NDA, czyli umowa o zachowanie poufności

Ochrona ta może zostać zawarta albo w postaci klauzuli o zachowaniu poufności bądź w osobnej umowie. Taką umową jest NDA (ang. non-disclosure agreement), która stanowi umowę szeroko regulującą pisemne ustalenia stron w przedmiocie zachowania informacji o charakterze poufnym.

O tym czym jest umowa NDA, jakie są jej najważniejsze elementy oraz jakie podmioty mogą ją zawrzeć przeczytacie w poniższym artykule.

Co to NDA i co ją odróżnia od klauzuli poufności?

Jak wskazano na wstępie, skrót NDA wywodzi się z angielskiego non-disclosure agreement i oznacza umowę odnoszącą się do ochrony i zobowiązania do nieujawniania informacji poufnych, które w toku współpracy dwóch podmiotów są ujawniane. Aby umowa ta mogła wypełniać cel, na jaki ma zostać zawarta, to musi zostać podpisana przez strony jeszcze przed przystąpieniem do współpracy. Zazwyczaj umowa o zachowanie poufności poprzedza zawarcie umowy docelowej (głównej), np. umowy o świadczenie usług.

Co więcej, umowa NDA może (ale nie musi) zostać uzupełniona dodatkowo o klauzulę poufności, która zazwyczaj występuje jako osobne postanowienie w umowie docelowej bądź też całkowicie nią zastąpiona.

Umowa o zachowanie poufności nie została uregulowana w polskim prawie, niemniej na podstawie zasady swobody umów wynikającej z przepisu art. 353(1) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, zgodnie z którym Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego – można ją skonstruować w dowolny (zgodny z wolą obu stron) sposób.

Z kolei celem klauzuli poufności jest w również zabezpieczenie danych i tajemnicy przedsiębiorstwa w trakcie obowiązywania umowy głównej. Niemniej klauzula poufności stanowi zazwyczaj element umowy cywilnoprawnej bądź załącznik do niej. W porównaniu do umowy NDA, klauzula poufności, stanowi zazwyczaj węższe postanowienie w przedmiocie ochrony wszelkich danych i informacji przedsiębiorstwa.

Tajemnica przedsiębiorstwa

Tajemnicą przedsiębiorstwa są informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności (por. art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji).

Podkreślić w tym miejscu należy, w ślad za poglądami doktryny, iż pojęcia takie jak:

• tajemnica przedsiębiorstwa (art. 551(1) pkt 8 Kodeksu cywilnego i art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji);
• informacjach poufnych (art. 72(1) Kodeksu cywilnego);
• tajemnicy przedsiębiorcy lub tajemnicy handlowej (pojęcia używane w piśmiennictwie);

– są sobie bliskie i często używane wzajemnie, co oznacza, że dla większości sytuacji nie będzie to wadliwe ani wprowadzające w błąd.

Tym samym tajemnica przedsiębiorcy (przedsiębiorstwa) obejmuje wszelkiego rodzaju informacje finansowe, biznesowe, ekonomiczne, dotyczące stosunków handlowych, a także wiadomości techniczne, technologiczne lub organizacyjne, związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem. Informacje te niewątpliwie stanowią tajemnicę podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, który nie chce ujawniać ich osobie trzeciej w obawie przed ich nieuczciwym wykorzystaniem.

Dodatkowo tylko wskazać należy, że zgodnie z przepisem art. 3 ust. 2 oraz art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji czynem nieuczciwej konkurencji jest naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa.

Natomiast w regulacji wynikającej z przepisu art. 11 ww. ustawy ustawodawca szerzej odnosi się do tajemnicy przedsiębiorstwa i jej naruszenia, bowiem jak wynika z ustępu 1 Czynem nieuczciwej konkurencji jest ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

Najważniejsze elementy umowy o zachowanie poufności

W celu zachowania całkowitej poufności umowa NDA powinna zawierać następujące elementy, tj.:

1. wskazanie stron umowy;
2. szczegółowe określenie przedmiotu umowy, w skład którego będą wchodzić:
   • cel umowy;
   • zdefiniowanie informacji poufnych,
   • zobowiązanie stron do zachowania w tajemnicy ujawnionych danych i informacji,
   • wykorzystywanie danych i informacji poufnych;
   • forma zabezpieczenia danych i informacji poufnych;
   • ewentualne wskazanie przypadków, kiedy dana informacja może stanowić wyjątek od objęcia jej ochroną;
3. określenie czasu trwania zobowiązania do zachowania poufności;
4. określenie sposobu zniszczenia lub zwrotu powziętych informacji poufnych po zakończeniu umowy, np. protokolarne zniszczenie dokumentów;
5. określenie skutków naruszenia postanowień umowy;
6. postanowienia dodatkowe, wśród których może się znaleźć zapis o karze umownej;
7. postanowienia końcowe (standardowe dla każdej umowy cywilnoprawnej).

Warto pamiętać, iż dla wartości dowodowej umowa powinna zostać zawarta w formie pisemnej, niemniej dopuszcza się również jej zawarcie w formie elektronicznej czy dokumentowej.

Z kim można zawrzeć umowę o zachowanie poufności?

Umowa NDA może zostać zawarta z każdym podmiotem – zarówno osobą prawną jak i osobą fizyczną. Wśród podmiotów, z którymi można zawrzeć umowę NDA wyróżnia się przykładowo:

• pracowników (umowa o pracę, zlecenie, dzieło), stażystów, praktykantów,
• kontrahentów;
• klientów;
• potencjalnych pracowników, kontrahentów i klientów, z którymi prowadzone są dopiero negocjacje ws. umowy docelowej.

A co z poufnością negocjacji?

Przepis art. 72(1) Kodeksu cywilnego stanowi, że:

§ 1 Jeżeli w toku negocjacji strona udostępniła informacje z zastrzeżeniem poufności, druga strona jest obowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom oraz do niewykorzystywania tych informacji dla własnych celów, chyba że strony uzgodniły inaczej.

§ 2.W razie niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków, o których mowa w § 1, uprawniony może żądać od drugiej strony naprawienia szkody albo wydania uzyskanych przez nią korzyści.

Rolą powyższego unormowania jest ustanowienie ochrony dla strony udostępniającej w toku negocjacji informacje z zastrzeżeniem poufności przed tym, aby drugi podmiot nie ujawnił i nie udostępnił dalej powziętych przez niego informacji innym osobom oraz nie wykorzystał ich dla własnych celów. Tym samym już na etapie negocjacji wszelkie ujawnione informacje są objęte poufnością, niemniej w ramach ostrożności zalecane jest podpisanie przed przystąpieniem do negocjacji przedmiotowej umowy.

Dodatkowo przepis określa również obowiązek naprawienia szkody lub wydania uzyskanych korzyści w przypadku naruszenia przez stronę obowiązku zachowania w tajemnicy przekazanych danych.

Umowa NDA – podsumowanie

Niewątpliwie umowa NDA, czyli o zachowaniu poufności jest bardzo istotną umową zawieraną pomiędzy stronami chcącymi podjąć współpracę, która może doprowadzić do ujawnienia informacji przedsiębiorstwa. Co do zasady, postanowienia umowne dotyczące poufności powinny się znaleźć w umowach zawieranych między podmiotami branżowymi. Brak zawarcia takiej umowy może doprowadzić do wykorzystania danych czy informacji przedsiębiorcy dla celów konkurencyjnych – co wówczas stanowiłoby czyn nieuczciwej konkurencji. Zawarcie stosownej umowy w znacznym stopniu chroni tajemnicę przedsiębiorstwa i ostatecznie (w przypadku naruszenia jej postanowień) ułatwiłoby dochodzenie roszczeń na drodze postępowania sądowego.

Źródła:

1. W. J. Katner, Odpowiedzialność cywilna, Warszawa 2018, s. 664.
2. P. Machnikowski (red.), Zobowiązania. Przepisy ogólne i powiązane przepisy Księgi I KC. Tom I. Komentarz, Warszawa 2022.