Umowy z zagranicznym przedsiębiorcą – jak ją zawrzeć?

Umowy z zagranicznym przedsiębiorcą – jak zawrzeć umowę z takim kontrahentem?

Zawarcie umowy z kontrahentem stanowi dla wielu przedsiębiorców niemałe wyzwanie, ponieważ wymaga uwzględnienia licznych zapisów – od precyzyjnego określenia przedmiotu współpracy, przez ustalenie terminów, aż po kwestie wynagrodzenia i odpowiedzialności za realizację umowy. Tym bardziej skomplikowane staje się to w handlu zagranicznym, gdzie dochodzą różnice językowe, odmienne systemy prawne oraz wiele innych istotnych pytań.

Umowy z zagranicznym przedsiębiorcą – omówione zagadnienia:

Umowa z zagranicznym przedsiębiorcą – co powinna zawierać?

Przy zawieraniu umowy z zagranicznym przedsiębiorcą należy zwrócić uwagę na następujące podstawowe elementy:

Przedmiot umowy – co dokładnie ma być wykonane lub dostarczone (jakie usługi, towary lub inne świadczenia będą przedmiotem współpracy).
Strony umowy – kto jest zobowiązanym, a kto odbiorcą świadczeń.
Terminy wykonania umowy – określenie konkretnych dat lub ram czasowych.
Wynagrodzenie – wysokość, waluta, terminy i sposób płatności (wskazanie waluty ma duże znaczenie ze względu na ryzyko kursowe i ewentualne koszty przewalutowania).
Gwarancje i odpowiedzialność – zakres i warunki reklamacji oraz ewentualnych napraw.
Rozwiązanie umowy – zasady, na jakich można rozwiązać umowę przed terminem, oraz konsekwencje takiego rozwiązania (warto zawrzeć informacje o okresie wypowiedzenia, karach umownych czy odstąpieniu od umowy).
Zabezpieczenie interesów stron – warto zawrzeć w umowie postanowienia, które zabezpieczą interesy obu stron na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań. Do najczęściej stosowanych mechanizmów należą:
- kary umowne za opóźnienia lub niewykonanie umowy,
- zabezpieczenia finansowe, takie jak gwarancje bankowe, weksle czy depozyty,
- klauzule dotyczące siły wyższej (force majeure), które zwalniają strony z odpowiedzialności w wyjątkowych sytuacjach,
- zasady poufności chroniące informacje handlowe,
- prawo odstąpienia od umowy w określonych warunkach.
Prawo właściwe dla umowy – które prawo będzie stosowane do interpretacji i realizacji umowy.
Sposób rozstrzygania sporów – czy będzie to arbitraż, mediacja, czy postępowanie sądowe oraz miejsce rozstrzygania sporów.
Okres obowiązywania i warunki rozwiązania umowy – na jak długo umowa jest zawarta i jakie są zasady jej zakończenia.

Oprócz podstawowych elementów każdej umowy, jak przedmiot, strony, wynagrodzenie czy terminy, w umowach z zagranicznymi kontrahentami warto zawrzeć szereg dodatkowych postanowień, które zwiększają bezpieczeństwo prawne stron.

Klauzula poufności (NDA) – zabezpiecza informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa i ogranicza ich nieuprawnione ujawnianie lub wykorzystanie.
Kary umowne – określają z góry wysokość odszkodowania należnego w razie naruszenia konkretnych postanowień umowy (np. za opóźnienie, naruszenie poufności, odstąpienie od umowy bez podstawy.
Klauzula siły wyższej (force majeure) – chroni strony przed odpowiedzialnością za niewykonanie zobowiązań wynikające z nadzwyczajnych i niezależnych okoliczności, jak klęski żywiołowe.
Klauzula incoterms – reguluje warunki dostawy w handlu międzynarodowym, określając m.in. moment przejścia ryzyka, podział kosztów transportu i obowiązki celne stron.
Klauzula zakazu reeksportu – zabrania odbiorcy dalszego eksportowania towarów bez zgody dostawcy, co zapobiega niekontrolowanemu rozprzestrzenianiu się produktu na inne rynki.
Klauzula hardship – umożliwia renegocjację umowy w przypadku, gdy jej wykonanie staje się nadmiernie uciążliwe z powodu nagłych i trudnych do przewidzenia zmian gospodarczych lub prawnych.
Rachunek escrow – forma zabezpieczenia płatności, polegająca na zdeponowaniu środków na neutralnym koncie, które zostaną przekazane sprzedawcy dopiero po spełnieniu określonych warunków (np. dostarczeniu towaru).
Klauzula arbitrażu – określają, czy ewentualne spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny, czy też przez sąd arbitrażowy .
Klauzula sądu i prawa właściwego do rozpatrywania sporów – kluczowy element umowy międzynarodowej, który wskazuje, które prawo krajowe będzie stosowane do interpretacji i wykonania umowy oraz który sąd (lub trybunał) będzie właściwy w przypadku sporu.

W jakim języku powinna być umowa z zagranicznym kontrahentem?

Język umowy z zagranicznym przedsiębiorcą powinien być przede wszystkim rozumiały dla obu stron, dlatego rekomenduje się sporządzenie umowy dwujęzycznej, np. w języku polskim i w języku kontrahenta. Warto jednak, aby w umowie jednoznacznie określić, która wersja językowa jest wersją wiążącą, czyli tą, która obowiązuje w razie wątpliwości lub sporów.

W jakiej formie powinna być zawarta umowa z zagranicznym przedsiębiorcą?

Tak jak w Polsce, również w obrocie międzynarodowym zaleca się zawieranie umów w formie pisemnej, przede wszystkim ze względu na ich wartość dowodową. Niewątpliwie forma pisemna w postaci dokumentu podpisanego przez obie strony pozwala jasno i jednoznacznie określić wszystkie warunki współpracy oraz zabezpiecza interesy przedsiębiorców na wypadek ewentualnych sporów.

Chcesz wiedzieć, czy można przenieść siedzibę spółki za granicę? Jeśli tak, to wejdź tutaj.

Konwencja Wiedeńska a zawarcie umowy z zagranicznym przedsiębiorcą

Zawierając umowę handlową z zagranicznym kontrahentem, warto mieć świadomość, że może mieć do niej zastosowanie Konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów sporządzona w Wiedniu dnia 11 kwietnia 1980 r., znana również jako Konwencja wiedeńska (CISG).

WAŻNE – głównym aktem prawnym określającym obowiązki stron w międzynarodowych umowach sprzedaży towarów jest Konwencja wiedeńska, czyli Konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG – Convention on Contracts for the International Sale of Goods).

Konwencja ma zastosowanie do umów sprzedaży towarów między przedsiębiorcami, którzy mają siedziby w różnych państwach będących stronami konwencji. Polska jest stroną tej konwencji od 1 czerwca 1996 r., a przystąpiło do niej ponad 90 państw na całym świecie, m.in. Niemcy, Francja, Włochy, USA, Chiny, Czechy czy Szwajcaria.

Konwencja Wiedeńska:

określa zasady zawierania umowy,
reguluje obowiązki sprzedającego i kupującego,
wskazuje, kiedy dochodzi do naruszenia umowy oraz jakie są konsekwencje niewykonania lub nienależytego wykonania,
zawiera przepisy dotyczące rękojmi, opóźnień, dostawy niezgodnej z umową, odstąpienia od umowy i naprawienia szkody.

Zastanawiasz się, czy firmy zagraniczne mają obowiązek dokonać rejestracji do podatku VAT na terytorium Polski? Jeśli tak, to przeczytaj ten artykuł.

Podsumowanie

Zawarcie umowy z zagranicznym kontrahentem wymaga dokładnego określenia zakresu współpracy, formy płatności, terminów oraz zasad odpowiedzialności. Niezbędne jest także ustalenie prawa, które będzie regulować umowę, i sposobu rozwiązywania sporów. Przed podpisaniem umowy warto zweryfikować wiarygodność przedsiębiorcy, aby uniknąć niepotrzebnych ryzyk, dlatego pamiętaj, że weryfikacja wiarygodności zagranicznego kontrahenta przed podpisaniem umowy jest najważniejszym krokiem zmierzającym do podjęcia czynności kontraktowych.