Jak korygować błędy na kasie fiskalnej na przykładzie sklepu internetowego?

Co do zasady na kasie fiskalnej ewidencjonuje się sprzedaż na rzecz osób, które nie prowadzą działalności gospodarczej, tzw. konsumentów. Przy każdej sprzedaży nie da się uniknąć pomyłek, jak również zwrotów towarów czy innych sytuacji, które wpływają na wysokość osiągniętego obrotu. Kasa fiskalna jest takim urządzeniem, na którym nie można zaewidencjonować sprzedaży na minus, dlatego przepisy przewidują specjalny tryb postępowania w takich okolicznościach. W dzisiejszym artykule odpowiemy na pytanie, w jaki sposób korygować błędy na kasie fiskalnej na przykładzie sklepu internetowego.

Ewidencje prowadzone wraz z kasą fiskalną

W rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących wskazano, w jaki sposób powinno się ewidencjonować zdarzenia, które mogą zostać skorygowane po wystawieniu paragonu na kasie fiskalnej. Przedsiębiorca powinien założyć 2 rodzaje ewidencji:

1. Ewidencja zwrotów towarów i uznanych reklamacji.
2. Ewidencje pomyłek zarejestrowanych na kasie fiskalnej.

W każdym przypadku w ewidencji powinno być miejsce na podanie terminu zwrotu lub przyczyny zwrotu, a w przypadku pomyłek opis okoliczności, w których do tego doszło.

Udzielenie klientowi kodu rabatowego po sprzedaży

Jeżeli zdecydujemy się na udzielenie rabatu przed wystawieniem paragonu, to wówczas dokument jest wystawiony z uwzględnieniem obniżki. Natomiast jeżeli dojdzie już do transakcji, wystawiony zostanie paragon, a klient na przykład stwierdzi wadę produktu, który pomimo to decyduje się kupić, ale z odpowiednią zniżką, to wówczas należy dokonać odpowiednich korekt w ewidencji.

W takim przypadku korekta sprzedaży powinna być dokonana w ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji. Wpisujemy wówczas do ewidencji zwrot części zapłaty w kwocie brutto i wartość podatku VAT należnego. Na koniec miesiąca kwota wynikająca z ewidencji będzie zaksięgowana na minus w ewidencji VAT, u czynnego podatnika, jak również zmniejszy sprzedaż w PKPiR.

Wystawienie dwóch identycznych paragonów do tego samego zamówienia

Może się tak również zdarzyć, że przedsiębiorca obsługujący zamówienia wystawi dwa identyczne paragony do tego samego zamówienia, wówczas mogą wystąpić 2 okoliczności:

1. Zdublowane paragony nie są wystawione po sobie, pomyłka została zauważona po pewnym czasie.
2. Zdublowane paragony zostały wystawione po sobie, posiadają kolejne numery.

W pierwszym przypadku należy uznać, że nie mamy do czynienia ani z oczywistą pomyłką, ani ze zwrotem towarów czy uznanych reklamacji. Przepisy nie przewidują innych okoliczności, niż te opisane powyżej. Jak wynika z uzasadnień wydawanych interpretacji podatkowych, w takim przypadku podatnik powinien zaprowadzić tzw. ewidencję korekt, która nie ma określonego wzoru w przepisach. Na takim stanowisku stanął m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji nr 0113-KDIPT1-3.4012.45.2020.1.JM z dnia 16.03.2020 r. Wskazał w niej również, że brak regulacji prawnych w tym zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie, bądź też paragon nie odzwierciedla zaistniałego stanu faktycznego.

Natomiast w przypadku drugim, gdzie można uznać, że doszło do pomyłki, która została zauważona od razu, taką sprzedaż odnotowujemy w ewidencji pomyłek.

Bez względu na to, w jakiej ewidencji znajdzie się skorygowana sprzedaż na kasie fiskalnej, w każdym przypadku suma kwot z poszczególnych ewidencji będzie pomniejszać przychód do opodatkowania w podatku dochodowym, jak również podstawę do obliczenia podatku VAT należnego od sprzedaży.