E-paragon a wersja elektroniczna paragonu - różnice

E-paragon a wersja elektroniczna paragonu - omówione zagadnienia:

Co do zasady sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych wiąże się z obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Oczywiście przepisy przewidują szereg zwolnień od tego obowiązku, ale nie to będzie naszym dzisiejszym tematem. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się natomiast zagadnieniem związanym z e-paragonem i wersją elektroniczną paragonu, dość powszechny jest problem z ich rozróżnieniem, ale spróbujemy to zmienić.

W jakiej postaci mogą być wystawiane paragony fiskalne?

Jeżeli sprzedaż prowadzona jest stacjonarnie nie ma problemu, żeby wydawać paragon w wersji papierowej. Sprawy się nieco komplikują dla sprzedawców internetowych. Pewnie, że można paragon wydrukować i dołączyć do zamówienia, jednak nie zawsze jest to możliwe na etapie wysyłki, ponadto część przedsiębiorców chce upraszczać procedury sprzedaży. Obecnie mamy w obrocie jeszcze 4 rodzaje kas fiskalnych:

z papierowym zapisem kopii,
z elektronicznym zapisem kopii,
kasy online,
kasy wirtualne.

Tych dwóch pierwszych nie można już zakupić a to oznacza, że zmiany idą w kierunku ewidencji online a będzie to miało również swoje przełożenie na dokumentację sprzedaży. Jesteśmy przyzwyczajeni do otrzymywania paragonów w postaci papierowej, jednak ta forma zaczyna odchodzić do lamusa. Przepisy pozwalają, żeby paragon był przekazywany w postaci elektronicznej i w niektórych przypadkach również w wersji e-paragonu. W tym miejscu wielu z nas zadaje sobie pytanie: jaka to różnica? Jak się okazuje różnica jest i postaramy się ją pokazać.

Elektroniczna wersja paragonu a dokument w postaci elektronicznej

W ustawie o podatku VAT jest napisane wprost, że przedsiębiorca, który ewidencjonuje sprzedaż na kasie fiskalnej ma obowiązek wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny w postaci papierowej a za zgodą nabywcy w postaci elektronicznej, przesyłając paragon w sposób z nim uzgodniony. Zgodnie z rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących paragon fiskalny w postaci elektronicznej mogą wydawać przedsiębiorcy, którzy posiadają kasę fiskalna typu online. Nie ma szczegółowych informacji, jaka powinna być forma przesyłania takiego paragonu. Najczęściej praktykowane jest więc przesyłanie paragonu na adres e-mail nabywcy, sms-em czy z wykorzystaniem aplikacji. Jednak ważne jest, żeby paragon został przekazany w formie nieedytowalnej, bez możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian czy poprawek przez nabywcę.

Z kolei w rozporządzeniu w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących znajdziemy definicję dokumentu w postaci elektronicznej.

Pod pojęciem dokumentu w postaci elektronicznej rozumie się utworzony przez kasę zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych, w przypadku dokumentów fiskalnych

Jak widać pomiędzy wersją elektroniczną paragonu a dokumentem w postaci elektronicznej jest zasadnicza różnica. Przywołana definicja dokumentu w postaci elektronicznej zawiera wiele pojęć czysto technicznych, nic więc dziwnego, że przedsiębiorcy mają wątpliwości, jakie wymagania trzeba spełnić, żeby paragon można przesłać w wersji elektronicznej. Poniżej powołamy się na stanowisko organów podatkowych w tym temacie.

Wersja elektroniczna paragonu – podejście organów podatkowych

W jednej z interpretacji nr 0112-KDIL3.4012.364.2022.2.MS z dnia 22.12.2022 r. zadano pytanie odnośnie możliwości przesyłania paragonu w formacie PDF lub alternatywnie PNG, TIF, HTML, SVG, bądź innym dostępnym na rynku i czy może on być uznany za paragon w postaci elektronicznej. Paragon pobrany z kasy online byłby zapisywany w formacie wskazanym powyżej w formie obrazu i przesyłany do klienta na wskazany adres e-mail. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) uznał takie stanowisko przedsiębiorcy za nieprawidłowe, jednak pod pewnymi założeniami. W uzasadnieniu napisał m.in., że taka forma przekazywania paragonu nie spełnia założeń do uznania go za paragon w postaci elektronicznej, jako zbioru ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych. Przy czym możliwe jest doręczenie paragonu w formie elektronicznej w sposób uzgodniony z klientem, np. jako nieedytowalny obraz (odwzorowanie) wygenerowanego tradycyjnego paragonu, jednak nie jest to dokument w postaci elektronicznej, o którym jest mowa w rozporządzeniu, dlatego stanowisko przedsiębiorcy należało uznać za nieprawidłowe. Dopuszczalne jest więc doręczenie w formie elektronicznej tradycyjnego paragonu, w sposób uzgodniony z klientem i to będzie traktowane, jako przekazanie w postaci elektronicznej paragonu. Takie samo stanowisko zajął Dyrektor KIS w innej interpretacji nr 0114-KDIP1-3.4012.480.2022.1.KP z dnia 22.11.2022 r.

Czym jest e-paragon?

Pod pojęciem e-paragonu kryje się dokument w postaci elektronicznej. E-paragon może być wystawiony tylko na kasach fiskalnych typu online i wirtualnych. W tych dwóch przypadkach paragony są wysyłane w czasie rzeczywistym do Centralnego Repozytorium Kas do Ministerstwa Finansów (MF). Obecnie przedsiębiorcy mogą wystawiać e-paragony w przypadku tych dwóch kas i przekazywać je klientom w sposób z nimi uzgodniony. Od dłuższego czasu mówi się o stworzeniu aplikacji na poziomie MF, która umożliwi nabywcy pobieranie wystawionych paragonów fiskalnych, bez potrzeby ich drukowania. Będzie to możliwe, ponieważ takie paragony znajdują się w centralnej bazie MF. Wprowadzony pakiet SLIM VAT 3 odnosi się również do zmiany przepisów w tym zakresie, zobaczmy jak będzie wyglądało nowe brzmienie:

Uwaga!
Od 15 września 2023 r. zmieniony zostanie przepis w sprawie przesyłania paragonów fiskalnych. Paragony mogą być dostarczane za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej , bez konieczności podawania danych osobowych nabywcy

Mowa jest o stworzeniu HUB-u paragonowego co w opisie technicznym zostało zdefiniowane w sposób następujący:

Przez HUB Paragonowy rozumie się system teleinformatyczny, którego zasadniczym celem jest odbieranie i udostępnianie paragonów w formie elektronicznej przekazywanych przez kasy rejestrujące. System podlega pod ministra właściwego do spraw finansów publicznych

Rozwiązanie jest dedykowane dla kas typu online i kas wirtualnych

Nowe rozwiązanie dedykowane dla nabywców/konsumentów będzie spełniało następujące założenia:

nabywca będzie mógł odbierać paragony wystawione przez wielu sprzedawców w jednym miejscu,
udostępniona zostanie aplikacja MF, która to umożliwi.

Przebieg całego procesu ma być anonimowy. Nabywca otrzyma unikalny identyfikator, który umożliwi mu pobieranie e-paragonów. Zasada działania jest taka sama jak w przypadku każdej innej aplikacji.

Działanie HUB-u Paragonowego:
Zainstalowanie aplikacji na odpowiednim urządzeniu
Jednorazowe połączenie z systemem dystrybucji e-paragonów, aby pobrać wygenerowany, unikalny identyfikator w postaci kodu paskowego
Przy zakupach, jeżeli kupujący będzie chciał otrzymać e-paragon przedstawia identyfikator kasjerowi, który skanuje go czytnikiem, a kasa rejestrująca wysyła paragon do systemu dystrybucji

Stworzenie aplikacji do pobierania e-paragonu jest możliwe również na poziomie przedsiębiorcy i takie rozwiązania są już praktykowane.

E-paragon a wersja elektroniczna paragonu – podsumowanie

Bardzo często do tej pory wiele osób posługiwało się zamiennie pojęciem e-paragonu i paragonu w wersji elektronicznej. Jak widać istnieje między nimi różnica, a zasadnicza jest taka, że wersja elektroniczna paragonu może stanowić jego odwzorowanie w nieedytowalnej postaci, np. obrazu, natomiast e-paragon jest to dokument w postaci elektronicznej, który ma postać paragonu, zapisanego w pamięci kasy fiskalnej w odpowiednim formacie. Każdy kupujący ma prawo otrzymać paragon w postaci papierowej, bez względu na rodzaj kasy fiskalnej, wprowadzane przepisy tego nie zmieniają, nie są one bowiem obligatoryjne dla wszystkich. Natomiast przedsiębiorcy na pewno są otwarci na nowe rozwiązania, w szczególności jeśli miałoby to usprawnić im prowadzenie działalności gospodarczej.