Kasy fiskalne 2025 – nowe przepisy o kasach rejestrujących od 1 lipca 2025! Ważne zmiany dla przedsiębiorców

×

Przedsiębiorcy muszą dostosować sposób ewidencji sprzedaży do nowych zasad, zadbać o prawidłowe działanie kas oraz wypełnić dodatkowe obowiązki techniczne, organizacyjne i dokumentacyjne. Niezastosowanie się do przepisów może skutkować sankcjami podatkowymi.

Nowe przepisy o kasach rejestrujących od 1 lipca 2025 r. – ważne zmiany dla przedsiębiorców

W dniu 1 lipca 2025 r. weszły w życie dwa nowe rozporządzenia Ministra Finansów, które kompleksowo regulują zasady korzystania z kas rejestrujących przez przedsiębiorców. Zmiany obejmują zarówno tradycyjne kasy i tzw. kasy wirtualne, które mają postać oprogramowania, mowa o:

• rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845);
• rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. 2025 poz. 861).

Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania 2025

Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania weszło w życie w dniu 1 lipca 2025 r.

Główne ustalenia rozporządzenia:

• wymagania techniczne dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania,
• sposób ich używania,
• sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży,
• sposób zakończenia ich używania,
• sposób wystawiania dokumentów,
• przypadki wydawania dowodu sprzedaży.

Kategorie kas:

• kasy ogólne,
• kasy o zastosowaniu specjalnym – np. dla taksówek, aptek, transportu publicznego, automatów sprzedażowych.

Wymagania techniczne i dokumentacyjne:

• szczegółowe wymogi dotyczące zawartości bazy danych, programu pracy kasy, zabezpieczeń, raportów itp.,
• zawieranie listy danych i dokumentów wymaganych przy wnioskowaniu o potwierdzenie dla kasy (czyli dopuszczenie jej do obrotu),
• określenie obowiązków producentów kas – np. co mają dołączać do kasy wprowadzanej do obrotu.

Obowiązki podatników:

Podatnicy muszą m.in.:

• wystawiać paragony bez żądania nabywcy,
• prowadzić raporty fiskalne dobowe i miesięczne,
• ewidencjonować sprzedaż zgodnie z przypisanymi stawkami VAT (litery A–G),
• zapewniać łączność kasy z Centralnym Repozytorium Kas (CRK),
• przechowywać dokumenty fiskalne i udostępniać je na żądanie organów,
• przestrzegać zasad korekty błędów, zwrotów, reklamacji.

Ewidencja elektroniczna i komunikacja:

• kasa musi przesyłać dane fiskalne do CRK zgodnie z harmonogramem,
• wymagane jest stałe połączenie (internetowe),
• rozporządzenie dopuszcza wystawianie dokumentów tylko w postaci elektronicznej, pod pewnymi warunkami.

Awaria, kradzież, zakończenie użytkowania:

• obowiązek zawiadomienia urzędu skarbowego w razie awarii (do 24h) lub kradzieży (do 5 dni),
• szczegółowa procedura zakończenia użytkowania kasy, m.in. wystawienie raportów, złożenie wniosku o wyrejestrowanie.

Obowiązki dla przedsiębiorców

Jakie z tego rozporządzenia wynikają obowiązki dla przedsiębiorcy? Przede wszystkim wyróżnić należy następujące powinności:

• Przestrzeganie obowiązku stosowania kas zgodnych z nowymi wymaganiami.
• Przestrzeganie obowiązków ewidencyjnych:
  • wystawianie paragonów bez żądania nabywcy – w wersji papierowej lub elektronicznej,
  • prowadzenie raportów fiskalnych dobowych i miesięcznych w odpowiedniej formie,
  • prowadzenie osobnej ewidencji dla zwrotów, reklamacji oraz oczywistych pomyłek,
  • przypisywanie liter A–G do stawek VAT i wykazanie ich na żądanie organu podatkowego.
• Przestrzeganie obowiązków organizacyjnych i dokumentacyjnych:
  • zapewnienie szkolenia osób prowadzących ewidencję – z pisemnym potwierdzeniem,
  • zapewnienie odpowiedniej konfiguracji sprzętu i drukarki zgodnie z wytycznymi producenta,
  • archiwizacja dokumentów fiskalnych i zapewnienie dostępu do nich przez wskazany okres.
• Przestrzeganie nowych wymogów po zakończeniu działalności lub pracy kasy:
  • wystawienie raportów końcowych,
  • zgłoszenie przejścia kasy w tryb „tylko do odczytu”,
  • złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy w ciągu 5 dni.
• Zapewnienie kas tylko z zabezpieczeniami:
  • szyfrowanie danych,
  • brak możliwości edycji/usuwania zapisów,
  • autoryzacja użytkownika, kontrola aktualizacji, komunikacja z terminalem płatniczym.
• Wystawianie paragonów elektronicznych – tylko za zgodą klienta:
  • forma elektroniczna (np. e-mail, aplikacja) musi być zgodna z wymogami technicznymi i zawierać odpowiednie dane (np. podpis cyfrowy).

Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących 2025

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących weszło w życiu w dniu 1 lipca 2025 r. i reguluje następujące kwestie:

GŁÓWNE USTALENIA ROZPORZĄDZENIA:

• sposób ewidencji sprzedaży,
• obowiązki użytkowników kas,
• warunki używania i zakończenia pracy kasy,
• obowiązki w przypadku awarii, kradzieży, zmiany miejsca użytkowania itp.

OBOWIĄZEK UŻYWANIA ZATWIERDZONYCH KAS:

Przedsiębiorca musi używać kas:

• posiadających potwierdzenie zgodności z przepisami,
• pracujących wyłącznie w trybie fiskalnym,
• po dokonaniu fiskalizacji (czyli aktywacji pamięci fiskalnej).

OBOWIĄZKI EWIDENCYJNE:

• wystawianie paragonu bez żądania klienta,
• prowadzenie raportów dobowych i miesięcznych,
• przypisywanie liter (A–G) do stawek VAT,
• odrębna ewidencja zwrotów, reklamacji i oczywistych pomyłek,
• sprawdzanie poprawności paragonu przed zatwierdzeniem.

OBOWIĄZKI DOKUMENTACYJNE I ORGANIZACYJNE

• szkolenie każdej osoby prowadzącej ewidencję (z podpisanym oświadczeniem),
• przechowywanie książki kasy, raportów, programów i danych z pamięci,
• umożliwienie organom skarbowym kontroli,
• prowadzenie i przechowywanie dokumentacji zgodnie z wymogami ordynacji podatkowej i ustawy o rachunkowości.

WYMOGI TECHNICZNE I PRZEGLĄDY

Kasa musi być:

• sprawna technicznie,
• zaprogramowana prawidłowo (nazwy towarów, stawki VAT),
• poddawana regularnym przeglądom serwisowym.

SZCZEGÓLNE PRZYPADKI I WYJĄTKI

• dla kas bez drukarki (np. w automatach) obowiązują inne zasady dokumentacji – wszystko elektronicznie,
• przedsiębiorcy poszkodowani przez powódź mają wydłużone terminy wykonania określonych obowiązków.

ZMIANA SERWISU LUB MIEJSCE UŻYWANIA KASY

• wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego,
• w przypadku zmiany miejsca – trzeba zaktualizować dane w pamięci kasy i książce kasy.

OBOWIĄZKI W ZWIĄZKU Z KOŃCEM UŻYTKOWANIA KASY

• raport fiskalny dobowy,
• przejście w tryb „tylko do odczytu”,
• odczyt danych z pamięci i sporządzenie protokołu,
• zgłoszenie zakończenia do urzędu w ciągu 5 dni,

KARY ZA NIEPRZESTRZEGANIE PRZEPISÓW

• odmowa wyrejestrowania kasy,
• sankcje podatkowe (np. uznanie sprzedaży za niezaewidencjonowaną),
• odpowiedzialność karno-skarbowa.

Obowiązki dla przedsiębiorców

Jakie z tego rozporządzenia wynikają obowiązki dla przedsiębiorcy? Przede wszystkim wyróżnić należy następujące powinności:

• Przestrzeganie obowiązków prawidłowej ewidencji sprzedaży:
  • każda sprzedaż (również zwolniona z VAT) musi być zarejestrowana przy użyciu zatwierdzonej kasy.
  • kasa musi pracować w trybie fiskalnym.
• Przestrzeganie obowiązków w zakresie wystawiania paragonu lub faktury:
  • paragon fiskalny musi być wystawiany zawsze – bez żądania klienta, nie później niż w chwili przyjęcia zapłaty.
• Przestrzeganie obowiązków prowadzenia dodatkowych ewidencji:
  • zwroty, reklamacje i oczywiste pomyłki muszą być ujmowane w osobnych ewidencjach z podpisami, opisami, datami itp.
• Przestrzeganie obowiązków raportowania i oznaczeń VAT:
  • raporty dobowe i miesięczne są obowiązkowe,
  • towary i usługi muszą mieć przypisane literowe oznaczenia stawek VAT(A–G).
• Przestrzeganie obowiązków serwisowych i przeglądów technicznych:
  • obowiązkowe przeglądy techniczne kas, wpisy do książki kasy, aktualizacja oprogramowania.
• Obowiązek dokonywania zgłoszeń do urzędu skarbowego:
  • fiskalizacji (do 7 dni),
  • zmiany miejsca używania kasy,
  • utraty lub odzyskania kasy (do 5 dni),
  • zakończenia używania kasy.
• Przechowywanie danych i dokumentów:
  • dokumenty fiskalne i ewidencje muszą być przechowywane zgodnie z następującymi ustawą, tj.: o VAT, ordynacja podatkowa, rachunkowości.
• Odpowiedzialność za osoby ewidencjonujące sprzedaż:
  • przedsiębiorca musi przeszkolić pracowników i uzyskać od nich pisemne oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami.
• Obowiązek zapewnienia widoczności danych dla klienta:
  • kasa musi mieć wyświetlacz, zapewniać czytelność paragonów (papierowych lub elektronicznych).

Podsumowanie

Od 1 lipca 2025 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące kas rejestrujących oraz kas wirtualnych. Nowe przepisy ujednolicają obowiązki ewidencyjne przedsiębiorców, wprowadzają szczegółowe wymagania techniczne i dokumentacyjne oraz określają sposób używania, fiskalizacji, serwisowania i wyrejestrowania kas. Należy pamiętać, że brak zgodności z nowymi regulacjami może skutkować poważnymi konsekwencjami podatkowymi, odmową rejestracji kasy czy karami porządkowymi.

Zastanawiasz się, czy kasa fiskalna jest potrzebna w działalności nierejestrowanej? Jeśli tak, to przeczytaj ten artykuł, gdzie znajdziesz odpowiedź na to pytanie!