Pomysł na biznes: Trener pływania – KSeF, koszty i inne ważne informacje

×

Kim jest trener pływania jako przedsiębiorca?

Trener pływania to osoba, która nie tylko posiada wiedzę i doświadczenie w zakresie nauczania pływania, ale także prowadzi własną działalność gospodarczą, świadcząc usługi treningowe. Może pracować z dziećmi, dorosłymi, amatorami lub sportowcami przygotowującymi się do zawodów. Coraz częściej trenerzy wybierają formę samozatrudnienia, by mieć większą elastyczność, możliwość ustalania własnych stawek oraz wyboru miejsca i czasu pracy.

Jako przedsiębiorca, trener pływania:

• wystawia faktury za świadczone usługi (np. lekcje indywidualne, zajęcia grupowe, konsultacje),
• samodzielnie rozlicza podatki i składki ZUS,
• prowadzi ewidencję przychodów i kosztów,
• często łączy rolę sportowca, nauczyciela, menedżera i księgowego w jednej osobie.

Dzięki temu może rozwijać swoją markę osobistą, pozyskiwać klientów z różnych źródeł (baseny, kluby sportowe, szkoły, osoby prywatne), a także korzystać z możliwości rozwoju, jakie daje własna firma – np. w zakresie szkoleń, dotacji czy ulg podatkowych.

Dlaczego warto uporządkować księgowość?

Własna działalność gospodarcza to nie tylko niezależność, ale również obowiązki wynikające z przepisów prawa. Uporządkowana księgowość stanowi fundament zdrowo funkcjonującej firmy, który pozwala uniknąć błędów, stresu i nieprzyjemnych konsekwencji w kontaktach z urzędami.

Dla trenera pływania, uporządkowana księgowość oznacza przede wszystkim:

• Spokój i bezpieczeństwo – masz kontrolę nad tym, kiedy i ile musisz zapłacić podatku lub składek ZUS.
• Lepsze zarządzanie finansami – wiesz, ile zarabiasz, jakie ponosisz koszty i jak planować rozwój.
• Profesjonalizm – wystawiając faktury i prowadząc dokumentację, budujesz zaufanie klientów i partnerów biznesowych.
• Oszczędność czasu – zamiast gubić się w papierach, korzystasz z systemu, który automatycznie podpowiada, rozlicza i przypomina.
• Gotowość na kontrolę – w razie potrzeby możesz łatwo przedstawić pełną dokumentację np. urzędowi skarbowemu czy klientowi.

Z pomocą IFIRMA wszystkie obowiązki stają się prostsze. System prowadzi cię krok po kroku, automatyzuje procesy, a jeśli trzeba – daje dostęp do wsparcia dedykowanej księgowej.

Formy zarabiania jako trener personalny

Trener personalny może rozliczać przychody na trzy sposoby:

• Jako działalność gospodarczą,
• Jako działalność rejestrowaną,
• Jako działalność wykonywaną osobiście.

Wybór formy rozliczania nie jest dowolny – zależy od konkretnych okoliczności oraz spełnienia określonych kryteriów.

W zależności od sposobu rozliczenia inaczej będą kształtować się kwestie podatkowe.

Dowiedz się jeszcze więcej z naszego artykułu: Przychód z działalności gospodarczej czy z działalności wykonywanej osobiście?

Działalność gospodarcza trenera pływania

Aby dana działalność była uznana za działalność gospodarczą, musi być prowadzona w sposób:

• Zorganizowany – podejmowane działania są podporządkowane obowiązującym regułom, normom;
• Zarobkowy – ma na celu uzyskanie przychodu;
• Ciągły – powtarzalne podejmowanie danych działań (ciągłość nie oznacza wykonywania działalności bez przerwy), wykonywana we własnym imieniu.

Jeśli działania trenera pływania spełniają powyższe cechy, to oznacza, że prowadzi on działalność gospodarczą, a co za tym idzie powinien założyć firmę w CEIDG.

Trener pływania może wybrać dla swojej działalności gospodarczej jedną z trzech form opodatkowania:

• Skala podatkowa: 12% dla dochodów do 120 000 zł, powyżej tej kwoty – 32%; skala uwzględnia kwotę wolną od podatku w wysokości 30 000 zł.
• Podatek liniowy: stawka 19%.
• Ryczałt: stawka 8,5% (działalność usługowa).

Skala podatkowa oraz podatek liniowy daje możliwość rozliczenia kosztów firmowych w działalności, co obniża dochód do opodatkowania. Ryczałt to podatek liczony od przychodów, co oznacza, że nie daje prawa do odliczenia kosztów.

Dokładnie omówienie różnic pomiędzy powyższymi sposobami znajdziesz w artykule: Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze formy opodatkowania?

Wybierając optymalną formę opodatkowania, należy również sprawdzić składki ZUS. Każda forma opodatkowania to inna wysokość składki zdrowotnej, a także inne możliwości jej odliczenia. Tutaj sprawdzisz wysokość składek ZUS.

Jaki kod PKD dla trenera pływania?

Kod PKD to symbol określający przedmiot działalności gospodarczej, który należy podać w formularzu zgłoszeniowym CEIDG rejestrując firmę.

Kod PKD 2025 dla trenera pływania to głównie 85.51.Z: pozostałe formy edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych.

Podklasa ta obejmuje kursy, zajęcia sportowe i rekreacyjne dla grup lub osób indywidualnych.

Zajęcia mogą być prowadzone przez Internet lub w szkołach, na obozach, obiektach własnych jednostek nauczających, obiektach klienta lub innych obiektach, w tym z zakwaterowaniem, instruktaż sportowy prowadzony przez indywidualnych nauczycieli/ trenerów.

Kursy i zajęcia ujęte w tej podklasie mają charakter formalnie zorganizowany, ale nie prowadzą do uzyskania kwalifikacji na poziomach od podstawowego do wyższego. Podklasa ta obejmuje: zajęcia sportowe, obozy sportowe, zajęcia gimnastyczne, szkoły nauki jazdy konnej, naukę pływania, kursy sztuk walki, kursy jogi, pilatesu, kursy gry w karty (na przykład w brydża), kursy gier planszowych, szkolenia w zakresie e-sportu, a także działalność profesjonalnych sportowych instruktorów, nauczycieli i trenerów.

W CEIDG należy podać jeden kod przeważający PKD oraz dowolną liczbę kodów dodatkowych (dotyczące pobocznej działalności).

Od 1 stycznia 2025 r. wprowadzono zmiany w kodach PKD dotyczące niektórych zawodów. Nowe kody obowiązują dla nowych firm oraz tych, które wprowadzają zmiany w CEIDG po roku 2025. Przedsiębiorcy, którzy nie zaktualizują kodów, mogą korzystać z dotychczasowych do 31 grudnia 2026 r. z możliwością samodzielnego przeklasyfikowania. Po tym terminie, od 1 stycznia 2027 r., planowane jest automatyczne przeklasyfikowanie.

Pełna listę kodów PKD wraz z wyjaśnieniami dostępna jest na stronie Głównego Urzędu Statystycznego.

Zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów pozwala obniżyć dochód do opodatkowania.

Kosztami tymi są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła, z wyłączeniem kosztów wskazanych w art. 23 ustawy o PIT. Nie obejmują one wydatków osobistych.

Jak widzimy, ustawowa definicja kosztów uzyskania przychodów ma charakter dość ogólny, a szczegółowe unormowania odnoszące się do kosztów są rozległe i charakteryzują się pewnym stopniem komplikacji. Dlatego też każdy wydatek należy analizować indywidualnie, oceniając jego związek z przychodem lub źródłem jego uzyskania lub realną szansą uzyskania przychodu. Innymi słowy, koszty uzyskania przychodu muszą być funkcjonalnie powiązane z działalnością gospodarczą, racjonalne i ekonomicznie uzasadnione i nie mogą to być wydatki osobiste.

Przykładowe wydatki, jakie trener pływania może zaliczyć do wydatków firmowych:

Co trener pływania może zaliczyć do kosztów firmowych?

• Wynajem torów lub basenu
• Sprzęt i odzież sportowa
• Szkolenia i kursy
• Ubezpieczenie OC trenera
• Dojazdy do klientów lub obiektów sportowych
• Marketing i reklama
• Sprzęt elektroniczny
• Materiały biurowe i usługi
• Koszty obsługi księgowej
• Opłaty i prowizje (np. za korzystanie z systemów do zarządzania treningami)

Trener personalny a działalność nierejestrowana

Nie ma przeszkód, aby jako trener pływania prowadzić działalność nierejestrowaną, ponieważ wykonywanie zawodu trenera pływania nie jest działalnością regulowaną (nie potrzeba koncesji, zezwoleń, licencji, czy wpisów do rejestru działalności regulowanej), a także nie musi być wykonywane wyłącznie w formie działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców, co wykluczałoby prawo do działalności nierejestrowanej.

Powyższe oznacza, że nawet jeśli działania trenera pływania spełniają znamiona działalności gospodarczej (praca w sposób regularny, ciągły, zarobkowy oraz zorganizowany), ale miesięczny przychód nie przekroczył 75% minimalnego wynagrodzenia (3499,50 zł), można ten zawód wykonywać jako działalność nierejestrowną. Jeśli natomiast w miesiącu zostanie przekroczona kwota 3499,50 zł, to w ciągu 7 dni należy zarejestrować działalność gospodarczą.

Szczegółowe omówienie NDG znajdziesz w naszym miniporadniku: Działalność nierejestrowana w 2025.

Działalność wykonywana osobiście

Innym źródłem uzyskiwania przychodów w pracy trenera pływania może być także tzw. działalność wykonywana osobiście (nie wchodząca w ramy działalności nierejestrowanej ani działalności gospodarczej).

W ustawie o PIT art. 13 wskazuje, że za przychody z działalności wykonywanej osobiście uważa się m.in.przychody z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, jak również przychody z uprawiania sportu.

Powyższe oznacza, że jeśli działalność trenerska nie ma charakteru zorganizowanego oraz ciągłego (nie nosi znamion działalności gospodarczej) można zakwalifikować ją jako działalność wykonywaną osobiście – niezależnie od miesięcznego przychodu. Szczegóły tego źródła przychodów omówiliśmy w artykule: Przychody z działalności wykonywanej osobiście – najważniejsze kwestie.

Działalność nierejestrowana a działalność wykonywana osobiście

Centrum Pomocy Przedsiębiorcy (CPP) udzieliło nam odpowiedzi, że „działalność nierejestrowana (NDG) to „mikrofirma na próbę” natomiast działalność wykonywana osobiście (DWO) to przychody z umów zlecenia/dzieła lub innych kontraktów, które ustawa o PIT sama przypisuje do art. 13 – wprost wymienia w nich „działalność trenerską.

NDG prowadzi się na własny rachunek: sami ustalamy ceny, wybieramy własnych klientów i podejmujemy ryzyko, wystawiamy rachunki/faktury, prowadzimy zeszyt przychodów – nikt nie pobiera zaliczek ani składek za NDG. Zaś z działalnością wykonywaną osobiście mamy do czynienia, gdy pracujemy na cudzy rachunek: np. podpisujemy z klubem lub firmą umowę, to zleceniodawca organizuje dla nas grafik i wypłaca wynagrodzenie, a z każdej wypłaty pobiera zaliczkę PIT i (często) ZUS. DWO nie zależy od limitu miesięcznych przychodów – możemy zarobić dowolną sumę, o ile nadal pracujemy na podstawie zlecenia/dzieła i to zleceniodawca jest płatnikiem podatku.

Ten sam trener może mieć oba źródła równolegle: np. sesje 1/1 sprzedawane klientom jako NDG + grupowe zajęcia na umowę‑zlecenie rozliczane jako działalność wykonywana osobiście”.

Podsumowując, jeżeli trener pływania pracuje zupełnie samodzielnie i mieści się w miesięcznym limicie przychodów 3 499,50 zł, może świadczyć treningi jako działalność nierejestrowaną; gdy wiąże się umową zlecenia z klubem wynagrodzenie automatycznie trafia do źródła „działalność wykonywana osobiście”, niezależnie od jego wysokości.

Podatek VAT u trenera pływania

Usługi treningu pływania nie są objęte bezwzględnym obowiązkiem rejestracji do VAT, co oznacza, że dopóki roczny obrót nie przekroczy 200 tys. zł (od 1 stycznia 2026 roku 240 tys. zł) w skali roku można korzystać ze zwolnienia z VAT. Po przekroczeniu tego progu stawka VAT dla treningów personalnych to zasadniczo 23%.

Warto tu także wskazać zapisy ustawy o VAT, a szczególnie załącznik 3, który wskazuje obszary uprawnione do korzystania z obniżonej stawki 8%. W pozycji 68 załącznika wymienione są „Pozostałe usługi związane z rekreacją”.

Kiedy VAT 8% a kiedy 23%

Z obniżonej stawki VAT 8% korzystają usługi wstępu (wykorzystywanie zgodnie z przeznaczeniem danego obiektu) w dziedzinie rekreacji, zaś usługi dodatkowe, jak np. treningi indywidualne, gdzie trener jedynie korzysta z pływalni do wykonywania ćwiczeń ze swoimi klientami są opodatkowane stawką podstawową 23%. Takie usługi wykraczają poza zakres usług związanych z rekreacją wyłącznie w zakresie wstępu.

Grupowe zajęcia pływackie są natomiast opodatkowane 8% VAT, ponieważ świadczenie usług w postaci grupowych zajęć prowadzonych przez instruktorów stanowi „Pozostałe usługi związane z rekreacją” wyłącznie w zakresie wstępu.

Stawka podatku VAT powinna zainteresować przedsiębiorcę w przypadku świadczenia usług treningów pływania w ramach działalności gospodarczej. Na działalności nierejestrowanej, ze względu na jej limit 3499,50 zł, zasadniczo nie przekroczy się rocznie pułapu dla VAT wynoszącego 200 tys. zł (chyba że rozpoczęcie usług nastąpi w trakcie roku, wtedy limit do VAT należy obliczyć proporcjonalnie). Natomiast przychody zakwalifikowane do źródła działalność wykonywana osobiście, z mocy ustawy o podatku od towarów i usług (na podstawie art. 15 ust.3 , są wyłączone z podatku VAT.

Czy instruktor pływania musi mieć kasę fiskalną?

Zasadniczo jeśli sprzedaż/usługi są dokonywane na rzecz osób prywatnych (w ramach JDG lub NDG), należy rozpatrzyć ewentualny obowiązek kasy fiskalnej.

Usługi trenera pływania nie są objęte bezwzględnym obowiązkiem kasy fiskalnej, co oznacza, że dopóki przychód od osób prywatnych nie przekroczy 20 tys. w skali roku można korzystać ze zwolnienia z kasy rejestrującej. Po przekroczeniu tego progu trener pływania może utrzymać zwolnienie z kasy fiskalnej, jeśli całą płatność będzie przyjmował w formie bezgotówkowej (to także karta płatnicza), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę będzie wynikało, jakiej konkretnie czynności dotyczyła dana płatność.

KSeF – co musi wiedzieć trener pływania?

KSeF to system centralny służący do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur), czyli dokumentów w formacie XML, zgodnych z urzędowym wzorem, które otrzymują unikalny numer identyfikujący w tym systemie.

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich polskich przedsiębiorców:

• podatników VAT czynnych,
• podatników korzystających ze zwolnienia z VAT,
• podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski NIP.

Pierwszy etap wdrożenia, od lutego 2026 roku, obejmie największe firmy (z przychodem powyżej 200 mln zł w 2024 r.), w kwietniu dołączą do nich pozostali przedsiębiorcy. Przy czym firmy, z miesięczną sprzedażą nieprzekraczającą 10 tys. zł, mogą jeszcze zostać poza KseF, do którego mają obowiązek dołączyć od 2027 roku.

Samą fakturę ustrukturyzowaną można wystawić na dwa sposoby:

1. Programy komercyjne: Bezpośrednio przy użyciu Twojego programu finansowo-księgowego (przesyłanie do KSeF przez API).
2. Narzędzia MF: Korzystając z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów (np. Aplikacja Podatnika KSeF).

Spełnij wymogi KSeF z IFIRMA – wszystko, czego potrzebujesz w jednej aplikacji

Wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych wymaga od przedsiębiorcy przejścia procesu uwierzytelniania, który potwierdzi jego tożsamość i przyzna uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Autoryzacja jest wymagana niezależnie od tego, czy korzystasz z narzędzi komercyjnych, czy z bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów.

Uwierzytelnienia można dokonać, wykorzystując jedną z poniższych metod:

• Podpis Zaufany (Profil Zaufany).
• Kwalifikowany podpis elektroniczny.
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (głównie dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi, np. spółek).
• Token KSeF (dostępny do 31 grudnia 2026 r.).
• Certyfikat KSeF (możliwy do użycia od 1 lutego 2026 r.).

Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) uzyskują automatyczny dostęp do KSeF na podstawie numeru NIP. Inne podmioty (np. spółki), jeśli nie używają pieczęci kwalifikowanej, muszą złożyć formularz ZAW-FA w celu wskazania pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do działania w ich imieniu.

Co w razie awarii lub braku internetu?

Tryb online to podstawowy sposób fakturowania, polegający na wysyłce pliku faktury do KSeF w czasie rzeczywistym. Jednak w przypadku braku dostępu do internetu, słabej jakości sieci transmisyjnej lub awarii samego systemu KSeF, ustawodawca przewidział rozwiązania zastępcze, które nazwaliśmy tzw. trybami pozaonline.

Zasadniczo, tryby pozaonline sprowadzają się do wystawienia faktury poza KSeF (np. w Twoim programie księgowym) i dosłaniu jej do systemu w późniejszym, określonym terminie. Od strony technicznej, tryby te (offline24, offline, awaryjny) stanowią w istocie jeden tryb techniczny oznaczany jako “OFFLINE”.

Jak przygotować firmę do KSeF?

Autorzy: Dorota Łesak i Oliwia Józefowiak