Małgorzata Jagusiak 
W 2023 roku wielokrotnie były omawiane zagadnienia związane z nowelizacją ustawy Kodeks pracy. Zmiana przepisów miała miejsce w wielu obszarach i nie sposób omówić wszystkiego w jednym miejscu. W ślad za zmianami pracodawcy musieli dostosować posiadaną dokumentację pracowniczą do aktualnych wymogów. W dzisiejszej publikacji opiszemy, jakie mamy nowe wzory dokumentów po nowelizacji Kodeksu pracy i co się zmieniło w dotychczas obowiązujących.
Nowelizacja Kodeksu pracy – nowe wzory dokumentów
Nowelizacja Kodeksu pracy weszła w życie 26 kwietnia 2023 roku i od tego czasu pracodawcy powinni wiedzieć, jakie obszary zostały znowelizowane i jakie to zrodziło dla nich nowe obowiązki. W bieżącej publikacji odpowiemy na pytanie co się zmieniło we wnioskach urlopach.
Zmianie uległy wnioski o:
|
Obowiązują nowe wzory wniosków o:
|
Wymiar urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego
Nowelizacja Kodeksu pracy ma związek w dużej mierze z obowiązkiem dostosowania przepisów krajowych do wytycznych Unii Europejskiej. W ostatnim czasie kładzie się duży nacisk na prowadzenie polityki prorodzinnej, która ma sprzyjać podwyższeniu dzietności i jest zgodne z prowadzoną strategią demograficzną. Ma temu sprzyjać między innymi podwyższenie wymiaru urlopu rodzicielskiego.
Wymiar urlopu macierzyńskiego zależy od tego, ile dzieci urodzi się przy jednym porodzie i wynosi odpowiednio:
- 20 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka,
- 31 tygodni – w przypadku urodzenia dwojga dzieci,
- 33 tygodni – w przypadku urodzenia trojga dzieci,
- 35 tygodni – w przypadku urodzenia czworga dzieci,
- 37 tygodni – w przypadku urodzenia pięciorga i więcej dzieci.
Wymiar urlopu rodzicielskiego po zmianie kodeksu pracy wynosi:
- 41 tygodni – urodzenie jednego dziecka,
- 43 tygodni – urodzenie dwojga i więcej dzieci,
- 38 tygodni – przysposobienie dziecka do lat 7,
- 65 tygodni – jedno dziecko niepełnosprawne,
- 67 tygodni – dwoje i więcej dzieci niepełnosprawnych.
Szczegółowe informacje na temat zmian w urlopach wprowadzonych nowelizacja ustawy Kodeks pracy znajdują się w podlinkowanej publikacji.
Wniosek o urlop macierzyński
Po zmianie przepisów Minister Rodziny i Polityki Społecznej wydał Rozporządzenie, w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków. Tak na prawdę przepisy nie mówią nic o samym wniosku o urlop macierzyński. Mowa jest jedynie o przypadkach:
- składania wniosku przed przewidywaną datą porodu,
- rezygnacji z pozostałej części urlopu macierzyńskiego po wykorzystaniu 14 tygodni urlopu,
- rezygnacji z pozostałej części urlopu macierzyńskiego, po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 8 tygodni tego urlopu, przez pracownicę legitymującą się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji,
- przerwania urlopu z uwagi na pobyt w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 8 tygodni tego urlopu, ze względu na stan zdrowia uniemożliwiający jej sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem,
- zgonu matki dziecka w trakcie urlopu macierzyńskiego,
- porzucenia dziecka przez matkę.
| Uwaga! |
|---|
| Od 1 stycznia 2023 r. nie ma obowiązku składania wniosku o urlop macierzyński, ale nie ma przeszkód żeby taki wniosek pracownik złożył |
| Co do zasady pracownica powinna powiadomić pracodawcę o terminie porodu, jeśli tego nie zrobi urlop macierzyński jest udzielany z dniem porodu |
| Jeśli pracownica zdecyduje się na złożenie wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego, to może to zrobić w zwykłej formie pisemnej lub w formie elektronicznej, przed zmianą dostępna była jedynie forma papierowa |
Nie ma ustawowych wymagań co do zakresu informacji, jakie powinny się znaleźć na wniosku a więc zwyczajowo należy podać w szczególności:
|
| Za okres urlopu macierzyńskiego przysługuje zasiłek macierzyński w wysokości 100% podstawy wymiaru zasiłku |
Wniosek o urlop rodzicielski
Co do urlopu rodzicielskiego, to w tym przypadku ustawa Kodeks pracy w sposób precyzyjny określa, w jaki sposób i kiedy należy złożyć taki wniosek.
| Urlop rodzicielski jest udzielany na wniosek pracownika (rodzica dziecka) składany w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Do wniosku dołącza się dokumenty określone w przepisach wykonawczych. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika |
Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie wniosków związanych z rodzicielstwem pismo o urlop rodzicielski powinno zawierać:
Do wniosku dołącza się:
Wniosek należy podpisać i złożyć w formie papierowej lub elektronicznej |
| Z urlopu rodzicielskiego mogą korzystać obydwoje rodzice w tym samym czasie przy założeniu, że nie zostanie przekroczony jego ustawowy wymiar |
|---|
| Po zmianie przepisów prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego jest niezbywalne. To oznacza, że jeśli któryś z rodziców nie skorzysta z urlopu, to te 9 tygodni po prostu przepadnie |
| Za okres urlopu rodzicielskiego przysługuje zasiłek macierzyński w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku |
Wspólny wniosek o urlop rodzicielski i macierzyński
Pomimo że od 26 kwietnia 2023 roku uchylono przepis mówiący o składaniu tzw. długiego wniosku, na którym znajdowała się informacja zarówno o urlopie macierzyńskim i urlopie rodzicielskim, to nie oznacza, że po zmianach takiego wspólnego wniosku nie można złożyć. Wynika to chociażby wprost z ustawy zasiłkowej.
| Zarówno matka, jak i ojciec dziecka mogą złożyć pisemny wniosek o wypłacenie zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego. Przysługuje wówczas uśredniony zasiłek macierzyński w wysokości 81,5% podstawy wymiaru zasiłku |
| Nie ma przeszkód do złożenia wspólnego wniosku za okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego. Jak podkreślają prawnicy w sensie prawnym będą to dwa wnioski zawarte na jednym dokumencie |
| Pomimo, że wnioski o urlop macierzyński i urlop rodzicielski można po zmianie przepisów składać w formie papierowej i elektronicznej, to złożenie wspólnego wniosku będzie wymagało w dalszym ciągu formy papierowej |
Na długim wniosku, czyli wspólnym dla urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, powinny się znaleźć następujące dane:
Do wniosku powinno zostać dołączone oświadczenie drugiego rodzica, jeśli nie będzie korzystał z urlopu rodzicielskiego w tym samym czasie |
| Jeden z rodziców nie może wykorzystać całego urlopu rodzicielskiego, ponieważ 9 tygodni jest niezbywalne |
Wniosek o urlop ojcowski
Ojcu dziecka przysługuje urlop ojcowski w wymiarze 2 tygodni, który należy wykorzystać do ukończenia przez dziecko 12 miesięcy. Przed zmianą przepisów taki urlop można było wykorzystać do ukończenia przez dziecko 24 miesięcy.
Wniosek o urlop ojcowski powinien zawierać:
Do wniosku dołącza się:
|
| Wniosek można złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu |
| Urlop ojcowski jest płatny, w podstawie naliczania znajdzie się 100% podstawy wymiaru zasiłku |
|---|
Wniosek o urlop wychowawczy
Urlop wychowawczy przysługuje rodzicom z 6 miesięcznym stażem pracy. Z urlopu można skorzystać dopóki dziecko nie ukończy 6 lat.
| Wymiar urlopu wychowawczego wynosi 36 miesięcy |
| Każdemu z rodziców przysługuje wyłączne prawo do 1 miesiąca urlopu wychowawczego |
| Z urlopu wychowawczego mogą korzystać jednocześnie obydwoje rodzice |
| Urlop wychowawczy jest udzielany na wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej składany przez pracownika w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu |
Na wniosku powinny się znaleźć następujące informacje:
Wniosek należy podpisać i złożyć |
| Za okres urlopu wychowawczego nie przysługuje wynagrodzenie |
|---|
Wniosek o urlop opiekuńczy
Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła nową kategorię urlopu nazywanego urlopem opiekuńczym. Z tego przywileju może skorzystać każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę. Zobaczmy komu i na jakich zasadach przysługuje taki urlop.
| W ciągu roku kalendarzowego każdemu pracownikowi przysługuje urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych |
| Urlopu udziela się na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu |
Na wniosku urlopowym powinno się znaleźć następujące informacje:
|
| Za czas urlopu opiekuńczego nie przysługuje wynagrodzenia, ale okres urlopu wlicza się do okresu zatrudnienia |
Wniosek o urlop z powodu siły wyższej
Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła kolejne nowe rozwiązanie określane, jako zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej. Zobaczmy co na ten temat mówią przepisy.
| Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej przysługuje każdemu pracownikowi w wymiarze 2 dni lub 16 godzin. W pierwszym wniosku pracownik decyduje o sposobie wykorzystania przysługującego zwolnienia |
|---|
| Pod pojęciem siły wyższej kryje się pilna sprawa rodzinna spowodowana chorobą lub wypadkiem i niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika |
| Pracownik składa wniosek najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia w dowolnej formie: papierowej, elektronicznej lub telefonicznej. Nie ma też szczególnych wymagań, co do zakresu informacji, jakie powinny się znaleźć na wniosku. Wystarczy więc podanie danych pracownika i sposób wykorzystania zwolnienia od pracy: godzinowy lub w wymiarze dziennym |
| W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia |
Wniosek o elastyczny czas pracy
Pojęcie elastycznego czasu pracy jest znane od wielu lat, jednak po nowelizacji kodeksu pracy z wnioskami do pracodawcy mogą występować także pracownicy, którzy posiadają dzieci do 8 roku życia. Elastyczna organizacja czasu pracy charakteryzuje się tym, że może być dostosowana do indywidualnych potrzeb pracownika. Można to zorganizować poprzez m.in.:
- pracę zdalną,
- ruchomy czas pracy,
- indywidualny rozkład czasu pracy,
- niepełny wymiar czasu pracy.
| Pracownik, który wychowuje dziecko, które nie ma jeszcze ukończonych 8 lat może złożyć do pracodawcy wniosek o elastyczny czas pracy |
We wniosku o elastyczny czas pracy powinny się znaleźć:
|
| Wniosek można złożyć w postaci papierowej i elektronicznej w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy |
| Pracodawca powinien poinformować pracownika o sposobie rozpatrzenia wniosku w terminie 7 dni od jego otrzymania |
| Pracownik w każdej chwili może zrezygnować z elastycznego czasu pracy |
Podsumowanie
Na etapie procedowania ustawy zmieniającej Kodeks pracy pojawiała się informacja, że nowe rozwiązania są powiązane z dyrektywą Work-life balance, zwaną również dyrektywą rodzicielską. Z założenia nowe przepisy mają pomóc pogodzić rodzicom funkcje zawodowe z rodzinnymi, co jest niezwykle trudne. Niewątpliwie wiele wprowadzonych rozwiązań temu służy, chociażby wydłużone urlopy rodzicielskie czy możliwość skorzystania z elastycznego czasu pracy przez rodziców małych dzieci. W publikacji opisane zostały zmiany przepisów, które wymusiły również przeredagowanie niektórych wniosków składanych przez pracowników. Pozytywną zmianą jest umożliwienie pracownikom składania wniosków nie tylko papierowo, ale również elektronicznie. Zakres informacji podawanych we wniosku nie jest zbyt wygórowany, wystarczy podać jedynie niezbędne informacje w zależności od typu wniosku. Pracodawcy, którzy zatrudniają większą ilość pracowników na pewno posiadają u siebie wzory takich wniosków. Natomiast w mikrofirmach, które być może nie posiadają takich wzorów wniosek można przygotować samodzielnie i zamieścić w nim te informacje, o których dzisiaj napisaliśmy, a będą spełnione warunki ustawowe. Co prawda jest rozporządzenie w sprawie wniosków, ale po pierwsze nie ma w nim mowy o wszystkich wnioskach, a po drugie nie ma gotowych druków, które należałoby stosować. A to oznacza, że każda forma takiego wniosku jest dopuszczalna, pod warunkiem podania wymaganych przepisami informacji.
Izabela Pięta
Dorota Łesak
Zespół IFIRMA
