Usługi budowalne - umowa czy faktura? Jaki VAT i rozliczenie w 2026

Rozliczenie usług budowalnych - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Na przestrzeni ostatnich lat narosło sporo kontrowersji wokół rozliczania usług budowlanych. Najwięcej problemów i wątpliwości powstaje wokół prawidłowego ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego. Nie mniej istotne jest ustalenie prawidłowej stawki podatku VAT. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem rozliczania usług budowlanych na gruncie VAT w 2026 roku.

Usługi budowlane – umowa czy faktura?

W przypadku świadczenia usług budowlanych wydaje się, że ważna jest zarówno umowa jak i faktura. W kwestii przygotowania umowy wypowiada się Kodeks cywilny, który w dość precyzyjny sposób określa zasady współpracy. Prawidłowo skonstruowana umowa pozwoli uniknąć sporów i niedomówień, które mogą być kłopotliwe zarówno dla wykonawcy jak i odbiorcy usługi.

Umowa powinna mieć postać pisemną i zawierać wszystkie niezbędne rozstrzygnięcia w szczególności co do:

gwarancji zapłaty za wykonanie robót budowlanych,
udzielenia gwarancji,
stosowanych materiałów,
przygotowania placu budowy,
terminów odbioru prac,
w przypadku odbiorów częściowych ustalenie terminów płatności,
powodów odstąpienia od umowy,
kar za opóźnienia w wykonaniu prac.

Zapisy umowne nie mogą być sprzeczne z obowiązującymi przepisami.

Faktura natomiast jest podstawowym dokumentem służącym do rozliczenia podatku VAT. Powinna być wystawiona w ustawowym terminie i zawierać niezbędne elementy, o których jest mowa w przepisach. Na gruncie podatku VAT do usług budowlanych mogą być stosowane różne stawki podatku VAT.

Jaki VAT na usługi budowlane?

W przypadku usług budowlanych, jeżeli wykonawca jest czynnym podatnikiem VAT, mogą mieć zastosowanie dwie stawki VAT – 8% lub 23%.

Stawka podatku VAT dla usług budowlanych
8%	23%
Dostawa, budowa, remont, modernizacja, termomodernizacja, przebudowa, roboty konserwacyjne dotyczące obiektów budowlanych lub ich części zaliczonych do budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym*). Roboty konserwacyjne dotyczące: obiektów budownictwa mieszkaniowego lub ich części, z wyłączeniem lokali użytkowych, lokali mieszkalnych w budynkach niemieszkalnych sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych (PKOB) w dziale 12 – w zakresie, w jakim wymienione roboty nie są objęte tą stawką na podstawie pkt 1.	Świadczenie pozostałych usług budowlanych.

*) Przez budownictwo objęte społecznym programem mieszkaniowym rozumie się:

obiekty budownictwa mieszkaniowego lub ich części, z wyłączeniem lokali użytkowych,
lokale mieszkalne w budynkach niemieszkalnych sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych w dziale 12,
obiekty sklasyfikowane w PKOB w klasie ex 1264 – wyłącznie budynki instytucji ochrony zdrowia świadczących usługi zakwaterowania z opieką lekarską i pielęgniarską, zwłaszcza dla ludzi starszych i niepełnosprawnych,
mikroinstalację, o której mowa w ustawie o odnawialnych źródłach energii, funkcjonalnie z nimi związaną.

Do budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym zalicza się:

budynki mieszkalne jednorodzinne o powierzchni użytkowej do 300 m2,
lokale mieszkalne o powierzchni użytkowej do 150 m2.

Uwaga!
W przypadku budownictwa mieszkaniowego o powierzchni przekraczającej limity odpowiednio 300 m2 i 150 m2 stawkę podatku w wysokości 8% stosuje się tylko do części podstawy opodatkowania odpowiadającej udziałowi powierzchni użytkowej kwalifikującej do budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym w całkowitej powierzchni użytkowej.

W przypadku robót konserwacyjnych mających na celu utrzymanie sprawności technicznej elementów budynku lub jego części, innych niż remont, stawka 8% nie ma zastosowania, jeżeli wartość netto towarów wliczanych do podstawy opodatkowania świadczenia robót konserwacyjnych nie przekracza 50% tej podstawy.

Przykład 1

Pan Piotr rozpoczął budowę domu jednorodzinnego o powierzchni 350 m2 . W tym przypadku stawki podatku VAT będą stosowane proporcjonalnie:
– stawka 8% – 85,72% (300 m2 /350 m2 x 100),
– stawka 23% – 14,28% (50 m2 /350 m2 x 100).

Jak ustalić powierzchnię użytkową?

Ustawodawca, wprowadzając dwie stawki podatku VAT dla usług budowlanych świadczonych dla budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym, podał kryterium, jakie powinno być stosowane przy ustalaniu stawki. Pojawia się pojęcie “powierzchni użytkowej”, które nie jest zdefiniowane w ustawie o podatku VAT. Organy podatkowe podkreślają, że w takim przypadku pomocne mogą być inne przepisy, w których wyjaśniana jest zasada wyliczania powierzchni użytkowej.

W interpretacji z dnia 22 stycznia 2024 r. nr 0114-KDIP1-1.4012.761.2023.1.KOM Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) zaznacza, że takie pojęcie pojawia się między innymi w:

ustawie o podatkach i opłatach lokalnych,
ustawie o podatku od spadków i darowizn,
ustawie o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego,
rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych (PKOB).

W ustawie o podatkach i opłatach lokalnych za powierzchnię użytkową przyjmuje się powierzchnię mierzoną po wewnętrznej długości ścian na wszystkich kondygnacjach, z wyjątkiem powierzchni klatek schodowych oraz szybów dźwigowych. Za kondygnację uważa się również garaże podziemne, piwnice, sutereny i poddasza użytkowe. Powierzchnie pomieszczeń lub ich części oraz część kondygnacji o wysokości w świetle od 1,40 m do 2,20 m zalicza się do powierzchni użytkowej budynku w 50%, a jeżeli wysokość jest mniejsza niż 1,40 m – powierzchnię tę pomija się.

Z kolei w rozporządzeniu w sprawie PKOB zdefiniowano pojęcie budynków mieszkalnych i niemieszkalnych.

Budynki mieszkalne
Są to obiekty budowlane, których co najmniej połowa całkowitej powierzchni użytkowej jest wykorzystywana do celów mieszkalnych. W przypadkach, gdy mniej niż połowa całkowitej powierzchni użytkowej wykorzystywana jest na cele mieszkalne, budynek taki klasyfikowany jest jako niemieszkalny, zgodnie z jego przeznaczeniem.

Budynki niemieszkalne
Są to obiekty budowlane wykorzystywane głównie dla potrzeb niemieszkalnych. W przypadku, gdy co najmniej połowa całkowitej powierzchni użytkowej wykorzystywana jest do celów mieszkalnych, budynek klasyfikowany jest jako budynek mieszkalny.

Całkowita powierzchnia użytkowa
Obejmuje powierzchnię budynku z wyjątkiem:

powierzchni elementów budowlanych m.in. podpór, kolumn, filarów, szybów, kominów,
powierzchni zajmowanych przez pomieszczenia techniczne instalacji ogólnobudowlanych,
powierzchni komunikacji, np. klatki schodowe, dźwigi, przenośniki.

Część “mieszkaniowa” budynku mieszkalnego
Obejmuje pomieszczenia mieszkalne takie jak:

kuchnie, pokoje wypoczynkowe, sypialnie,
pomieszczenia pomocnicze,
piwnice,
pomieszczenia ogólnego użytkowania, np. wózkarnie, suszarnie.

W przywołanej na wstępie interpretacji Dyrektor KIS podkreślił, że do powierzchni użytkowej lokalu mieszkalnego nie trzeba wliczać powierzchni przynależnych, np. komórek lokatorskich.

Usługa kompleksowa a stawka VAT

Brak definicji świadczenia kompleksowego w przepisach podatkowych przysparza wiele problemów przedsiębiorcom. Co prawda na przestrzeni lat wypracowana została linia orzecznicza i interpretacyjna, ale i tak w niektórych sytuacjach wątpliwości pozostają.

W jednej z interpretacji dotyczącej Wiążącej Informacji Stawkowej (WIS) z dnia 22 sierpnia 2025 r. nr 0110-KSI2-2.442.1.2025.4.PS rozstrzygnięcie dotyczyło stawki VAT na usługi (świadczenia kompleksowego) zaprojektowania: produkcji, dostawy, montażu oraz konfiguracji systemu inteligencji budynkowej. Kluczowe w całej sprawie było ustalenie czy mamy do czynienia ze świadczeniem kompleksowym. Czytamy w niej m.in., że koncepcja świadczeń złożonych (kompleksowych) zakłada, że dla celów podatku od towarów i usług należy wiązkę świadczeń postrzegać jako jedno świadczenie, gdy jeden z elementów takiego świadczenia ma charakter dominujący (główny), zaś pozostałe świadczenia mają charakter pomocniczy i są ze świadczeniem głównym na tyle związane, że ich rozdzielenie miałoby charakter sztuczny – z tego względu łącznie stanowią jedno kompleksowe świadczenie.

Dalej czytamy, że dla oceny kompleksowości świadczenia decydujący jest zakres i charakter wykonywanych czynności oraz sposób ich wykonania, jak również – wzajemny sposób ich powiązania, poprzez ustalenie związku pomiędzy wykonywanymi czynnościami, tak aby można była powiedzieć, że jedna usługa warunkuje, determinuje wykonanie drugiej. W konsekwencji oznacza to, że wykonywane czynności są ściśle ze sobą powiązane.

W przypadku świadczeń kompleksowych (złożonych) obowiązuje zasada, że świadczenie kompleksowe jest opodatkowane według stawki właściwej dla dominującej czynności. W przypadku tego rozstrzygnięcia uznano, że elementem dominującym jest usługa montażu, do której ma zastosowanie 8% stawka VAT pod warunkiem, że obiekt budowlany jest zaliczany do budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym.

Taka sama zasada będzie dotyczyła między innymi montażu stolarki budowlanej typu: okna, drzwi, rolety zewnętrzne, bramy garażowe w bryle budynku.

Temat montażu stolarki budowlanej został poruszony w interpretacji z dnia 3 marca 2020 r. nr 0113-KDIPT1-1.4012.815.2019.3.AKA. W tym przypadku przedsiębiorca chciał się upewnić, że postępuje prawidłowo, stosując stawkę 8% do montażu stolarki budowlanej. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko za prawidłowe. W uzasadnieniu napisał m.in., że Obniżona stawka podatku od towarów i usług znajduje zastosowanie wtedy, gdy montaż określonych towarów następuje z wykorzystaniem elementów konstrukcyjnych obiektu budowlanego. Należy więc badać stopień konstrukcyjnego połączenia montowanych towarów i elementów obiektu budowlanego. Nie chodzi tutaj o badanie powiązania elementów montowanych z konstrukcyjnymi w rozumieniu techniki budowlanej elementami obiektu budowlanego, lecz o tak silne połączenie konstrukcyjne elementów montowanych i elementów obiektu budowlanego, że powstaje trwała całość spełniająca określoną funkcję użytkową. Elementy stolarki budowlanej, o których mowa we wniosku, stają się elementem składowym budynku, a ich usunięcie może spowodować trwałe i nieodwracalne uszkodzenie obiektu.

W innej interpretacji nr 0111-KDSB1-2.440.371.2023.6.DS z 21 marca 2024 r. wyjaśniono, jaka stawka podatku VAT powinna być stosowana do usługi montażu zabudowy meblowej kuchni w lokalu mieszkalnym. Dyrektor KIS potwierdził, że usługa projektowania, dostawy, transportu oraz montażu zabudowy meblowej kuchni w lokalu mieszkalnym nieprzekraczającym 150 m2 powierzchni będzie opodatkowana 8% stawka podatku VAT.

Jaka stawka vat na usługi budowlane wykonywane przez podwykonawców?

Dość powszechną praktyką w budownictwie jest zlecanie prac przez wykonawcę podwykonawcom, którzy również mogą przekazywać takie zlecenia dalej. Pojęcie podwykonawcy pojawia się w ustawie o zamówieniach publicznych. Nie ma przeszkód, żeby wykonawca zlecił część prac podwykonawcy. W przypadku zamówień na roboty budowlane wykonawca powinien poinformować inwestora na etapie podpisywania umowy, że część prac będą wykonywali podwykonawcy. Jeśli zna już ich nazwy, dane kontaktowe oraz przedstawicieli podwykonawców zaangażowanych w takie roboty budowlane lub usługi, to również te informacje powinny się znaleźć w umowie. Jeśli nie, to takie informacje powinny być przekazane na dalszym etapie prac.

Uwaga!
W przypadku podwykonawców obowiązują te same zasady jak dla wykonawców. Oznacza to, że wykonywane prace przez podwykonawcę mogą być opodatkowane obniżoną stawką podatku VAT w wysokości 8%, o ile wykonywane czynności zostały wymienione w przepisach i dotyczą budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym.

Obowiązek podatkowy w VAT

W przypadku świadczenia usług budowlanych obowiązek podatkowy w VAT powstaje na zasadach szczególnych. Moment powstania obowiązku podatkowego będzie dodatkowo zależał od tego czy usługa jest świadczona na rzecz podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, czy na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Powstanie obowiązku podatkowego w VAT
Podmiot gospodarczy	Osoba fizyczna
Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (art.19a ust. 5 pkt 3 lit.a ustawy VAT).	Obowiązek podatkowy powstaje na zasadach ogólnych z chwilą: wykonania usługi, otrzymania całości lub części zapłaty.
Faktura powinna być wystawiona w terminie 30 dni od dnia wykonania usługi i nie wcześniej niż na 60 dni przed wykonaniem usługi.	W przypadku osób fizycznych transakcja powinna być zaewidencjonowana na kasie fiskalnej, jeśli przedsiębiorca ma obowiązek posiadania kasy. Na żądanie nabywcy usługi przedsiębiorca wystawia fakturę.
Otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem usługi (zaliczki) rodzi powstanie obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania.
Usługi budowlane mogą być rozliczane etapami, do których odnoszą się terminy płatności i rozliczeń.
Usługi świadczone w sposób ciągły Taką usługę uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi. Usługę świadczoną w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla której w związku z jej świadczeniem w danym roku nie upływają terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi.

Moment wykonania usługi budowlanej

W przepisach nie został doprecyzowany moment wykonania usługi budowlanej. Wątpliwości budzi, czy jest to moment zakończenia prac, czy ich odbiór? Dlatego też Minister Finansów wydał interpretację ogólną 1 kwietnia 2016 r. nr PT3.8101.41.2015.AEW.2016.AMT.141, w której odniósł się do tej problematyki. Czytamy w niej m.in., że samo pojęcie faktycznego wykonania usługi budowlanej budzi pewne wątpliwości, w szczególności, z uwagi na fakt, że w praktyce gospodarczej faktyczne wykonanie usługi łączone jest zwykle z podpisaniem protokołu zdawczo-odbiorczego lub wystawieniem określonego świadectwa np. w przypadku realizacji inwestycji budowlanych lub budowlano-montażowych na warunkach kontraktowych Międzynarodowej Federacji Inżynierów Konsultantów (FIDIC). W ocenie Ministerstwa Finansów gdy usługa jest oddawana w całości, za moment wykonania tej usługi należy uznać moment faktycznego jej wykonania, tj. dzień, w którym wykonawca w związku z wykonaniem całości określonej umową usługi zgłosił ją nabywcy do odbioru. Ta sama zasada będzie odnosiła się do usług wykonywanych w częściach.

Podsumowując, Ministerstwo Finansów uznało, że obowiązek podatkowy dla usług budowlanych powstaje w przypadku usług:

przekazywanych w całości – będzie biegł od dnia, w którym wykonawca w związku z wykonaniem całości określonej umową usługi zgłosił ją nabywcy do odbioru,
przekazywanych w części, dla której to części określono zapłatę – będzie biegł od dnia, w którym wykonawca w związku z wykonaniem części określonej umową usługi zgłosił ją nabywcy do odbioru.

Jednak w niektórych przypadkach organy podatkowe zgadzają się z przedsiębiorcami, że to protokół odbioru może wyznaczać moment powstania obowiązku podatkowego. Takie wnioski wypływają z interpretacji nr 0114-KDIP4-3.4012.503.2024.2.APR z dnia 6 listopada 2024 r. W uzasadnieniu do tej interpretacji przywołany został wyrok TSUE z 2 maja 2019 r. w sprawie C-224/18, w którym TSUE orzekł, że przepisy dyrektywy w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej należy interpretować w ten sposób, że nie sprzeciwia się on temu, by w wypadku braku wystawienia faktury dotyczącej świadczonych usług lub wystawienia jej z opóźnieniem formalny odbiór tej usługi był uważany za moment, w którym usługa ta została wykonana, jednakże po łącznym spełnieniu następujących warunków:

formalność odbioru została uzgodniona przez strony w umowie z postanowieniami odzwierciedlającymi rzeczywistość gospodarczą i handlową w dziedzinie, w której usługa jest wykonywana,
formalność ta stanowi materialne zakończenie usługi i
formalność ta ustala ostatecznie wysokość należnego świadczenia wzajemnego.

W opisanej sprawie położono nacisk na zapisy umowne, z których wynikało, że protokół odbioru częściowego lub całościowego stanowi podstawę do ustalenia daty wykonania odpowiednio części, lub całości usługi i determinuje powstanie obowiązku podatkowego. Faktura powinna być wystawiona najpóźniej 30 dnia od dnia wykonania usług w całości lub w części i jest ona elementem dokumentującym wykonanie usług.

Mając na uwadze powyższe stanowisko organu podatkowego, warto przyjrzeć się zapisom w przygotowywanych umowach na roboty budowlane.

Mechanizm podzielonej płatności

W związku ze świadczeniem usług budowlanych warto się jeszcze na chwilę zatrzymać przy mechanizmie podzielonej płatności. Otóż pewne kategorie usług wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o podatku VAT (poz. 98 – 144) będą podlegały pod obowiązkowy MPP, jeśli wartość transakcji przekracza 15.000 zł. W takim przypadku sprzedawca ma obowiązek zamieścić na fakturze oznaczenie: “mechanizm podzielonej płatności”. Natomiast nabywca, jako podmiot gospodarczy, powinien dokonać płatności z rachunku firmowego, który posiada wyodrębniony rachunek VAT.

W takim przypadku zapłata podatku VAT nastąpi z rachunku VAT nabywcy, a środki wpłyną na rachunek VAT sprzedawcy. Obowiązkowy split payment obejmuje również płatności zaliczek.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat rozliczania podatku VAT w 2026 roku od usług budowlanych.

W przypadku usług budowlanych ważna jest zarówno umowa, jak i faktura dokumentująca wykonanie usługi. Często zapisy umowne mogą determinować moment powstania obowiązku podatkowego, tym samym rzutują na okres liczenia 30 dni do wystawienia faktury.

W przypadku robót budowlanych mogą być stosowane dwie stawki – 8% i 23%. Stawka obniżona dotyczy czynności wymienionych w ustawie, o ile są wykonywane w ramach budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym. W takim przypadku budynki i lokale mieszkalne objęte są stawką 8% w granicach ustawowych limitów odpowiednio 300 m2 lub 150 m2. Po przekroczeniu limitów stosuje się proporcję powierzchniową.

Obowiązek podatkowy dla usług budowlanych powstaje na zasadach ogólnych, jeśli jest to transakcja z osobami fizycznymi. W przypadku podmiotów gospodarczych obowiązują szczególne zasady powstawania obowiązku podatkowego. Przepisy mówią, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później niż 30 dnia od dnia wykonania robót. Obowiązek podatkowy powstaje również z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty. Dla prac realizowanych etapami, w sposób ciągły moment powstania obowiązku podatkowego upływa w umownych okresach.

Właściwe zapisy w umowie o świadczenie usług mogą mieć wpływ na ustalenie momentu wykonania usługi budowlanej, od którego biegnie termin na wystawienie faktury.

Stan prawny na dzień: 24.11.2025 r.