Polityka prywatności – kandydaci do pracy

Chcąc pracować dla IFI musisz wiedzieć

Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy Ciebie i Twoich danych osobowych przekazanych w celu uczestnictwa w procesie rekrutacyjnym. Firmą odpowiedzialną za ochronę Twoich danych osobowych będzie IFIRMA SA. Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym przepisami prawa (w tym Kodeksem Pracy) jest obligatoryjne, a w pozostałym zakresie jest dobrowolne. W zakresie w jakim podanie danych osobowych jest obligatoryjne, niepodanie tych danych może być podstawą nieuwzględnienia Twojej kandydatury w procesie rekrutacyjnym związku z art. 13 ust. 2 lit e) RODO.

Poniżej wyjaśniamy w jaki sposób będziemy wykorzystywać Twoje dane osobowe zebranych od Ciebie lub od osób trzecich w ramach procesu rekrutacji.

Jednocześnie wskazujemy, że niniejsza Polityka Prywatności ma wyłącznie charakter informacyjny. W szczególności, nie stanowi ona realizacji obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej: „RODO”).

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki prywatności. Informacja o zmianach w dokumencie publikowana będzie na stronie ifirma.pl w zakładce RODO.

Kategorie danych osobowych

Kiedy składasz do nas podanie o pracę, zbieramy następujące kategorie Twoich danych osobowych:

• Dane kontaktowe: imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu.
• Informacje z życiorysu/CV: historia Twojej kariery zawodowej i zatrudnienia, data urodzenia, wizerunek, wykształcenie, umiejętności, znajomość języków obcych oraz wszelkie inne informacje, jakie zostaną zawarte w Twoim CV.
• List motywacyjny: wszelkie informacje, jakie zdecydujesz się zawrzeć w liście motywacyjnym.
• Zdolność do wykonywania pracy: dokumenty potwierdzające prawo do podjęcia pracy (np. obywatelstwo, zgoda urzędowa na podjęcie zatrudnienia itp.).

Ponadto, w zależności od stanowiska, o które się ubiegasz możemy uzyskać informacje od osób trzecich:

• Rekrutacja wewnętrzna: jeżeli jesteś już zatrudniony przez IFIRMA SA i ubiegasz się o inne stanowisko w ramach rekrutacji wewnętrznej, możemy wykorzystać informacje z Twoich akt pracowniczych w celu uzupełnienia informacji przedstawianych przez Ciebie w Twoim podaniu o pracę.
• Ocena pracy: możemy poprosić Cię o poddanie się ocenie kompetencji, swoich umiejętności, cech charakteru lub zdolności poznawczych. Takie oceny zazwyczaj przeprowadzane która przekazuje nam wyniki oceny. Przed dokonaniem takiej oceny, przekażemy Ci dalsze informacje mające zastosowanie w danej sytuacji.
• Weryfikacja przed zatrudnieniem: w zależności od charakteru danego stanowiska i kraju możemy poprosić eksperta specjalizującego się w badaniach kompetencyjnych dla kandydatów do pracy o zbadanie, czy występują jakiekolwiek okoliczności, które wykluczałyby możliwość objęcia przez Ciebie danego stanowiska. Kwestia zorganizowania takiego badania oraz jego zakres i cel zostaną z Tobą omówione przed badaniem.
• Referencje: możemy zdecydować się na pozyskanie referencji od osób/ instytucji, z którymi współpracowałaś/ -łeś w przeszłości. Skontaktujemy się tylko z tymi osobami, których dane kontaktowe nam podałeś. Jeśli jesteś już pracownikiem IFIRMA SA, możemy poprosić – bez Twojej wiedzy – o referencje od Twojego przełożonego i/lub współpracowników.

Cele przetwarzania danych

Administrator Danych Osobowych będzie przetwarzać Twoje dane w następujących celach:

• Rekrutacja: przetwarzamy informacje o Tobie w związku z realizacją procesu rekrutacji i poszukiwaniem przez Ciebie zatrudnienia.
• Rozstrzyganie sporów: możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celach związanych z rozstrzyganiem sporów, rozpatrywaniem skarg i prowadzeniem postępowań prawnych.
• W celu zapewnienia zgodności z prawem: możemy mieć obowiązek przetwarzania Twoich danych osobowych w celu zapewnienia zgodności z prawem lub wyrokiem sądowym.

Kategorie podmiotów, jakie mogą mieć dostęp do Twoich danych osobowych

Administrator Danych Osobowych może udostępniać Twoje dane osobowe następującym kategoriom podmiotów w poniższych okolicznościach:

• jeżeli uzyskujemy informacje od osób trzecich (jak opisano powyżej), przekazujemy im Twoje imię i nazwisko oraz inne informacje niezbędne do tego, aby mogli nam przekazać istotne informacje o Twoich kwalifikacjach (pozyskanie referencji),
• możemy przekazywać Twoje dane osobowe Klientom na podstawie zawartych umów o świadczenie usług rekrutacyjnych. W takich przypadkach podmioty te mogą wykorzystywać Twoje dane osobowe wyłącznie w celach opisanych w umowach,
• możemy przekazywać Twoje dane osobowe stronom trzecim działającym w naszym imieniu, np. naszym usługodawcom. W takich przypadkach podmioty te mogą wykorzystywać Twoje dane osobowe wyłącznie w celach opisanych powyżej i zgodnie z zawartymi stosownymi umowami,
• nasi pracownicy w związku z zakresem zadań na stanowisku (np. specjalista ds. kadr i płac) mają dostęp do Twoich danych osobowych. W takiej sytuacji dostęp jest udzielany jedynie w razie konieczności opisanej powyżej, a pracownicy są zobowiązani do zachowania poufności,
• możemy udostępniać Twoje dane osobowe, jeśli jest to wymagane przez prawo lub na mocy nakazu sądowego, np. organom ścigania i innym instytucjom rządowym.

Miejsce przechowywania Twoich danych osobowych

Dostęp do Twoich danych osobowych będą mieć pracownicy znajdujący się na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

IFIRMA SA nie korzysta z zewnętrznych usługodawców w celu przechowywania Twoich danych osobowych, które to dane mogą być przechowywane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych w ramach PrivacyShield (Tarczy Prywatności UE-USA).

Przechowywanie danych osobowych

Przechowujemy Twoje dane osobowe przez określony czas i usuwamy je, kiedy nie ma już konieczności ich dalszego przetwarzania. Oznacza to, że przechowujemy Twoje dane osobowe w trakcie trwania procesu rekrutacji oraz za Twoją zgodą po jego zakończeniu. Jeżeli zostaniesz wybrany na dane stanowisko, będziemy przechowywać Twoje dane osobowe zgodnie z przyjętymi przez nas wytycznymi dotyczącymi ochrony prywatności oraz obowiązującymi przepisami krajowymi.

Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe przez dłuższy czas po zakończeniu procesu rekrutacji, w przypadku toczącego się sporu prawnego lub jeżeli udzieliłaś/ -łeś nam zgody na przechowywanie Twoich danych osobowych przez dłuższy okres (na potrzeby przyszłych rekrutacji).

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie przepisu Kodeksu Pracy (art. 22¹), Twojej zgody oraz prawnie uzasadnionego interesu firmy IFIRMA SA. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest w tym przypadku proces rekrutacyjny, a więc działania podejmowane przed zaistnieniem ewentualnych relacji pomiędzy Tobą, a IFIRMA SA i opartych na umowie o pracę, umowie cywilno-prawnej lub kontrakcie B2B. W niektórych sytuacjach mamy także prawny obowiązek przetwarzania Twoich danych osobowych.

Przetwarzając Twoje dane osobowe nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Twoje prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych

Przysługują Ci określone prawa na mocy przepisów w zakresie ochrony danych osobowych, obowiązujących w Unii Europejskiej.

Prawo dostępu
Możesz żądać informacji o sposobach przetwarzania Twoich danych osobowych, w tym informacji w następujących kwestiach:

• Dlaczego przetwarzamy Twoje dane osobowe?
• Jakie kategorie danych osobowych przetwarzamy?
• Komu przekazujemy Twoje dane osobowe?
• Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe, lub jakie są kryteria dla ustalania tego okresu?
• Jakie przysługują Ci prawa?
• Skąd uzyskaliśmy Twoje dane osobowe (jeżeli nie otrzymaliśmy ich od Ciebie)?
• Czy przetwarzanie danych obejmuje automatyczne podejmowanie decyzji (tzw. profilowanie)?
• Jeżeli Twoje dane zostały przekazane do kraju poza EOG, jak zapewniamy ich bezpieczeństwo i ochronę?

Wszystkie te informacje zostały zawarte w niniejszej Polityce Prywatności. Możesz także zażądać kopii danych osobowych, jakie posiadamy i przetwarzamy na Twój temat. Jednak wydanie dodatkowych kopii podlega opłacie równej kosztom obsługi tego żądania.

Prawo do sprostowania danych
Bardzo ważnym jest, abyśmy posiadali prawidłowe informacje na Twój temat. Zachęcamy, abyś informował nas, gdy Twoje dane osobowe są niezgodne ze stanem faktycznym, np. gdy zmieniłeś nazwisko lub adres. W przypadku chęci skorygowania danych, prosimy o dostarczenie dokumentu potwierdzającego zmiany.

Prawo do ograniczenia przetwarzania
Od chwili, gdy zwrócisz się do nas z wnioskiem o korektę Twoich danych osobowych lub jeżeli zgłosiłeś sprzeciw wobec ich przetwarzania, do czasu, aż będziemy w stanie zbadać sprawę lub potwierdzić dokładność Twoich danych (lub zmienić je zgodnie z Twoimi instrukcjami), masz prawo do ograniczenia przetwarzania. Oznacza to, że (poza przechowywaniem danych) możemy przetwarzać Twoje dane osobowe wyłącznie zgodnie z treścią Twojej zgody, w razie konieczności dotyczącej roszczeń prawnych, w celu ochrony praw innej osoby lub jeżeli z ich przetwarzaniem związany jest ważny interes publiczny. Możesz także poprosić nas o ograniczenie przetwarzania Twoich danych, jeżeli przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale nie chcesz, abyśmy skasowali Twoje dane osobowe.

Prawo wniesienia sprzeciwu
Jeżeli uważasz, że nie mamy prawa by przetwarzać Twoje dane osobowe, lub chciałbyś, aby kwestia dotycząca automatycznego podejmowania decyzji została ponownie rozstrzygnięta, możesz zgłosić sprzeciw w odniesieniu do przetwarzania danych. W takiej sytuacji wolno nam kontynuować przetwarzanie tylko wówczas, jeżeli potrafimy przedstawić przekonujące uzasadnienia, które są ważniejsze od Twoich interesów, praw i swobód. Jednak zawsze możemy przetwarzać Twoje dane osobowe, gdy jest to wymagane w celu ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń.

Prawo do przenoszenia danych
Możesz poprosić, aby Twoje dane osobowe, które podałeś nam w celu przetwarzania na podstawie zgody lub w celu wykonania umowy, zostały Ci przekazane w odpowiednio przygotowanym, powszechnie używanym i czytelnym dla urządzeń formacie. Masz także prawo żądać przekazania tych informacji do innego Administratora Danych Osobowych. Pamiętaj, że uprawnienie to możesz realizować u Administratora Danych Osobowych, a nie u podmiotu przetwarzającego Twoje dane na zlecenie tego Administratora Danych Osobowych.

Wycofanie zgody
Biorąc pod uwagę fakt, że niektóre czynności przetwarzania powinny odbywać się na podstawie zgody, masz prawo do wycofania swojej zgody w dowolnym momencie i w związku z tym na tej podstawie zaprzestaniemy przetwarzania, jeżeli Twoje żądanie będzie uzasadnione. Nie wpłynie to na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Posiadasz również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, celem skorzystania z możliwości ochrony prawnej przewidzianej przez prawo.

Dane kontaktowe

Jeśli potrzebujesz skontaktować się z Administratorem (Twoich) Danych Osobowych lub naszym Inspektorem Ochrony Danych, w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych, prosimy przesłać e-mail na iod@ifirma.pl. Dane identyfikacyjne IOD: Justyna Korycka / z ramienia Kancelarii Olesiński&Wspólnicy.