Samodzielne tworzenie zaświadczeń z danymi z ZUS

Już od paru lat przedsiębiorca może tworzyć samodzielnie zaświadczenia z danymi od ZUS, które mogą być od niego wymagane przez inne organy państwowe, na przykład banki. Samodzielnie wygenerowane dokumenty są opatrzone pieczęcią elektroniczną ZUS i nie wymagają podpisu pracownika ZUS.

Tworzenie zaświadczeń z danymi z ZUS – omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Kto może samodzielnie utworzyć zaświadczenia od ZUS?

Możliwość samodzielnego utworzenia zaświadczeń z informacjami od ZUS mają:

płatnicy – czyli osoby, które płacą składki na ubezpieczenia społeczne za siebie lub/i inne osoby, jak np. pracodawcy, przedsiębiorcy (także prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze);
ubezpieczeni – czyli osoby podlegające ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu lub wypadkowemu; a także zdrowotnemu;
świadczeniobiorcy – czyli każdy, kto pobiera świadczenia z ZUS, jak np. emerytury, renty, zasiłki itd.

Uwaga! Przedsiębiorca jest jednocześnie płatnikiem (odprowadza składki za siebie) oraz ubezpieczonym (jest objęty ubezpieczeniem społecznym).

Samodzielnie utworzony dokument z informacjami ZUS jest opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ZUS, co potwierdza jego autentyczność i wygenerowanie w systemie ZUS.

Jak przedsiębiorca może samodzielnie utworzyć zaświadczenie z ZUS?

Płatnik (czyli np. przedsiębiorca), który chce samodzielnie wygenerować dokumenty od ZUS, powinien:

Zalogować się na swoje konto na PUE/eZUS.
Przejść do zakładki „Płatnik”.
Z menu bocznego wybrać „Moje dane – zaświadczenia”, a następnie „Utwórz nowy”.

Samodzielne tworzenie zaświadczeń z danymi z ZUS: wybór danych

Wskazać dane potrzebne na zaświadczeniu. Dostępne są m.in. następujące opcje:
- dane dotyczące salda bieżącego i rozliczeń miesięcznych za ostatnie 12 miesięcy;
- potwierdzenie, że jest się płatnikiem składek pobieranych przez ZUS;
- dane dotyczące liczby ubezpieczonych we wskazanym okresie;
- informacje o danych adresowych firmy;
- dane dotyczące wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne za osobę prowadzącą działalność.

Samodzielne tworzenie zaświadczeń z danymi z ZUS: informacje

Ostatnim krokiem jest potwierdzenie swojego wyboru przez wybranie opcji „Zatwierdź” u dołu ekranu przedstawionego wyżej kreatora.

Zaświadczenie pojawi się na liście zaświadczeń ze statusem „Oczekuje”. Gdy dokument zostanie podpisany pieczęcią elektroniczną ZUS, status zmieni się na „Wystawiony”. Proces ten może potrwać kilka minut. Może się jednak zdarzyć, że z przyczyn technicznych status „Oczekuje” nie zmieni się po kilku minutach. W takim przypadku zaświadczenie zostanie automatycznie usunięte przez system po 2 dniach od jego wystawienia. W międzyczasie można wystawiać kolejne zaświadczenia.

Wygenerowane zaświadczenia można zapisać jako plik PDF, XML i wysłać na dowolny adres e-mail lub wydrukować.

Samodzielne pozyskanie danych ZUS przez ubezpieczonego

Samodzielne wygenerowanie elektronicznego dokument z danymi z ZUS jest także możliwe przez ubezpieczonych.

W celu utworzenia dokumentu z danymi ZUS, należy:

Zalogować się na swoje konto na PUE/eZUS.
Przejść do zakładki „Ubezpieczony”.
Z menu bocznego wybrać: Zaświadczenia – ubezpieczenia, a następnie „Utwórz nowy”.

Samodzielne tworzenie zaświadczeń z danymi z ZUS: wybór danych ubezpieczonego

Wskazać dane potrzebne na zaświadczeniu. Dostępne są m.in. następujące opcje:
- dane o aktualnych zgłoszeniach do ubezpieczeń,
- dane o wysokości podstawy wymiaru składek,
- informacje o przerwach w pracy,
- informacje o członkach rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego.
Samodzielne tworzenie zaświadczeń z danymi z ZUS: zaświadczenia
Ostatnim krokiem jest potwierdzenie swojego wyboru przez wybranie opcji „Zatwierdź” na dole ekranu przedstawionego wyżej kreatora.

Utworzone zaświadczenie pojawi się na liście zaświadczeń ze statusem „Oczekuje”. Należy wybrać przycisk „Odśwież”, żeby status zaświadczenia zmienił się na „Wystawiony”. Zmiana statusu zaświadczenia z „Oczekuje” na „Wystawiony” może trwać kilka minut.

Zaświadczenie można także utworzyć za pomocą aplikacji mobilnej mZUS.

Samodzielne utworzenie informacji od ZUS przez świadczeniobiorcę

Także osoby, które pobierają świadczenia z ZUS (np. rentę, emeryturę), mogą samodzielnie utworzyć informacje z danymi dotyczącymi pobieranych świadczeń, by móc później przekazać instytucjom, które tego potrzebują, np. bankom.

W celu utworzenia dokumentu z danymi ZUS, należy:

Zalogować się na swoje konto na PUE/eZUS.
Przejdź do zakładki „Świadczeniobiorca”.
Z menu bocznego wybrać „Moje dane – zaświadczenia”, a następnie „Utwórz nowy”.

Samodzielne tworzenie zaświadczeń z danymi z ZUS: wybór danych świadczeniobiorcy

Jeśli pobieramy świadczenia, ale nie widać zakładki “Świadczeniobiorca” lub brakuje w niej danych na temat świadczeń, należy przejść do zakładki “Ubezpieczony” –> “Zaświadczenia – emerytury i renty”, a następnie „Utwórz nowy”.

Samodzielne tworzenie zaświadczeń z danymi z ZUS: wybór wariantu świadczeniobiorcy

Wskazać dane potrzebne na potwierdzeniu. Dostępne są m.in. następujące opcje:

emerytury i renty: prawo i kwota świadczenia,
zasiłki: prawo i kwota do świadczenia,
potwierdzenie, że nie pobiera się świadczenia we wskazanym okresie.

Samodzielne tworzenie zaświadczeń z danymi z ZUS

Ostatnim krokiem jest potwierdzenie swojego wyboruprzez wybranie opcji “Zatwierdź” na dole przedstawionego wyżej kreatora.

Aby uzyskać zaświadczenie, że ubezpieczony nie pobiera świadczenia we wskazanym okresie, należy wybrać przycisk “Następny”.

Utworzone zaświadczenie pojawi się na liście zaświadczeń ze statusem „Oczekuje”. Warto kliknąć przycisk “Odśwież”, żeby status zaświadczenia zmienił się na „Wystawiony”.

Może się zdarzyć, że z przyczyn technicznych status „Oczekuje” nie zmieni się po kilku minutach. Takie zaświadczenie zostanie usunięte przez system po 2 dniach od wystawienia. W tym czasie można wystawiać kolejne zaświadczenia.

Jak wysyłać zaświadczenia e-mailem?

Samodzielnie utworzone zaświadczenie z danymi ZUS można wysłać e-mailem – zarówno do siebie, jak i do instytucji, które wymagają takiego potwierdzenia. Aby to zrobić, należy zaszyfrować wiadomość hasłem. Hasło będzie unikalne dla danej wiadomości i posłuży do otwarcia załącznika.

Samodzielne tworzenie zaświadczeń z danymi z ZUS: szyfrowanie

Zaświadczenie to elektroniczny dokument podpisany kwalifikowaną pieczęcią ZUS, który nie wymaga podpisu pracownika. Jest ważne tylko z widoczną pieczęcią elektroniczną ZUS.

Jak można sprawdzić, że dokument pochodzi z ZUS?

Samodzielnie wygenerowane dokumenty z informacjami od ZUS opatrzone są kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ZUS, co stanowi dowód ich autentyczności.

Ważność pieczęci sprawdzić można klikając w jej ikonę na dokumencie.

Pieczęć ZUS

Kliknięcie ikonę pieczęci pozwala sprawdzić szczegóły kwalifikowanego certyfikatu, w tym jego ważność i potwierdzenie, że dokument nie został zmieniony.

Dodatkowo autentyczność dokumentu można zweryfikować w wyszukiwarce zaświadczeń ZUS, podając unikalny numer (znak), datę utworzenia pisma oraz identyfikator płatnika składek, które pozwalają na jednoznaczną identyfikację każdego zaświadczenia. Zaświadczenie nie zostanie wyszukane, jeśli od momentu jego utworzenia upłynęło więcej niż 90 dni.

Przeczytaj także Urzędowe zaświadczenia przydatne przy prowadzeniu działalności gospodarczej i nie tylko.