Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna – czy jest niezbędna?

Jeśli zastanawiasz się, czy podmiot prowadzący działalność nierejestrowaną zobowiązany jest do posiadania kasy fiskalnej, to odpowiedź znajdziesz w tym artykule.

Czym jest kasa fiskalna i kto ma obowiązek ją posiadać?

Kasa fiskalna jest rodzajem ewidencji podatkowej i służy ewidencji sprzedaży zarejestrowanym w niej transakcji. Aktualnie wyróżnia się cztery rodzaje kas, tj.:

• kasy online;
• kasy z elektronicznym zapisem kopii;
• kasy z papierowym zapisem kopii;
• kasy w formie oprogramowania.

Ustawodawca w przepisie art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) wprowadził obowiązek rejestrowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących w przypadku podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

W ewidencji sprzedaży wykazuje się dane o sprzedaży zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących; w tym określające: przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, a w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi.

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są zobowiązani:

• wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
• w postaci papierowej lub
• za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych;
• dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;
• udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;
• poddawać kasy rejestrujące w ustawowych terminach obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących;
• przechowywać kopie dokumentów kasowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości;
• stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży;
• wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumenty dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas;
• prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej;
• poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji;
• zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas;
• zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej.

Kto może skorzystać ze zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej w 2025 roku?

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących określa zwolnienia na czas określony niektórych grup podatników i niektórych czynności z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz warunki korzystania ze zwolnienia.

Zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 roku, czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia, tj.:

• usługi związane z rolnictwem oraz chowem i hodowlą zwierząt, z wyłączeniem usług weterynaryjnych – z wyjątkiem usług podkuwania koni;
• energia elektryczna, paliwa gazowe, para wodna, gorąca woda i powietrze do układów klimatyzacyjnych;
• woda w postaci naturalnej; usługi związane z uzdatnianiem i dostarczaniem wody;
• usługi związane z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków i oczyszczaniem osadu ze ścieków kanalizacyjnych;
• usługi związane ze zbieraniem odpadów innych niż niebezpieczne nadających się do recyklingu;
• usługi związane ze zbieraniem odpadów innych niż niebezpieczne nienadających się do recyklingu;
• usługi związane z infrastrukturą przeznaczoną do przemieszczania odpadów innych niż niebezpieczne;
• usługi związane ze zbieraniem odpadów niebezpiecznych;
• usługi związane z infrastrukturą przeznaczoną do przemieszczania odpadów innych niż niebezpieczne;

Z kolei w 2025 roku zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r. następujące grupy podmiotowe, tj.:

• podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, nie przekroczyła kwoty 20 000 zł;
• podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2024 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, nie przekroczy kwoty 20 000 zł;
• podatników, którzy dokonują dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z obowiązku prowadzenia ewidencji, wymienionych w części I załącznika do rozporządzenia, w przypadku gdy udział sprzedaży z tytułu czynności zwolnionych z obowiązku prowadzenia ewidencji, wymienionych w części I załącznika do rozporządzenia, w całkowitej sprzedaży podatnika dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, zwany dalej „udziałem procentowym sprzedaży”, w poprzednim roku podatkowym był wyższy niż 80 %;
• podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2024 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywany przez podatnika udział procentowy sprzedaży:
  • za okres pierwszych sześciu miesięcy wykonywania tych czynności,
  • za okres do końca roku, w przypadku gdy okres wykonywania tych czynności w roku podatkowym jest krótszy niż sześć miesięcy – będzie wyższy niż 80 %;
• jednostki samorządu terytorialnego w zakresie czynności wykonywanych przez ich jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego; które na dzień 31 grudnia 2016 r. korzystały ze zwolnienia, o którym mowa w art. 8 ust. 2 tej ustawy, albo jeżeli ich jednostki organizacyjne na dzień 31 grudnia 2016 r. korzystały ze zwolnienia z takiego obowiązku.

Niewątpliwie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. wprowadza szereg zwolnień z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, zarówno dla określonych czynności, jak i grup podatników. Zwolnienia te obowiązują do 31 grudnia 2027 roku, ale przewidują różne warunki, które należy spełnić, aby z nich skorzystać, takie jak limit sprzedaży czy rodzaj świadczonych usług. Więcej na temat zmian w obowiązkach posiadania kasy fiskalnej w 2025 roku przeczytasz tutaj.

Kasa fiskalna a działalność nierejestrowana w 2025 roku

Skoro wiemy już, czym jest kasa fiskalna, kto ma obowiązek jej posiadania oraz w jakich przypadkach przysługuje zwolnienie z tego obowiązku, warto teraz odnieść te zasady do działalności nierejestrowanej, która – przy spełnieniu określonych warunków – również może korzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Dla przypomnienia, warto zaznaczyć, że działalność nierejestrowana wyróżnia się tym, że:

• może ją prowadzić wyłącznie osoba fizyczna;
• przychód należny z działalności nierejestrowanej nie może przekroczyć w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia brutto – – w 2025 roku limit miesięcznych przychodów dla działalności nieewidencjonowanej wynosi 3499,50 zł;
• osoba fizyczna, która chce wykonywać działalność nieewidencjonowaną w okresie ostatnich 60 miesięcy (5 lat) nie wykonywała działalności gospodarczej.

Odnosząc się do kwestii kasy fiskalnej, zgodnie z ustawą o VAT – jak wspomniano na początku niniejszego artykułu – istnieje ogólny obowiązek posiadania kasy rejestrującej, która służy do ewidencjonowania dokonanej sprzedaży. Warto jednak zwrócić uwagę na przepisy przewidujące możliwość skorzystania ze zwolnienia z tego obowiązku – zarówno o charakterze podmiotowym, jak i przedmiotowym.

W kontekście działalności nierejestrowanej oznacza to, że osoby prowadzące działalność nieewidencjonowaną, których obrót na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, co do zasady nie muszą korzystać z kasy fiskalnej.

Działalność nierejestrowana, może zatem korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, o ile spełnione zostaną określone warunki:

• limit obrotu – łączna sprzedaż na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych nie może przekroczyć 20 000 zł w skali roku.
• rodzaj działalności – niektóre towary i usługi są wyłączone ze zwolnienia, niezależnie od obrotu (np. sprzedaż perfum, części samochodowych, a także świadczenie usług kosmetycznych, fryzjerskich, prawniczych, medycznych, mechanicznych i innych).

Więcej na temat działalności nierejestrowanej znajdziesz tutaj.

Kiedy kasa fiskalna jest wymagana w działalności nierejestrowanej? Zasadniczo osoby prowadzące taką działalność, tak jak inni (zarejestrowani) przedsiębiorcy, mają obowiązek rejestrowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej, jeśli dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Należy jednak pamiętać, że obowiązek ten zależy zarówno od wysokości osiąganych przychodów, jak i od rodzaju oferowanych towarów lub świadczonych usług.

Kasa fiskalna będzie zatem potrzebna, w przypadku sprzedaży towarów lub usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej.

W zakresie sprzedaży towarów mowa o towarach w postaci:

• gazu płynnego;
• części do silników;
• silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli;
• nadwozi do pojazdów silnikowych;
• przyczep i naczep, kontenerów;
• części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego;
• części i akcesoriów do pojazdów silnikowych, z wyłączeniem motocykli, to jest do: ciągników; pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą; samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi; pojazdów silnikowych do transportu towarów; pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych;
• komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych oraz silników elektrycznych, prądnic i transformatorów, sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego;
• wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku;
• zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych;
• wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN;
• wyrobów tytoniowych, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;
• napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;
• perfum i wód toaletowych, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.

W zakresie świadczenia usług mowa o usługach w postaci:

• przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem określonych przewozów;
• taksówek, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą;
• naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania;
• w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów;
• w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów;
• w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48. załącznika do rozporządzenia;
• prawniczych, z wyłączeniem określonych usług;
• doradztwa podatkowego;
• związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering);
• fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych;
• kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe;
• związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne;
• mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług, w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej).

Mając na uwadze powyższe, wskazać należy, że podmiot prowadzący działalność nierejestrowaną sprzedaje towary albo usługi, o których mowa powyżej, to jego obowiązkiem jest posiadanie kasy fiskalnej i ewidencjonowanie sprzedaży.

Podsumowanie

Działalność nierejestrowana (nieewidencjonowana) to forma prowadzenia działalności bez obowiązku rejestracji w CEIDG, pod warunkiem że spełnione są określone warunki (m.in. limit przychodów miesięcznych – w 2025 roku wynosi on 3499,50 zł). Obowiązek posiadania kasy fiskalnej w działalności nierejestrowanej:

• nie dotyczy automatycznie każdej osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną, ale…
• może się pojawić w dwóch przypadkach, tj.:
  • przekroczenie limitu obrotu 20 000 zł rocznie,
  • sprzedaż towarów lub świadczenie usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania.

Niektóre towary i usługi nie korzystają ze zwolnienia, nawet jeśli obrót jest niewielki. W takim przypadku kasa fiskalna jest wymagana niezależnie od przychodów.