Klauzule w umowie – jak je poprawnie sformułować? Umowienie

Klauzule w umowie - omówione zagadnienia:

W praktyce jednak wiele osób koncentruje się wyłącznie na jej podstawowych elementach umowy – kto jest stroną, co jest jej przedmiotem, ile trzeba zapłacić i do kiedy. Jednakże prawdziwe znaczenie umowy ujawnia się dopiero wtedy, gdy pojawiają się problemy, tj. opóźnienia w wykonaniu umowy, spory o rozliczenia, terminy płatności czy też rozwiązanie umowy.

Dlatego warto zadbać o to, aby w umowie znalazły się konkretne zapisy (klauzule), które przewidują różne ryzyka i chronią interesy obu stron. Dobrze napisane klauzule pomagają uniknąć nieporozumień, przyspieszają rozwiązywanie sporów, a czasem po prostu ratują sytuację, gdy coś pójdzie nie tak.

O tym, czym są klauzule umowne, jakie są najważniejsze i jak je formułować, aby były skuteczne, dowiesz się z poniższego artykułu.

Co to jest klauzula?

Klauzula umowna to fragment – konkretny zapis umowy, który precyzuje prawa i obowiązki stron w określonym zakresie. Może dotyczyć np. zasad płatności, odpowiedzialności za opóźnienia, poufności czy możliwości rozwiązania umowy. Dobrze sformułowana klauzula nie tylko doprecyzowuje ustalenia między stronami, ale również może skutecznie chronić ich interesy, minimalizować ryzyko sporów i zabezpieczać wykonanie umowy.

Zawarcie odpowiednich klauzul w umowie powoduje, że umowa jest nie tylko zbiorem ogólnych ustaleń pomiędzy stronami, ale stanowi realne zabezpieczenie w razie trudności w realizacji umowy.

Zastanawiasz się, czy umowa ustna jest tak samo ważna jak pisemna, to przeczytaj ten artykuł.

Jakie są klauzule w umowie?

Do najważniejszych klauzul w umowach należą:

KLAUZULA DOTYCZĄCA ROZWIĄZANIA UMOWY

tę klauzulę wprowadza się do umów po to, aby jasno określić, w jakich sytuacjach i na jakich zasadach strony mogą zakończyć współpracę będącą przedmiotem umowy
taka klauzula chroni obie strony przed zerwaniem umowy „z dnia na dzień” i pozwala uniknąć sporów dotyczących skutków zakończenia umowy
klauzula ta sprawdza się zasadniczo w każdej umowie, ale najczęściej zawierana jest w umowach zlecenia, o świadczenie usług, współpracy (B2B), świadczenie usług, czy też najmu
przykład zapisu:
„Każda ze stron ma prawo wypowiedzieć niniejszą umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. W przypadku rozwiązania umowy przed wykonaniem całości świadczenia, strony dokonają rozliczenia proporcjonalnie do wykonanych prac i poniesionych kosztów.”

KLAUZULE ZABEZPIECZAJĄCE INTERESY STRON

kary umowne
- motywują do terminowego i prawidłowego wykonania zobowiązań
- gwarantują możliwość dochodzenia odszkodowania bez potrzeby wykazywania szkody
- najczęściej są stosowane w umowach o dzieło, umowach budowlanych (np. o wykonanie robót budowlanych), czy innych umowach z określonym terminem wykonania
- przykład zapisu:
  „W przypadku opóźnienia w wykonaniu przedmiotu umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 0,5% wartości netto umowy za każdy dzień opóźnienia.”
zaliczki
- zabezpieczają płynność finansową wykonawcy (zaliczki)
- najczęściej stosowane są w umowach zlecenia, o dziełom komisu, agencyjnych
- przykład zapisu:
  „Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty zaliczki w wysokości 30% wartości netto umowy w terminie 7 dni od jej podpisania. Pozostała kwota zostanie uregulowana po odbiorze końcowym prac.”
hipoteka umowna
- zapewnia realne zabezpieczenie wierzytelności i daje możliwość dochodzenia należności z nieruchomości dłużnika
- najczęściej stosowane są w umowach pożyczki, sprzedaży nieruchomości gruntowej
- przykład zapisu:
  „Na zabezpieczenie wierzytelności wynikających z niniejszej umowy Wierzyciel i Dłużnik ustanawiają hipotekę umowną do kwoty 500 000 zł na nieruchomości położonej w Warszawie przy ul. […] wpisanej do KW nr […] prowadzonej przez Sąd Rejonowy […]”
dobrowolne poddanie się egzekucji
- umożliwia szybką egzekucję należności na podstawie aktu notarialnego (bez konieczności prowadzenia postępowania sądowego)
- najczęściej stosowane są w umowach pożyczki, sprzedaży nieruchomości gruntowej, najmu, dzierżawy
- przykład zapisu:
  „Dłużnik oświadcza, że dobrowolnie poddaje się egzekucji w trybie art. 777 §1 pkt 5 KPC do kwoty 150 000 zł z tytułu niewykonania obowiązków wynikających z niniejszej umowy.”

KLAUZULE DOTYCZĄCE ODPOWIEDZIALNOŚCI I ODSZKODOWAŃ

określają, za co każda ze stron odpowiada, w jakim zakresie i w jakiej formie
ułatwiają dochodzenie roszczeń i ograniczają ryzyko sporów
najczęściej stosowane są w umowach o świadczenie usług, B2B, o dzieło, zlecenia
przykład zapisu:
„Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe w wyniku nienależytego wykonania przedmiotu umowy do wysokości 100% wynagrodzenia brutto. Strony ustalają, że zgłoszenie roszczenia powinno nastąpić w terminie 14 dni od wykrycia szkody.”

KLAUZULA POUFNOŚCI

klauzula poufności (ang. NDA – Non-Disclosure Agreement) zobowiązuje strony do nieujawniania określonych informacji pozyskanych w związku z realizacją umowy
jej głównym celem jest ochrona interesów strony przekazującej wiedzę, dane lub dostęp do wrażliwych zasobów – zarówno finansowych, organizacyjnych, jak i technologicznych
najczęściej stosowane są w umowach B2B, o dzieło, zlecenia, o pracę, umowy doradcze (biznesowe, technologiczne, marketingowe, strategiczne)
przykład zapisu:
„Strony zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji przekazanych sobie wzajemnie w związku z realizacją niniejszej umowy, zarówno w trakcie jej trwania, jak i po jej zakończeniu, przez okres 3 lat. Informacje poufne obejmują w szczególności dane techniczne, handlowe, organizacyjne oraz inne informacje niepubliczne. Naruszenie obowiązku poufności skutkuje obowiązkiem zapłaty kary umownej w wysokości 20 000 zł za każde naruszenie.”

Więcej o NDA, czyli umowie o zachowaniu poufności, przeczytasz tutaj.

KLAUZULA O OCHRONIE WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ / PRAW AUTORSKICH

w ramach współpracy powstają często materiały, utwory lub rozwiązania, do których przysługują prawa autorskie lub prawa własności przemysłowej
klauzule te regulują:
- kto jest właścicielem tych praw
- czy i jakie prawa są przenoszone (lub licencjonowane)
- na jakich polach eksploatacji (czyli w jaki sposób i gdzie można ich używać)
- czy prawa majątkowe przechodzą na zleceniodawcę
- czy wykonawca zachowuje prawo do wykorzystania utworów np. w portfolio
najczęściej stosowane są w umowach B2B, o dzieło, zlecenia, z programistami, umowy doradcze (biznesowe, technologiczne, marketingowe, strategiczne), o współpracy przy startupach
przykład zapisu:
„Z chwilą zapłaty wynagrodzenia, Wykonawca przenosi na Zamawiającego całość majątkowych praw autorskich do utworu, w szczególności w zakresie utrwalania, zwielokrotniania, rozpowszechniania i publicznego udostępniania.”

„Z chwilą zapłaty wynagrodzenia, Wykonawca przenosi na Zamawiającego całość majątkowych praw autorskich do utworów powstałych w ramach niniejszej umowy, na wszystkich znanych polach eksploatacji, w szczególności w zakresie: utrwalania, zwielokrotniania, rozpowszechniania, publicznego udostępniania, modyfikacji i wykorzystania komercyjnego. Przeniesienie następuje bez ograniczeń terytorialnych i czasowych.”

KLAUZULA ZAKAZU KONKURENCJI

chroni przed wykorzystaniem know-how, kontaktów lub technologii przez byłego pracownika lub kontrahenta
najczęściej stosowane są w umowach B2B, o pracę, zlecenia, o dzieło, współpracy, agencyjnych
przykład zapisu:
„Wykonawca zobowiązuje się, że przez okres miesięcy od zakończenia niniejszej umowy nie będzie prowadzić działalności konkurencyjnej wobec Zamawiającego, ani świadczyć usług na rzecz jego klientów.”

Jeśli chcesz wiedzieć, jak wygląda zakaz konkurencji w branży IT, to przeczytaj ten artykuł.

KLAUZULE WALORYZACYJNE

pozwalają dostosować wynagrodzenie lub wartość zobowiązania do zmieniających się realiów gospodarczych (np. inflacji, zmiany kosztów materiałów)
najczęściej stosowane są w umowach najmu, dzierżawy, umowach z zamówieniami publicznymi
przykład zapisu:
„Wynagrodzenie Wykonawcy podlega corocznej waloryzacji na podstawie wskaźnika inflacji ogłaszanego przez GUS za poprzedni rok kalendarzowy.”

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

obowiązkowa w przypadku przetwarzania danych osobowych, informuje o administratorze danych, celach i podstawach przetwarzania
najczęściej stosowane są w umowach zlecenia i świadczenia usług, B2B, o pracę
przykład zapisu:
„Administratorem danych osobowych jest [nazwa firmy], z siedzibą w […]. Dane osobowe będą przetwarzane w celu wykonania umowy. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych znajdują się w Polityce Prywatności dostępnej na stronie www.[…].”

Niedozwolone klauzule umowne – klauzule abuzywne

W relacjach między przedsiębiorcą a konsumentem umowy często opierają się na gotowych wzorcach – regulaminach, ogólnych warunkach sprzedaży czy formularzach umownych. Klauzule niedozwolone inaczej klauzule abuzywne, to postanowienia umowne, które:

nie zostały indywidualnie uzgodnione z konsumentem,
kształtują jego prawa i obowiązki w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami,
oraz rażąco naruszają jego interesy.

Ustawodawca w przepisie art. 385 (3) Kodeksu cywilnego zawarł katalog klauzul niedozwolonych, wśród których znajdują się postanowienia, które:

wyłączają lub ograniczają odpowiedzialność względem konsumenta za szkody na osobie;
wyłączają lub istotnie ograniczają odpowiedzialność względem konsumenta za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania;
wyłączają lub istotnie ograniczają potrącenie wierzytelności konsumenta z wierzytelnością drugiej strony;
przewidują postanowienia, z którymi konsument nie miał możliwości zapoznać się przed zawarciem umowy;
zezwalają kontrahentowi konsumenta na przeniesienie praw i przekazanie obowiązków wynikających z umowy bez zgody konsumenta;
uzależniają zawarcie umowy od przyrzeczenia przez konsumenta zawierania w przyszłości dalszych umów podobnego rodzaju;
uzależniają zawarcie, treść lub wykonanie umowy od zawarcia innej umowy, niemającej bezpośredniego związku z umową zawierającą oceniane postanowienie;
uzależniają spełnienie świadczenia od okoliczności zależnych tylko od woli kontrahenta konsumenta;
przyznają kontrahentowi konsumenta uprawnienia do dokonywania wiążącej interpretacji umowy;
uprawniają kontrahenta konsumenta do jednostronnej zmiany umowy bez ważnej przyczyny wskazanej w tej umowie;
przyznają tylko kontrahentowi konsumenta uprawnienie do stwierdzania zgodności świadczenia z umową;
wyłączają obowiązek zwrotu konsumentowi uiszczonej zapłaty za świadczenie niespełnione w całości lub części, jeżeli konsument zrezygnuje z zawarcia umowy lub jej wykonania;
przewidują utratę prawa żądania zwrotu świadczenia konsumenta spełnionego wcześniej niż świadczenie kontrahenta, gdy strony wypowiadają, rozwiązują lub odstępują od umowy;
pozbawiają wyłącznie konsumenta uprawnienia do rozwiązania umowy, odstąpienia od niej lub jej wypowiedzenia;
zastrzegają dla kontrahenta konsumenta uprawnienie wypowiedzenia umowy zawartej na czas nieoznaczony, bez wskazania ważnych przyczyn i stosownego terminu wypowiedzenia;
nakładają wyłącznie na konsumenta obowiązek zapłaty ustalonej sumy na wypadek rezygnacji z zawarcia lub wykonania umowy;
nakładają na konsumenta, który nie wykonał zobowiązania lub odstąpił od umowy, obowiązek zapłaty rażąco wygórowanej kary umownej lub odstępnego;
stanowią, że umowa zawarta na czas oznaczony ulega przedłużeniu, o ile konsument, dla którego zastrzeżono rażąco krótki termin, nie złoży przeciwnego oświadczenia;
przewidują wyłącznie dla kontrahenta konsumenta jednostronne uprawnienie do zmiany, bez ważnych przyczyn, istotnych cech świadczenia;
przewidują uprawnienie kontrahenta konsumenta do określenia lub podwyższenia ceny lub wynagrodzenia po zawarciu umowy bez przyznania konsumentowi prawa odstąpienia od umowy;
uzależniają odpowiedzialność kontrahenta konsumenta od wykonania zobowiązań przez osoby, za pośrednictwem których kontrahent konsumenta zawiera umowę lub przy których pomocy wykonuje swoje zobowiązanie, albo uzależniają tę odpowiedzialność od spełnienia przez konsumenta nadmiernie uciążliwych formalności;
przewidują obowiązek wykonania zobowiązania przez konsumenta mimo niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania przez jego kontrahenta;
wyłączają jurysdykcję sądów polskich lub poddają sprawę pod rozstrzygnięcie sądu polubownego polskiego lub zagranicznego albo innego organu, a także narzucają rozpoznanie sprawy przez sąd, który wedle ustawy nie jest miejscowo właściwy.

Czego nie powinno być zatem w umowie z konsumentem? Zapisów powodujących przykładowo:

CAŁKOWITE WYŁĄCZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA SZKODY NA OSOBIE – np. gdy firma nie odpowiada za uszczerbek na zdrowiu klienta, choć to jej wina
OGRANICZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA NIEWYWIĄZANIE SIĘ Z UMOWY – np. zapis, że sprzedawca nie ponosi odpowiedzialności, jeśli produkt nie działa lub nie został dostarczony na czas
ZAKAZ POTRĄCENIA WZAJEMNYCH ROSZCZEŃ – np. gdy klient nie może potrącić swojej wierzytelności (np. za reklamację) z należnością dla firmy
ZAPISANIE WARUNKÓW, KTÓRYCH KONSUMENT NIE MÓGŁ PRZECZYTAĆ PRZED PODPISANIEM – np. drobny druk, ukrycie w załączniku, brak możliwości zapoznania się z regulaminem

Więcej o klauzulach niedozwolonych przeczytasz w tym artykule.

Jak skonstruować klauzule w umowie?

Przede wszystkim, aby klauzula umowna została uznana za prawidłowo skonstruowana, to musi być zgodna z prawem i legalnie chronić interesy stron, w tym respektować przepisy o ochronie konsumenta.

Podsumowanie

Dobrze skonstruowana umowa porządkuje wzajemne obowiązki i skutecznie zabezpiecza interesy stron. Dlatego też klauzule umowne pełnią w umowach kluczową rolę, albowiem to one przewidują sytuacje problemowe, określają odpowiedzialność, chronią dane i prawa własności intelektualnej, a także zapewniają możliwość dochodzenia roszczeń lub rozwiązania współpracy na przejrzystych zasadach. Warto jednak pamiętać, że zapisy umowy nie mogą zawierać postanowień niezgodnych z prawem, szczególnie w relacjach z konsumentami. Dobrze zaprojektowane klauzule zwiększają bezpieczeństwo prawne i minimalizują ryzyko powstania sporów.