W jakiej sytuacji można wystawić duplikat faktury wysłanej elektronicznie?

Podstawowymi dokumentami, które potwierdzają przeprowadzanie transakcji handlowych są faktury. Obecnie mogą być wystawiane w formie papierowej, ale również stosowana jest częsta praktyka wystawiania faktur elektronicznie. W dzisiejszej publikacji zastanowimy się, jak to jest z duplikatami faktur wysyłanych elektronicznie.

Kiedy mówimy o fakturach elektronicznych?

Faktura elektroniczna może być wystawiana i otrzymywana w dowolnym formacie elektronicznym. Przesyłanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Formę elektroniczną ma również faktura, która została załączona do wiadomości mailowej w formacie PDF, czy CSV. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby była wysłana również faxem.

Duplikat faktury elektronicznej

Z różnych powodów może dojść do zagubienia lub zniszczenia faktury, nawet wówczas, gdy została ona wysłana elektronicznie. Przepisy ustawy o VAT dotyczące duplikatów faktur (art. 106l) nie różnicują zasady ich wystawiania ze względu na formę, w jakiej została wystawiona faktura pierwotna. W takim przypadku sprzedawca wystawia duplikat faktury na podstawie posiadanego dowodu sprzedaży i przekazuje duplikat w dowolnej formie. Może to być np. forma papierowa lub elektroniczna. Nie ma przepisów, które nakazywałyby wystawianie duplikatów faktur w takiej samej formie, w jakiej była wystawiona faktura pierwotna.

W przypadku duplikatu ważne jest, żeby był oznaczony wyrazem “DUPLIKAT” i miał również datę wystawienia duplikatu. Pozostałe dane muszą być identyczne, jak na fakturze pierwotnej. Forma, w jakiej będzie przekazany duplikat nie ma żadnego znaczenia.

Istnieją jednak pewne nietypowe sytuacje, które trudno potraktować schematycznie. Mianowicie, faktury za korzystanie z serwisu ifirma wystawiane są w formie elektronicznej, nie podlegają edycji. Dostępne są na koncie Użytkownika po zaksięgowaniu wpłaty, na głównej stronie konta. Nie ma więc możliwości, aby je można było uznać za zniszczone lub zagubione, a tylko o takich przypadkach mówi ustawa o podatku VAT. W związku z powyższym nie mamy podstaw do wystawienia duplikatu faktury, ponieważ w tym przypadku byłoby to niezgodne z przepisami. Każda osoba, która korzysta z serwisu musi zaakceptować regulamin podczas zakładania konta, który jest jednocześnie umową z Użytkownikiem i wprost określa zasady przekazywania faktur drogą elektroniczną.