Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek. Jak wypełnić formularz ZUS ZPA?

ZPA ZUS – co to jest i kto go wypełnia?

Formularz ZUS ZPA jest dedykowany dla płatników składek, którzy są osobami prawnymi, albo jednostkami organizacyjnymi, które nie mają osobowości prawnej. Wypełnia go płatnik składek, aby zgłosić płatnika składek lub dokonać korekty jego danych (poza danymi identyfikacyjnymi). 

Co istotne – nie jesteś zobligowany do wypełnienia dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZPA, jeżeli zamierzasz prowadzić stowarzyszenie, fundację lub spółkę prawa handlowego. Wówczas należy złożyć właściwy wniosek w KRS, gdzie podajesz podstawowe dane, które definiują Twoją działalność. Następnie, w ciągu 7 dni od chwili rejestracji powinieneś złożyć w odpowiednim US wniosek NIP-8. Formularz ZPA jest do pobrania na stronie internetowej ZUSu.

ZUS ZPA – jak go poprawnie wypełnić?

Pierwsza część dokumentu dotyczy danych organizacyjnych. W sytuacji, gdy zamierzasz zgłosić płatnika składek – oznacz odpowiednim symbolem pole 01. Jeśli z kolei zależy Ci na  złożeniu korekty lub zmiany danych – wskaż odpowiednią wartość w polu 02. Pamiętaj, by zaznaczyć tylko jedno pole.

Warto przy tym podkreślić, że zmiana następuje wówczas, gdy dane zamieszczone w poprzednim zgłoszeniu uległy zmianie – mowa tu np. o zmianie adresu. Korekta dotyczy z kolei poprawy błędów, które pojawiły się w pierwotnie złożonym dokumencie.

W drugiej części jest miejsce na dane identyfikacyjne płatnika składek, czyli NIP, REGON i nazwę skróconą

Dane ewidencyjne płatnika składek

Trzecia część formularza pozwala uszczegółowić dane zarówno płatnika, jak i podatnika składek. Pierwsze pole służy wpisaniu pełnej nazwy płatnika. Kolejne rubryki należy wypełnić wówczas, gdy jesteś płatnikiem w ramach jednostki budżetowej (pole 02) lub zakładu budżetowego (pole 03). Następnie należy wskazać nazwę organu założycielskiego, a także doprecyzować, czy podlegasz wpisowi do ewidencji lub rejestru. Dalszy etap wymaga podania nazwy organu założycielskiego oraz daty, w której nastąpiło wpisanie jako płatnika do rejestru lub ewidencji. Pola od 07 do 09 należy uzupełnić podając odpowiednio:

• numer wpisu do rejestru/ewidencji,
• nazwa organu rejestrowego, 
• data, w której nastąpił obowiązek płacenia składek w ramach ubezpieczenia społecznego.

Jak wypełnić pozostałe pola

Część IV formularza ZPA wymaga podania danych dotyczących rachunku bankowego płatnika składek.

Kolejna część dotyczy adresu siedziby płatnika składek. Jeśli adres prowadzenia działalności jest inny niż adres siedziby, należy wypełnić formularz ZUS ZAA.

Niezbędne będzie także wskazanie adresu do korespondencji, o ile jest on inny niż adres siedziby.

Jeżeli Twoje sprawy księgowe prowadzi biuro rachunkowe, w części VII należy podać jego numer NIP, REGON oraz numer rachunku bankowego biura.

Finalizacja formularza następuje w części VIII dotyczącej oświadczenia płatnika składek w postaci daty, podpisu i (opcjonalnie) pieczęci.

Formularz ZUS ZPA – korekta

Jeśli figurujesz w KRS i chcesz dokonać aktualizacji podanych uprzednio danych, zmiany lub korekty – wówczas niezbędne jest wypełnienie:

1. Wniosku w KRS – o ile zamierzasz zmienić tzw. „dane podstawowe”.
2. Wniosku NIP-8 – w odpowiednim dla Ciebie Urzędzie Skarbowym.
3. ZUS ZPA przy zgłoszeniu płatnika składek.
4. ZUS ZIPA – przy zgłoszeniu zmiany danych identyfikacyjnych płatnika.
5. ZUS ZAA  – podczas zmiany adresu prowadzenia działalności gospodarczej.
6. ZUS ZBA  – w przypadku zmiany numery konta bankowego płatnika.

Najczęstsze przyczyny składania korekty

Najpopularniejsze powody, dla których płatnicy dokonują korekty formularza ZUS ZPA dotyczą:

• zmiany danych organizacyjnych, określonych w bloku I ZUS ZPA – jeżeli np. w I części druku zamiast rubryki 01 (zgłoszenie płatnika składek) zaznaczyłeś błędnie 02 (wskazującej chęć zgłoszenia zmiany lub korekty danych płatnika) – wówczas należy złożyć poprawnie wypełniony dokument w postaci zgłoszenia. Aby to zrobić, w nowym formularzu w części I wskazującej „Dane organizacyjne” zaznacz „X” w polu 01.
• korekta danych identyfikacyjnych płatnika składek, które zostały podane w części II formularza – częstą przyczyną błędów jest podanie błędnej nazwy skróconej płatnika. Niezbędne jest wówczas wypełnienie dokumentu ZUS ZIPA w postaci korekty,
• zmiana danych ewidencyjnych oraz adresowych płatnika, które podano w części III, a także V-VII deklaracji ZUS ZPA – aby wypełnić to poprawnie, niezbędne jest wpisanie „2” w polu 02 w części „Dane organizacyjne”.
• korekta dotycząca numeru rachunku bankowego, podanego wcześniej w części IV druku ZUS ZPA – w tym przypadku w rubryce 01 części III trzeba wpisać „2” w ramach zamknięcia obecnego rachunku, natomiast w polu 01 nadajemy wartość „1”, czyli nowy rachunek. Jego numer wpisujemy w rubryce „02”.