Data wystawienia faktury w KSeF – jak ją ustalić i dlaczego jest ważna?

---

Kluczowe pojęcia: daty na fakturach

Daty wskazane na fakturze mają istotne znaczenie, ponieważ na ich podstawie m.in. ustala się moment powstania obowiązku podatkowego w PIT i VAT oraz weryfikuje, czy faktura została wystawiona w ustawowym terminie.

• Obowiązek podatkowy w VAT – powstaje w dacie sprzedaży lub otrzymania choćby części zapłaty, niezależnie od daty wystawienia faktury.
Przykład: faktura wystawiona 1 kwietnia z datą sprzedaży 31 marca → VAT należny rozliczamy za marzec.
• Obowiązek podatkowy PIT – powstaje w dacie uzyskania przychodu, czyli w dniu, który wystąpił jako pierwszy: wystawienie faktury, sprzedaż lub otrzymanie zapłaty za całość (zaliczka nie rodzi obowiązku podatkowego w PIT, przeciwnie jest w VAT). Przykład: faktura wystawiona 1 kwietnia z datą sprzedaży 31 marca → PIT rozliczamy za marzec.
• Data wystawienia faktury – to obowiązkowy element faktury i jest to dzień faktycznego sporządzenia dokumentu. W większości przypadków, fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży i nie wcześniej niż 30 dni przed jej wykonaniem.
• Data sprzedaży – to data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi;
  • Przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel.
  • Za wykonanie usługi uznaje się moment zakończenia wszystkich czynności, do których zobowiązany był przedsiębiorca.
  • Przy usługach rozliczanych okresowo datą sprzedaży jest ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego.

Data sprzedaży nie jest obowiązkowym elementem faktury – jeśli nie została wskazana na dokumencie, przyjmuje się, że datą sprzedaży jest data wystawienia faktury.

Sprawdź nasz materiał wideo o KSeF:

   

Daty na fakturach – przed i po wprowadzeniu KSeF

KSeF nie zmienia zasad dotyczących terminu wystawienia faktury ani momentu powstania obowiązku podatkowego – obowiązują te same reguły co przed jego wprowadzeniem.

Należy jednak zwrócić uwagę na pojęcie daty wystawienia faktury. Przed regułami KseF – to po prostu data sporządzenia dokumentu.

W KSeF, w zależności, czy data wystawienia wskazana na e-fakturze (w polu P_1) przez podatnika będzie tożsama, czy różna od daty wysłania do KSeF, fakturę będzie uznawać się za wystawioną online lub offline (z obowiązkiem przesłania faktury do KSeF w ustawowo określonym czasie).

Data wystawienia e-faktury w KSeF

Zgodnie z ustawą o VAT faktura ustrukturyzowana KSeF jest uznawana za wystawioną w dniu, w którym trafi do Krajowego Systemu e-Faktur. Mówiąc prościej – liczy się dzień jej wysłania do systemu. Ministerstwo Finansów doprecyzowuje, że „wysłanie” oznacza moment rozpoczęcia przekazywania faktury w trakcie aktywnej sesji w KSeF.

Jeżeli jednak dokument zostanie przesłany do KSeF później niż data wskazana w polu P_1 (czyli data wystawienia wpisana przez podatnika), faktura jest traktowana jako wystawiona w trybie offline24. W takim przypadku za datę wystawienia uznaje się dzień podany przez przedsiębiorcę w polu P_1, który powinien taką fakturę dosłać do KSeF najpóźniej kolejnego dnia roboczego.

Podsumowując, datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest:

• dzień przesłania dokumentu do KSeF – gdy data wpisana przez podatnika z pola P_1 jest taka sama jak data wysyłki do systemu,
• data wskazana w polu P_1 – jeżeli faktura została wysłana do KSeF później niż wynika to z pola P_1 (wówczas mamy, co do zasady, do czynienia z trybem offline24).

Przykład 1

Pani Anna sporządziła fakturę ustrukturyzowaną, wskazując w polu P_1 datę wystawienia: 13.02.2026 r. Tego samego dnia przekazała dokument do KSeF. W tej sytuacji datą wystawienia faktury jest 13.02.2026 r., ponieważ data z pola P_1 pokrywa się z datą przesłania pliku do systemu. Równocześnie oznacza to, że dokument został wystawiony w trybie online.

Przykład 2

Pan Andrzej wystawił fakturę, wpisując w polu P_1 datę wystawienia: 15.02.2026 r., natomiast przesłał ją do KSeF dzień później – 16.02.2026. Ponieważ data wskazana w polu P_1 jest wcześniejsza niż data przekazania dokumentu do systemu, faktura zostanie uznana za wystawioną w trybie offline24. Datą wystawienia dokumentu pozostaje 15.02.2026 r.

Tryby szczególne KSeF a data wystawienia faktury

W Krajowym Systemie e-Faktur istnieją dwa podstawowe tryby wystawiania faktur: online i offline.

• Tryb ONLINE – polega na wystawianiu faktur bezpośrednio w KSeF, w czasie rzeczywistym. Plik XML jest przesyłany do systemu tego samego dnia, który podatnik wskazuje w polu P_1 faktury jako datę jej wystawienia.
• Tryb OFFLINE – polega na wcześniejszym wystawieniu faktury poza KSeF i późniejszym przesłaniu jej do systemu w ustawowo określonym terminie.

W praktyce tryb offline obejmuje kilka szczególnych procedur:

offline24 (art. 106nda ustawy) – stosowany np. przy problemach z dostępem do Internetu lub gdy przedsiębiorca nie chce od razu wysyłać faktury do KSeF; offline – z powodu niedostępności KSeF (art. 106nh), tryb awaryjny (art. 106nf) – wykorzystywany w razie oficjalnie ogłoszonej awarii systemu.

We wszystkich trybach szczególnych wystawiania faktur (offline24, offline oraz awaryjnym) datą wystawienia faktury pozostaje data wskazana przez podatnika w polu P_1 e-faktury. Zasada ta ma zastosowanie również wtedy, gdy faktura została sporządzona „online”, ale przekazana do KSeF po dacie wskazanej w polu P_1 — wówczas decydująca jest data zadeklarowana przez podatnika.

Sprawdź Co zrobić w razie awarii systemu KSeF lub braku Internetu?

Data wystawienia faktury a awaria całkowita KSeF

Awaria całkowita dotyczy nadzwyczajnych sytuacji (np. zagrożenia państwa lub infrastruktury). Komunikaty pojawią się w mediach, gdy nie będzie możliwa publikacja w BIP MF i systemie KSeF.

W czasie awarii faktury wystawia się „po staremu” (papierowe lub elektroniczne), bez wysyłki do KSeF. Datą wystawienia faktury w czasie awarii całkowitej KSeF jest rzeczywista data wystawienia faktury, wskazana przez podatnika na fakturze.

Ustalanie daty wystawienia faktur KseF – przykłady z podręcznika KSeF 2.0

1. Data wystawienia faktury w trybie online (data w polu P_1 tożsama z datą przesłania pliku XML do KSeF)
   Podatnik wskazał na fakturze jako datę wystawienia 1 lutego 2026 (pole P_1) i tego samego dnia o godz. 23:50 przesłał plik XML do KSeF. Dokument został zarejestrowany jeszcze przed północą, natomiast numer KSeF nadano 2 lutego 2026 r. o godz. 00:01. W takim przypadku za datę wystawienia uznaje się 1 lutego 2026 r., czyli dzień przekazania faktury do systemu – data z pola P_1 jest bowiem tożsama z datą wysyłki.
2. Data wystawienia faktury w trybie online (data przesłania pliku XML do KSeF późniejsza niż data wskazana w polu P_1).

   Podatnik wpisał w polu P_1 jako datę wystawienia faktury 2 lutego 2026 r., natomiast plik XML przekazał do KSeF dopiero 3 lutego 2026 r. i tego dnia dokument został zarejestrowany. Numer KSeF nadano również 3 lutego.

   W tej sytuacji za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej uznaje się 2 lutego 2026 r., czyli dzień wskazany w polu P_1 przez podatnika. A ponieważ wysyłka do KSeF nastąpiła później, faktura jest traktowana jako wystawiona w trybie offline24.

   Jeżeli natomiast data w polu P_1 byłaby późniejsza niż dzień faktycznego przesłania dokumentu do KSeF, plik XML zostałby odrzucony. Data wystawienia nie może być bowiem datą przyszłą względem momentu wysyłki.

3. Data wystawienia faktury w trybie offline24.

   Podatnik wystawia fakturę w oparciu o art. 106nda ustawy tj. w trybie offline24, wskazując w jej treści datę 3 lutego 2026 r. (pole P_1 struktury logicznej FA(3)). Fakturę przesłał do KSeF w kolejnym dniu roboczym tj. 4 lutego 2026 r. W analizowanym przypadku datą wystawienia faktury jest data wskazana w polu P_1 struktury logicznej FA(3), czyli 3 lutego 2026 r.

4. Data wystawienia faktury w trybie offline24.

   Podatnik wystawia fakturę w oparciu o art. 106nda ustawy tj. w trybie offline24, wskazując w jej treści datę 3 lutego 2026 r. (pole P_1 struktury logicznej FA(3)). Fakturę był zobowiązany przesłać do KSeF w kolejnym dniu roboczym tj. 4 lutego 2026 r., jednak z tego obowiązku się nie wywiązał. Fakturę przesłał do KSeF dopiero 10 lutego 2026 r.

   W analizowanym przypadku datą wystawienia faktury jest data wskazana w polu P_1 struktury logicznej FA(3), czyli 3 lutego 2026 r.

Uwaga! Należy jednak pamiętać, że od 1 stycznia 2027 r. za tego typu naruszenie na podatnika będzie mogła być nałożona sankcja na podstawie art. 106ni ust. 1 pkt 3 ustawy w związku z brakiem przesłania w wymaganym terminie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline24.

Daty e-faktur w trybach KSeF – tabela MF

Resort finansów przygotował porównanie poszczególnych trybów wystawiania faktur KSeF wraz ze wskazaniem co należy rozumieć przez datę wystawienia oraz otrzymania faktury. Plik znajdziesz tutaj: Tryby wystawiania faktur tabela wersja 1.3.

Data wystawienia faktury w KSeF: IFIRMA

Jak ustalić datę wystawienia faktury na przykładzie faktury wystawionej w ifirma i bezpośrednio wysłanej do KSeF?

W pierwszej kolejności w zakładce “Faktury sprzedaży” należy wybrać fakturę wysłaną do KSeF. Jest ona oznaczono na zielono oraz posiada status „KSeF zaakceptowano” wraz z numerem KSeF.

Widok faktur sprzedaży – program IFIRMA

Gdy wejdziemy w szczegóły mamy m.in. następujące informacje:

• data wystawienia wpisana przez podatnika [18.02.2026];
• przyjęcie do KSeF [18.02.2026];
• nadanie numeru KSeF [18.02.2026];
• numer KSeF (pierwszy ciąg znaków to NIP sprzedawcy, drugi – data przesłania faktury do KSeF: podkreśliliśmy ją na pomarańczowo).

Data podana przez podatnika równa się dacie wysyłki do KSeF, co kwalifikuje fakturę jako wystawioną online, z ustaloną datą wystawienia: 18.02.2026.

Szczegóły faktury wysłanej do KSeF z IFIRMA

Szczegółowo proces wysyłki faktur do KSeF opisaliśmy w tej instrukcji.