9 prostych sposobów dla freelancerów na oddzielenie czasu wolnego i pracy

Bycie freelancerem ma swoje plusy: freelancer sam sobie jest szefem, samodzielnie ustala grafik pracy i z zasady robi to co chce. Ma to też swoje minusy: jeśli wszystko robi się samemu, goniąc za terminami i dodatkowymi zleceniami, to ciężko jest zachować równowagę między pracą a życiem prywatnym. Warto więc znać kilka prostych sposobów na skuteczne zarządzanie czasem jako freelancer.Poznaj 9 prostych sposobów na oddzielenie czasu wolnego i pracy:

1. Nie łącz skrzynek pocztowych prywatnej i zawodowej

Na początku może Ci się wydawać, że mając wszystko w jednym miejscu zaoszczędzisz czas. To jednak nieprawda. Mając jedną skrzynkę pocztową do wszystkiego za każdym razem, gdy tylko się do niej zalogujesz, będziesz widział maile prywatne i służbowe, a także powiadomienia zarówno o mailach od znajomych, jak i i od klientów. Tym bardziej, że maile od klientów będą do Ciebie spływać o różnych porach. Nie myśl o pracy po pracy. Miej oddzielne skrzynki: prywatną i firmową. Nie podpinaj też maila służbowego pod prywatnego.

2. Miej dwa oddzielne numery telefonu – prywatny i służbowy

Nie udostępniaj klientom swojego prywatnego numeru. Zainwestuj w telefon służbowy. Boisz się, to duży wydatek? Starter kosztuje ok. 5 zł, a zwykły prosty telefon ok. 50 zł. Kup go i wyciszaj za każdym razem, gdy kończysz pracę (niektóre telefony pozwalają ustawić automatyczne przełączanie się z trybu głośnego na cichy w określonych godzinach). Jako freelancer szanuj swój czas i prywatność – każdy ma przecież prawo do odpoczynku. Oczywiście w każdej chwili możesz nie odebrać telefonu od klienta, który dzwoni na Twój prywatny numer, ale nie zmieni to faktu, że dźwięk dzwonka i tak oderwie Cię od prywatnych spraw lub od odpoczynku i przypomni o pracy. Pamiętaj też, że firmowy numer jest widoczny w bazie CEIDG, z której często korzystają telemarketerzy potrafiący dzwonić ze swoimi ofertami od rana do wieczora.

3. Oddziel przestrzeń do pracy i przestrzeń domową

Zorganizuj sobie specjalne miejsce do pracy, na przykład oddzielny pokój lub kącik w salonie. Wystarczy inny kolor na ścianie lub ścianka działowa (regał na książki, parawan, szyba mleczna), aby wygospodarować miejsce na mini gabinet i odróżnić przestrzeń służbową od przestrzeni domowej. Pamiętaj przy tym o komforcie pracy: zadbaj o przestronne biurko, dobre oświetlenie, wygodne krzesło i pojemną szafkę na firmowe dokumenty. Niech to miejsce służy Ci wyłącznie do pracy. Nie oglądaj tam seriali i nie spożywaj posiłków. Gdy siadasz do pracy, wyłącz telewizor. Dzięki temu łatwiej będzie Ci wyrobić sobie samodyscyplinę i wpaść w odpowiedni rytm.

4. Planuj zadania i priorytetyzuj je

Planowanie zadań pomoże Ci być bardziej produktywnym. O wiele łatwiej jest usiąść do pracy i złapać odpowiedni rytm, kiedy wie się dokładnie, co ma się do zrobienia – i oczywiście kiedy nie jest tego za dużo. Mając gotową listę zadań będziesz lepiej wiedział, kiedy musisz zacząć pracę a kiedy ją skończyć, jeśli chcesz wyrobić się ze wszystkim. Planuj zadania w trybie miesięcznym, tygodniowym i dziennym, rozbijając duże projekty na kilka mniejszych zadań, które łatwiej będzie Ci wykonać. Zaznacz w kalendarzu deadliny. Pamiętaj o kosztach i czasie, jaki potrzebujesz na zrealizowanie każdego zadania. Nie bierz przy tym na siebie zbyt wiele i każdego dnia planuj jedynie 60% czasu pracy – weź pod uwagę ewentualne problemy, niezapowiedziane wydarzenia i pożeracze czasu. Nie uciekniesz od nich. Najlepszą metodą na poprawienie wydajności jest ustalenie sobie codziennie przynajmniej jednego – najważniejszego, priorytetowego – celu do zrealizowania. To naprawdę działa. Warto przy okazji stosować na co dzień zasadę 2 minut Davida Allena. Według niej jeśli wykonanie jakiejś czynności zajmie Ci nie więcej niż 2 minuty, to powinieneś ją natychmiast wykonać. Odwlekane w czasie drobne sprawy oddzielnie zajmują zaledwie chwilę, ale jeśli zbierze się je razem, to na koniec dnia mogą stanowić duże obciążenie.

5. Planuj przerwy w harmonogamie

Jeśli planujesz zadania na następny miesiąc czy tydzień, to zaplanuj też przestoje: czas z rodziną, spotkanie z przyjaciółmi, wyjście do kina, na basen i inne, i trzymaj się tych postanowień. Dlaczego warto to robić? Przede wszystkim widząc zbliżającą się przerwę będziesz miał większą motywację do pracy oraz zaczniesz lepiej zarządzać swoim czasem i zadaniami. Widząc w grafiku kolorowe okienka oznaczające przerwy nie będziesz miał wrażenia, że ciągle pracujesz i nie masz czasu dla siebie. Oczywiście nie musisz planować od razu czterogodzinnych wycieczek rowerowych. Równie dobrze możesz uwzględnić w grafiku, że w ciągu dnia obejrzysz odcinek swojego ulubionego serialu lub wreszcie obejrzysz ten piętnastominutowy tutorial na YouTube, który dodałeś do zakładki w przeglądarce pół roku temu.

6. Informuj klientów w jakich godzinach pracujesz

Ustal konkretne godziny, w których pracujesz. Jeśli pracujesz wtedy kiedy chcesz, to tak naprawdę pracujesz zawsze. A to oznacza, że można do Ciebie dzwonić od poniedziałku do niedzieli, zarówno o siódmej rano, jak i o dziesiątej wieczorem. To nie brzmi zbyt fajnie, prawda? Zawsze dodawaj więc do swoich danych kontaktowych informacje o tym, kiedy i w jakich godzinach pracujesz – na swojej stronie internetowej, w stopce maila, w autorepsonderze, w opisie na Skype, na fanpage’u i innych. Dzięki temu unikniesz niemiłych sytuacji. Jest to tym bardziej potrzebne, jeśli rozliczasz się z klientami za godzinę i masz wyższe stawki za pracę w dni wolne, np. w weekendy. A kiedy skończysz pracę, wyłącz służbową skrzynkę pocztową i wycisz telefon firmowy. To naprawdę pomaga.

7. Nie rób wszystkiego sam

Nie masz na nic czasu? Zastanów się, czy wszystko musisz robić sam. Niektóre zadania są proste i zajmują tylko chwilę, ale jeśli jest ich kilka, to mogą zająć godziny. W miarę możliwości deleguj je innym, wynajmując podwykonawców lub nawiązując współpracę z innymi freelancerami. Zaoszczędzony czas możesz wówczas przeznaczyć na lepiej płatne zlecenia, albo po prostu na odpoczynek. Bądź sprytny na co dzień, nie tylko w pracy. Jeśli nie masz czasu, aby na przykład pojechać na zakupy, to zamów artykuły spożywcze online z dostawą. Szkoda Ci czasu na codzienne gotowanie obiadu? Ugotuj kilka dużych, podziel je na porcje i zamróź na potem. Sprzątanie mieszkania trwa zbyt długo? Przejrzyj lokalne ogłoszenia i przekalkuluj, czy nie lepiej będzie Ci wynająć sprzątaczkę. Musisz wysłać list, a nie chce Ci się iść na pocztę? Skorzystaj z usług firm, które umożliwiają wysyłanie listów przez Internet. Oczywiście nie wszystko da się outsourcingować, ale niektóre rzeczy tak. W miarę możliwości staraj się więc unikać pracy po pracy.

8. Wyłącz wszystkie rozpraszacze

Ciężko jest skupić się na pracy, kiedy co chwilę dostajesz jakieś powiadomienie na Twitterze albo SMSa z zaproszeniem do wzięcia udziału w konkursie. Wycisz smartfona, wyłącz telewizor i portale społecznościowe. Pozbądź się wszystkich innych niepotrzebnych rozpraszaczy. Większość otrzymywanych powiadomień to tzw. śmieci. Jeśli jakaś wiadomość jest naprawdę ważna, dowiesz się o niej prędzej czy później. Jeśli jednak naprawdę boisz się, że w czasie pracy przegapisz ważnego newsa, to ustal sam ze sobą, że co dwie godziny zrobisz sobie kilkanaście minut przerwy na sprawdzenie maila, social media czy portalu informacyjnego – nie więcej.

9. Zarywasz noce? Nastaw budzik

Wiele osób codziennie rano obiecuje sobie, że “dziś na pewno pójdzie spać wcześniej”, a potem znów siedzi do późna i zarywa noce nad komputerem. To popularny problem zwłaszcza wśród freelancerów, którzy wszystko muszą robić samemu, goniąc za terminami i dodatkowymi zleceniami. Czasem ciężko też po prostu wyłączyć Facebooka albo odmówić sobie obejrzenia kolejnego odcinka ulubionego serialu. Chcesz zacząć się wysypiać, ale znów zasiedziałeś się do późna? Następnym razem nastaw alarm w smartfonie na konkretną godzinę, o której chcesz iść spać, np. na 21:50, a kiedy go usłyszysz po prostu wyłącz komputer. Taka metoda wymaga bardzo silnej woli. Na początku może być ciężko, ale jeśli spróbujesz, to szybko dostrzeżesz efekty. Masz jakieś inne sprawdzone sposoby, które pomagają Ci zachować równowagę między pracą a czasem wolnym? Podziel się w komentarzu.