Faktura nie wystawiona w terminie – co robić?

Terminy wystawiania faktur VAT zostały uregulowane wprost w przepisach ustawy. Określona została pewna zasada ogólna, ale występuje kilka wyjątków, których znajomość jest niezbędna, aby prawidłowo dokonywać rozliczeń podatkowych. Nieprawidłowości związane z rozliczeniami podatkowymi mogą być obarczone różnymi konsekwencjami ze strony organów podatkowych dlatego należy przestrzegać obowiązujących terminów. Czym grozi niewystawienie faktury w terminie i co zrobić w takiej sytuacji?

Jaki jest termin na wystawienie faktury?

Co do zasady fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty i zgodnie z przepisami przedsiębiorca ma obowiązkiem wystawienia faktury. Fakturę zaliczkową wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał całość lub część zapłaty. Istnieją również przypadki, w których fakturę wystawia się w sposób szczególny.

Dodatkowo należy pamiętać, że faktura VAT nie może być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy towary/wykonaniem usługi lub otrzymaniem zaliczki na poczet przyszłej dostawy towaru lub wykonania usługi.

Kiedy uznaje się, że faktura nie została wystawiona w terminie?

Zgodnie z tym co zostało napisane powyżej każde wystawienie faktury w innym terminie będzie traktowane jako nieterminowe wystawienie:

• wystawienie faktury po 15-tym dniu miesiąca,
• wystawienie faktury zaliczkowej po 15-tym dniu miesiąca,
• wystawienie faktury wcześniej niż 30. dnia.

Rodzi się pytanie jak przedsiębiorca powinien postąpić w takiej sytuacji?

Niewystawienie faktury w terminie – jak postąpić?

Samo wystawienie faktury VAT często jest określane jako czynność techniczna i nawet w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie wystawi faktury w obowiązujących terminach, to powinien w sposób prawidłowy rozpoznać obowiązek podatkowy i wykazać podatek VAT należny. Przepisy również odnoszą się do takich sytuacji. W takim przypadku obowiązek podatkowy powstaje z chwilą:

1. Upływu terminu do wystawienia faktury.
2. Z upływem terminu płatności jeżeli nie został określony termin na wystawienie faktury w przepisach.

Jeżeli zdarzy się taka sytuacja, że przedsiębiorca wystawi fakturę po terminie wynikającym z ustawy o podatku VAT, wówczas i tak powinien wykazać podatek VAT należny we właściwym okresie rozliczeniowym, pomimo że data faktury nie będzie na to wskazywała.

Przykład

Przedsiębiorca dokonał dostawy towarów w miesiącu październiku 2020 r. Z uwagi na przeoczenie nie wystawił faktury VAT do 15 listopada 2020 r. Faktura została wystawiona dnia 02.12.2020 r. Ponieważ upłynął już termin przekazania JPK_V7M dlatego przedsiębiorca będzie zobowiązany do złożenia korekty pliku za październik 2020 r., w którym wykaże podatek VAT należny od dokonanej dostawy towarów.

Sytuacja komplikuje się bardziej, gdy dojdzie do wystawienia faktury wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy towarów/usług lub otrzymaniem zaliczki. Taka okoliczność w świetle ustawy o podatku VAT jest traktowana jako wystawienie “pustej faktury”. Oczywiście nie jest to również sytuacja bez wyjścia, o ile nie było to celowe działanie. Jeżeli faktura VAT została wystawiona za wcześnie, to przedsiębiorca powinien:

1. Dokonać korekty wystawionej faktury.
2. Anulować fakturę.

W pierwszym przypadku, jeżeli faktura trafiła już do obrotu prawnego i dotarła do nabywcy, powinna zostać skorygowana do zera i wystawiona kolejna faktura w terminie właściwym.

W drugim przypadku, pod warunkiem nie wysłania faktury do nabywcy, możliwe jest anulowanie faktury.