Działalność nierejestrowana w KSeF - najważniejsze informacje

Działalność nierejestrowana w KSeF - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Działalność nierejestrowana – kiedy mamy z nią do czynienia?

Działalność nierejestrowana (DN) nazywana czasem „firmą na próbę” to działalność wykonywana w sposób zarobkowy, regularny oraz ciągły, czyli taka, która ma znamiona działalności gospodarczej, ale jej przychód w miesiącu nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia krajowego. Co oznacza, że aby móc prowadzić działalność nierejestrowaną w 2025 roku, przychód osiągnięty w każdym miesiącu nie może być wyższy niż 3499,50 zł. Gdy ta kwota zostanie przekroczona, należy zarejestrować działalność gospodarczą w CEIDG w ciągu 7 dni.

Uwaga! Od roku 2026 działalność nierejestrowaną będzie można prowadzić, dopóki przychody z niej nie przekroczą w jednym kwartale 225% minimalnego wynagrodzenia krajowego.

Więcej o działalności nierejestrowanej przeczytamy tutaj: Wszystko, co musisz wiedzieć na temat NDG.

Kto i kiedy musi korzystać z KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to teleinformatyczny, rządowy system służący w szczególności do wystawiania, przesyłania, otrzymywania, dostępu i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, czyli e-faktur.

W roku 2025 KSeF jest dobrowolny. Jednak od roku 2026 stanie się on obowiązkowy i wejdzie on etapami:

od 1 lutego 2026 roku: dla podatników, których przychód w roku 2024 przekroczył 200 mln zł;
od 1 kwietna 2026 roku – dla pozostałych podatników.

W ramach wyjątku, jeśli łączna wartość sprzedaży brutto (z VAT) z faktur nie przekroczy 10 tys.zł miesięcznie, będzie je można wystawiać poza KSeF do końca 2026 roku. Jeśli jednak wartość ta zostanie przekroczona, podatnik musi wystawiać faktury w KSeF – począwszy od faktury, którą przekroczył limit.

Również do końca 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Działalność nierejestrowana a status w podatku VAT

KSeF jest systemem przeznaczonym dla podatników wystawiających faktury dla innych przedsiębiorców (B2B) I – co ważne – takim podatnikiem jest także osoba prowadząca działalność nierejestrowaną.

Bo choć działalność nierejestrowana nie jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców (i nie trzeba jej rejestrować w CEIDG), to w świetle ustawy VAT osoba prowadząca działalność nierejestrowaną prowadzi działalność gospodarczą oraz jest podatnikiem i jeśli taka osoba jest zarejestrowana do VAT, to jest czynnym podatnikiem VAT, a jeśli nie jest – wciąż jest podatnikiem (w rozumieniu przepisów VAT), tylko, że zwolnionym.

Poruszane zagadnienie wynika z ustawy o podatku od towarów i usług, która w artykule 15 mówi, że: „Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności”.

Ustęp 2 cytowanego artykułu zaś wskazuje, że „Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność (…) usługodawców,(…). Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych”.

Pojęcie działalności nierejestrowanej funkcjonuje wyłącznie na gruncie ustawy Prawo przedsiębiorców. W przypadku podatku VAT nie ma ono zastosowania, ponieważ ustawa o VAT posługuje się odmienną definicją działalności gospodarczej i nie rozróżnia jej na działalność rejestrowaną i nierejestrowaną.

Czy działalność nierejestrowana musi korzystać z KSeF?

Jak wyjaśniliśmy powyżej, działalność nierejestrowana jest na gruncie VAT działalnością gospodarczą, a osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest podatnikiem (ale może korzystać ze zwolnienia podmiotowego do 200 tys. zł).

Oznacza to, że obowiązek korzystania z KSeF obejmie również osoby prowadzące działalność nierejestrowaną.

Podmioty te będą miały obowiązek korzystania z KSeF od 1 kwietnia 2026 roku. Przy czym, przy niskiej wartości sprzedaży – do 10 tys. zł miesięcznie – będą mogły skorzystać z okresu przejściowego i rozpocząć wystawiania faktur w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Ważne: Choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla osób prowadzących DN będzie od 1 kwietnia 2026 lub 1 stycznia 2027, to w zasadzie osoby te muszą być przygotowane na odbiór faktur zakupowych już od 1 lutego 2026 roku, jeśli ich kontrahentem będzie podmiot, który jest zobowiązany do stosowania KSeF od 1 lutego 2026 roku. Duże podmioty będą wystawiać faktury B2B tylko w KSeF i nie będą miały obowiązku ich przesyłania poza KSeF.

Faktura wystawiana na rzecz podmiotu prowadzącego działalność nierejestrowaną NIE jest fakturą konsumencką w rozumieniu ustawy o VAT. Faktura konsumencka to faktura dokumentująca sprzedaż na rzecz konsumenta, czyli osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Działalność nierejestrowana jest na gruncie VAT działalnością gospodarczą. A zatem faktury zakupowe dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną będą czekały na nich w KSeF.

Czy na działalności nierejestrowanej trzeba wystawiać faktury?

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, które nie są czynnymi podatnikami VAT, zazwyczaj nie muszą wystawiać faktur.

Jeśli jednak nabywca poprosi o fakturę w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę należy wystawić. Jeśli zaś kupujący nie zgłosi się po fakturę lub zgłosi się po upływie trzech miesięcy, sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury, choć może to uczynić dobrowolnie.

Faktura podatnika zwolnionego z VAT nie musi zawierać ani NIP sprzedawcy ani NIP nabywcy do czasu skorzystania z KSeF.

Jeśli osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest czynnym podatnikiem VAT, to powinna wystawiać faktury tak jak każdy inny przedsiębiorca zarejestrowany do VAT.

Rozwinięcie tej tematyki znajdziemy w artykule: Jaki dokument sprzedaży wystawia osoba prowadząca działalność nierejestrowaną?

Jakie faktury wystawiać w KSeF na działalności nierejestrowanej?

Obowiązek wystawienia faktur w KSeF dotyczy tylko transakcji B2B, czyli faktur wystawianych przez jednego przedsiębiorcę dla drugiego przedsiębiorcy.

Co istotne, w KSeF należy wystawiać tylko faktury, inne dokumenty, jak np. rachunki, noty uznaniowe/obciążeniowe nie są objęte systemem KSeF.

Dodatkowo jeśli nabywcą będzie konsument, nie będzie obowiązku wystawiania faktur (B2C) w KSeF, choć będzie to możliwe. Wtedy taką wystawioną w KSeF fakturę należy przekazać konsumentowi poza systemem, chyba że wyrazi zgodę na jej udostępnienie w KSeF.

Przypomnijmy, że osoba prowadząca działalność nierejestrowaną na gruncie ustawy o VAT jest przedsiębiorcą, a zatem faktury dla takich nabywców także trzeba będzie wystawiać w KSeF.

Sprawdź wykluczenia z KSeF.

Działalność nierejestrowana a NIP – czy jest potrzebny?

W działalności nierejestrowanej należy rozróżnić osoby zwolnione z VAT i te podlegające VAT.

Osoby zwolnione z VAT: nie muszą podawać numeru NIP na fakturze (nawet jeśli go posiadają) oraz nie muszą posiadać numeru NIP.
Osoby zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT: muszą posiadać NIP (uzyskany na formularzu NIP-7) i umieszczać go na fakturach.

Szczegółowe informacje odnajdziemy w tym artykule: Czy numer NIP jest potrzebny przy prowadzeniu działalności nierejestrowanej?

Czy można wystawić fakturę w KSeF bez NIP sprzedawcy?

Nie. NIP sprzedawcy dla wystawianych faktur w KSeF jest obowiązkowy. Bez niego faktura nie zostanie przyjęta w systemie.

Powyższe oznacza, że osoby prowadzące działalność nierejestrowaną nieposiadające NIP (czyli także zwolnione z VAT) powinny o niego wystąpić składając formularz NIP-7 do swojego urzędu skarbowego. Zgłoszenia można dokonać osobiście, listownie lub elektronicznie: także przez e-urząd skarbowy. Formularz NIP- 7 dostępny jest na stronie podatki.gov.pl.

Potwierdzenie nadania NIP powinno być wydane niezwłocznie przez naczelnika urzędu skarbowego w terminie 3 dni od dnia wpływu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-7.

Uwaga! Zgłoszenie o nadanie numeru NIP-7 składa się tylko jeden raz. Numer NIP jest nadawany raz na całe życie, dlatego jeśli został już wcześniej przyznany, nie ma potrzeby ponownie występować o jego nadanie. W celu potwierdzenia posiadania numeru NIP można złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia o numerze NIP.

Działalność nierejestrowana i KSeF – jakich limitów pilnować

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną będą musiały monitorować następujące limity od roku 2026:

nieprzekroczenie w jednym kwartale 225% minimalnego wynagrodzenia krajowego raz na kwartał, tj, 10 813,50 zł – aby móc prowadzić działalność nierejestrowaną;
nieprzekroczenie w miesiącu 10 tys. zł (z VAT) – aby w roku 2026 móc wystawiać faktury B2B poza KSeF.

W świetle powyższego, obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obejmie również osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, które w celu spełnienia ustawowych wymogów będą zobowiązane do posiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP).

Sprawdź, jak wygląda Procedura nadania NIP i jakie są rodzaje identyfikatorów podatkowych.