Faktura „scamowa" w KSeF – jak zgłosić nadużycie w Krajowym Systemie?

Faktura „scamowa" w KSeF – omówione zagadnienia

Pokaż więcej ↓

Scam to oszustwo polegające na wprowadzaniu kogoś w błąd (np. online, telefonicznie) w celu wyłudzenia pieniędzy, danych osobowych lub zainfekowania urządzenia złośliwym oprogramowaniem.

Jedną z metod działania oszustów może być tzw. faktura scamowa (oszukańcza, fikcyjna) – wystawiając fałszywe faktury, chcą pozyskać dane adresata faktury lub podstępem doprowadzić do przelania pieniędzy na konto naciągaczy. W związku z tym administracja podatkowa przygotowała w KSeF funkcjonalność zgłoszenia nadużycia (faktury scamowej).

Potencjalne pole do nadużyć w KSeF

Krajowy System e-Faktur służy do wystawiania, otrzymywania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

Istotne jest to, że faktury wystawione przez sprzedawcę są automatycznie przesyłane na “konto” nabywcy-przedsiębiorcy po jego numerze NIP w KSeF, który nie ma możliwości ich odrzucenia ani akceptacji, niezależnie od tego, czy transakcja miała miejsce.

Co prawda taka faktura, która trafiła w KSeF do nabywcy, nie wywołuje skutków podatkowych (dopóki nie zostaną zaksięgowane), jednak może się zdarzyć, że nabywca w natłoku dokumentów lub z braku czasu nie zauważy, że dostał fakturę od kontrahenta, którego nie zna, czy za transakcję, która się nie odbyła – i w efekcie zapłaci za transakcję, której nie był stroną.

Błędnie wystawiona faktura: pomyłka

Gdy przedsiębiorca otrzyma fakturę, która nie powinna do niego trafić, w pierwszej kolejności dobrze jest skontaktować się z wystawcą faktury. Błędnie wystawiona faktura może być skutkiem zwykłej pomyłki sprzedawcy i wpisania niewłaściwego NIP. W takim przypadku wystarczy, aby nabywca poinformował sprzedawcę o błędzie, a ten wystawił fakturę korygującą do zera.

Przypomnijmy, że w przypadku faktur wystawianych w KSeF jedynym sposobem poprawienia błędów będzie wystawienie faktury korygującej. Nie będzie możliwości stosowania not korygujących – nawet wtedy, gdy korekta dotyczyć będzie wyłącznie danych formalnych.

Faktura scamowa w KSeF

Kolejną z przyczyn, kiedy przedsiębiorca może otrzymać fakturę za transakcję, która jego nie dotyczyła, może być także próba wyłudzenia danych, wpłata pieniędzy na konto oszusta – czyli przedsiębiorca może dostać fakturą fikcyjną. Taką fakturę może zgłosić jako nadużycie (fakturę scamową) do administracji podatkowej.

Kto może zgłosić nadużycie w KSeF?

Jak czytamy w podręczniku KSeF “W celu zapewnienia przedsiębiorcom możliwości szybkiego zgłaszania faktu otrzymania faktury w stosunku do której istnieje uzasadnione przypuszczenie, że jest ona np. wynikiem oszustwa (nazywanej „fakturą scamową”) w API KSeF 2.0 zostanie wprowadzony mechanizm pozwalający na automatyczne zgłoszenie takiego nadużycia administracji. Usługa ta zostanie udostępniona w niedługim czasie po uruchomieniu nowej wersji produkcyjnej systemu”.

Nadużycie dotyczące fikcyjnej faktury może zgłosić osoba lub podmiot uprawniony do dostępu do faktur. Takiego zgłoszenia nie może dokonać sprzedawca ani podmiot działający z jego upoważnienia.

W jakich przypadkach można zgłosić fakturę scamową?

Możliwość zgłoszenia faktury scamowej w KSeF (zgłoszenie nadużycia), podobnie jak funkcja ukrycia faktury zakupowej, jest funkcjonalnością techniczną, więc nie jest ona uregulowana przepisami.

Podręcznik KSeF przytacza przykłady, w jakich okolicznościach przedsiębiorca może powziąć podejrzenia co do popełnienia ewentualnego oszustwa:

faktura otrzymana jest od podmiotu, z którym dany nabywca nigdy nie współpracował i nie współpracuje;
brak wystąpienia transakcji udokumentowanej fakturą (nabywca w rzeczywistości nie dokonał żadnego nabycia od podatnika, który występuje na fakturze);
podatnik podjął próby kontaktu z podmiotem wskazanym na fakturze jako sprzedawca, celem wyjaśnienia zasadności wystawienia faktury (np. telefonicznie, drogą e-mail), która zakończyła się niepowodzeniem, co może sugerować, że podmiot wystawiający fakturę nie jest rzetelny;
nabywca zweryfikował dane sprzedawcy i okazało się, że nie znajduje on w Wykazie podatników, jak również informacje na jego temat nie są dostępne w ogólnodostępnych bazach dotyczących prowadzenia działalności (np. w CEIDG, KRS itp.);
w otrzymanej fakturze pojawiają się oczywiste błędy językowe (ortograficzne, składniowe itp.), które sugerują, że faktura została wystawiona przez osobę zagraniczną, nie znającą zasad języka polskiego lub przy jej wystawieniu skorzystano z programów do automatycznego tłumaczenia treści na j. polski;
na fakturze określono bardzo krótki termin płatności, wymuszający szybkie działania ze strony nabywcy (nieuzgodnione z nim wcześniej, niewynikające z żadnej umowy łączącej strony transakcji wskazane na fakturze);
na fakturze zawarte są adresy stron internetowych np. z informacją o nadwyżce lub niedoborze w rozliczeniach, wskazujące na wyjątkowo korzystne oferty/ceny bądź odsyłające do pochodzących z niesprawdzonego źródła załączników.

Uwaga! Jak podkreśla podręcznik KSeF, pojedyncza przesłanka z powyższego katalogu nie wystarcza do uznania faktury za podejrzaną – konieczna jest analiza kilku sygnałów łącznie, aby obiektywnie ocenić sytuację. Błędy formalne czy językowe mogą także wynikać z pomyłek ludzkich, a nie zawsze z oszustwa.

Funkcja zgłaszania scamowych faktur nie służy do zgłaszania faktur dokumentujących rzeczywiste transakcje, gdy strony spierają się co do kwoty lub jakości usługi – takie spory powinny być rozstrzygane polubownie lub przez sąd. Usługa zgłaszania faktur scamowych KSeF ma na celu zwalczanie pustych faktur, oszustw i wyłudzeń oraz ochronę uczciwych podatników, a nie rozwiązywanie konfliktów handlowych ani wykorzystywanie jej do działań odwetowych czy antykonkurencyjnych.

Jak zgłosić fakturę scamową w KSeF?

Zgłoszenie faktury scamowej w KSeF wymaga podania uzasadnienia zgłoszenia.

Faktury należy zgłaszać pojedynczo. Nie ma możliwości przesłania jednego zgłoszenia dotyczącego kilku faktur naraz.

Zgłoszenia będą analizowane oraz weryfikowane przez administrację skarbową. Przedsiębiorca, który dokonał zgłoszenia, nie będzie jednak informowany o jego zasadności ani o przebiegu procesu weryfikacji.

Jak wycofać zgłoszenie?

Osoba, która zgłosiła nadużycie dotyczące danej faktury, będzie miała możliwość wycofania tego zgłoszenia. Będzie ono wymagało – podobnie jak samo zgłoszenie – podania uzasadnienia (np. pomyłka). Wycofanie zgłoszenia może zostać dokonane jedynie dla pojedynczej faktury, a nie zbiorczo.

Statusy zgłoszeń

Przedsiębiorca będzie mógł sprawdzić w systemie KSeF informacje o statusie zgłoszonych przez siebie nadużyć, czyli:

aktualny status zgłoszenia danej faktury (czy ją zgłosił, czy wycofał);
kiedy nastąpiła ostatnia zmiana zgłoszenia danej faktury (zgłoszenie lub wycofanie) lub jeśli faktura nigdy nie została zgłoszona to informacja o braku zmian;
uzasadnienie ostatniej zmiany dla danej faktury (zgłoszenia lub wycofania).

„Wdrożenie KSeF nie zwalnia przedsiębiorcy z zachowania należytej staranności biznesowej i sprawdzania, kto wystawił fakturę. Administracja podatkowa może co najwyżej ustalić, że fakturę wystawia podmiot do tego nieuprawniony. Możemy przecież mieć do czynienia z podmiotem uprawnionym, który odpowiednio uwierzytelni się w KSeF, nawet gdyby potem miał okazać się oszustem. Każdy przedsiębiorca musi więc weryfikować, czy fakturę otrzymał od faktycznego dostawcy” – wyjaśnia Tomasz Tratkiewicz dyrektor departamentu podatku od towarów i usług w Ministerstwie Finansów w rozmowie dla Dziennika Gazety Prawnej.

Skorzystaj z Certyfikatu Bezpieczna Faktura dla e-commerce