać uprawniając do KSeF

Zarządzanie uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga podania:

1. NIP przedsiębiorcy – podatnika,
2. danych podmiotu/osoby fizycznej, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie:
• NIP – w przypadku podmiotu, NIP lub PESEL – w przypadku osoby fizycznej,
• imienia i nazwiska osoby fizycznej albo nazwy podmiotu,
• daty urodzenia osoby fizycznej, w przypadku niepodania NIP i PESEL,
• numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej oraz kraju jego wydania – w przypadku nieposiadania NIP i PESEL przez daną osobę,
• danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej, w przypadku gdy podpis ten nie zawiera NIP i PESEL.
3. rodzaju uprawnienia – są one wymienione w poprzednim bloku artykułu: Rodzaje uprawnień do KSeF
4. informacji, czy podmiot lub osoba fizyczna, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie, jest przedstawicielem podatkowym.

Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnienia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez osobę fizyczną uprawnioną przez komorników sądowych i organy egzekucyjne wymaga podania:

• NIP komornika/organu egzekucyjnego oraz
• danych osoby fizycznej wymienionych na powyższej liście (imienia, nazwiska, daty urodzenia itd).

Od kiedy uprawnienia są skuteczne?

Aby uprawnienia zaczęły działać muszą zostać wprowadzone do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych uprawnienia będą skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji.

Zaś uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności weryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu.

W ramach KSeF przedsiębiorca ma wybór czy chce sam bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania lub otrzymywania faktur i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień.

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy poprzez podanie:

1. numeru identyfikującego daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,
2. numeru faktury,
3. NIP lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o jego braku,
4. imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy albo informacji o braku tych danych;
5. kwoty należności ogółem.