Import towarów do Polski

Import towarów do Polski – omówione zagadnienia:

Bez względu na to, czy planujesz sprowadzić pojedynczą partię towaru, czy regularnie zaopatrywać się u zagranicznych dostawców, musisz pamiętać o kilku kluczowych kwestiach. Import z Unii Europejskiej lub spoza UE (np. z Chin) wiąże się z określonymi obowiązkami, zarówno prawnymi, jak i księgowymi.

Import towarów został uregulowany w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności w przepisie art. 2 pkt 7, zgodnie z którym przez import towarów rozumie się przywóz towarów z terytorium państwa trzeciego na terytorium Unii Europejskiej.

Zgodnie z tym przepisem import to każda sytuacja, gdy sprowadzanie są towary z kraju spoza Unii Europejskiej, np. z Chin, USA, Wielkiej Brytanii, Turcji czy Szwajcarii – i wprowadzasz je na obszar celny Unii.

Import zawsze wiąże się z określonymi formalnościami:

odprawa celna (czyli zgłoszenie towaru do urzędu celnego),
ewentualna zapłata cła,
rozliczenie podatku VAT od importu (w momencie odprawy lub później w deklaracji importowej).

Import towarów z Unii Europejskiej

Towary sprowadzane z innego kraju znajdującego się na terenie Unii Europejskiej, np. z Niemiec, Włoch, nie wymagają zgłoszenia celnego ani odprawy celnej, ponieważ na terenie całej UE obowiązuje swobodny przepływ towarów, co oznacza brak opłat celnych i kontroli granicznych między państwami członkowskimi. Wystarczy posiadać numer VAT-UE, a transakcję rozlicza się jako nabycie wewnątrzwspólnotowe (WNT) w deklaracji VAT. Nie jest wymagana zapłata VAT ani cła przy transakcji – podatek wykazywany jest w deklaracji.

Jednakże niektóre towary wymagają specjalnych zezwoleń, nawet w obrębie UE, np.:

broń i amunicja,
paliwa i chemikalia,
środki ochrony roślin,
towary podlegające ochronie praw autorskich lub znaków towarowych (np. produkty podrabiane).

W takich przypadkach konieczne jest uzyskanie odpowiedniego zezwolenia w ministerstwie (Rozwoju, Rolnictwa, Transportu lub Ochrony Środowiska), co wydłuża proces sprowadzenia towaru.

Import towarów spoza Unii Europejskiej

Sprowadzenie towarów z krajów spoza UE, takich jak Chiny, USA czy Turcja, wymaga dopełnienia większej liczby formalności. Każda przesyłka podlega odprawie celnej, może podlegać opłacie cła oraz wymaga rozliczenia VAT od importu.

Co to oznacza w praktyce? Przede wszystkim:

zgłoszenie celne – formalne wprowadzenie towaru na obszar celny UE
opłaty celne – zależne od rodzaju towaru (kod CN, system TARIC)
podatek vat od importu – płatny przy odprawie lub rozliczany w deklaracji VAT
pozwolenia specjalne – w przypadku towarów podwójnego zastosowania, chemikaliów, paliw itp.

Wielu przedsiębiorców korzysta w tym wypadku z firm pośredniczących lub spedytorów, które zajmują się odprawą celną i dokumentami, a także z firm kurierskich realizujących transport.

Import towarów z Chin jest obecnie bardzo popularny w Polsce, zwłaszcza wśród małych firm, sklepów internetowych i startupów. Sprowadzanie produktów z zagranicy pozwala wyróżnić się na rynku i uzyskać przewagę cenową. Od gadżetów elektronicznych, przez ubrania, po akcesoria lifestyle’owe – niemal każdy może znaleźć coś, co podbije serca klientów.

Warto jednak pamiętać, że import z Chin wiąże się z szeregiem formalności i ułatwień:

NUMER EORI – identyfikator przedsiębiorcy w systemie celnym UE;
TARYFY CELNE I KLASYFIKACJA TOWARÓW – decydują o wysokości opłat przy odprawie;
KONTROLE I OGRANICZENIA PRZYWOZOWE – niektóre produkty wymagają certyfikatów, badań lub zezwoleń;
PROCEDURY UPROSZCZONE I SPECJALNE – ułatwiają logistykę, tranzyt czy magazynowanie.

Import towarów do UE kluczowe procedury i ułatwienia dla firm – tabela

PROCEDURA / KATEGORIA	CO TO JEST / NA CZYM POLEGA	PRZYDATNOŚĆ DLA PRZEDSIĘBIORCY	IMPORT Z UE	IMPORT SPOZA UE
NUMER EORI	Unikalny identyfikator dla przedsiębiorcy w UE do celów celnych	Konieczny do zgłoszeń celnych; umożliwia elektroniczną odprawę towarów	–	Tak
STATUS AEO (UPOWAŻNIONY PRZEDSIĘBIORCA)	Certyfikat wiarygodności przedsiębiorcy w obrocie międzynarodowym	Mniej kontroli celnych, priorytet w odprawach, dostęp do uproszczeń celnych	Tak	Tak
PROCEDURY UPROSZCZONE	Umożliwiają odprawę towarów bez pełnej dokumentacji lub z późniejszym uzupełnieniem	Skraca czas odprawy, ułatwia handel, ogranicza konieczność wizyt w urzędzie celnym	Rzadko stosowane	Możliwe (tranzyt, magazyn celny, procedura składowa)	ODPRAWA SCENTRALIZOWANA	Możliwość odprawy towarów w jednym urzędzie celnym w kraju siedziby firmy	Ułatwia księgowość i płatności cła, przydatne przy imporcie przez różne kraje UE	Tak	Tak
TARYFA CELNA UE (ISZTAR)	System klasyfikacji towarów i określania stawek celnych	Pozwala obliczyć należności celne i sprawdzić ograniczenia przywozowe	–	Tak
OGRANICZENIA PRZYWOZOWE	Zakazy lub limity przywozu niektórych towarów	Informacja, które towary wymagają zezwoleń, certyfikatów, badań lub spełnienia wymogów technicznych	Tak	Tak
REGUŁY POCHODZENIA TOWARÓW	Określają, które towary mogą korzystać z preferencji celnych w UE	Ważne dla uzyskania zerowych lub obniżonych stawek celnych	Tak	Tak
WIĄŻĄCA INFORMACJA TARYFOWA (WIT)	Urzędowa interpretacja, jak klasyfikować nowy lub niejasny towar	Zapewnia pewność w klasyfikacji i wysokości cła, ważna przez 3 lata	–	Tak
ZWROT CŁA	Zwrot należności celnych za towary wadliwe lub niezgodne z umową	Ochrona finansowa importera w przypadku wadliwego towaru	–	Tak
PROCEDURY SPECJALNE	Odprawa czasowa, końcowe przeznaczenie, uszlachetnianie, tranzyt, składowanie	Umożliwiają korzystanie z ulg celnych, czasowe wwozy, przetwarzanie towarów, magazynowanie pod nadzorem celnym	–	Tak
ROZLICZANIE VAT IMPORTOWEGO	Możliwość rozliczenia VAT w deklaracji miesięcznej zamiast przy odprawie	Poprawia płynność finansową, zmniejsza konieczność natychmiastowych płatności	–	Tak
BREXIT – IMPORT Z UK	UK traktowane jak kraj trzeci; obowiązkowa odprawa celna	Wskazuje konieczność rejestracji EORI i przestrzegania reguł pochodzenia towarów	–	Tak
IOSS – MAŁE PRZESYŁKI	System rozliczania VAT dla przesyłek do 150 EUR	Ułatwia sprzedaż detaliczną online do UE, unika obowiązków ewidencyjnych w każdym kraju UE	Tak	–
REJESTRACJA PODATKOWA	Rejestracja VAT UE lub krajowa	Konieczna do legalnej sprzedaży i rozliczeń podatkowych	Tak (VAT UE)	Tak (VAT krajowa + EORI)
FAKTUROWANIE	Wystawianie faktury dla transakcji wewnątrz UE lub importowej	Ułatwia rozliczenia i kontrolę podatkową	Faktura wewnątrzwspólnotowa	Faktura importowa + dokumenty celne
CŁA	Obowiązek naliczenia ceł przy imporcie	Pozwala przewidzieć koszty importu	Brak	Cło importowe wg taryfy celnej
VAT / PODATEK	Rozliczenie VAT od towarów	Zabezpiecza poprawność podatkową i płynność finansową	VAT rozliczany w kraju nabycia / odwrotne obciążenie	VAT importowy naliczany przy odprawie celnej
KONTROLE I POZWOLENIA	Wymogi branżowe lub sanitarne	Informuje o konieczności spełnienia wymogów	Zwykle brak	Możliwe kontrole sanitarne, fitosanitarne, certyfikaty
TRANSPORT I DOKUMENTY PRZEWOZOWE	Dokumenty do przewozu i odprawy towarów	Ułatwia logistykę i legalny transport	Standardowy dokument przewozowy (CMR)	Dokumenty przewozowe + dokumenty celne (SAD, AWB)

Import towarów z Chin – jak zaksięgować?

Sposób ujęcia import towarów z Chin zależy od tego, w jakim kraju towar został zaimportowany, czyli kraj, w którym towar znajdował się w momencie dopuszczenia do obrotu na terytorium Unii Europejskiej. Miejscem tym może być Polska lub inny dowolny kraju Unii Europejskiej.

W obu przypadkach w pierwszej kolejności konieczne jest zaksięgowanie samego dokumentu zakupu wystawionego przez podmiot z Chin. W serwisie ifirma.pl księgowanie odbywa się za pomocą dwóch formularzy: Import towarów handlowych oraz Import – koszty prowadzenia działalności. Oba dostępne są w zakładce Wydatki ➡ Lista wydatków ➡ Dodaj wydatek.

Podstawową procedurą rozliczenia należności celnych jest rozliczenie w oparciu o otrzymany przez przedsiębiorcę dokument celny. Będzie nim dokument poświadczonego zgłoszenia celnego (PZC) a jeśli zgłoszenie było dokonywane papierowo – dokument SAD. Przedsiębiorca uzyskuje prawo odliczenia VAT w okresie otrzymania dokumentów celnych. W celu zaksięgowania danych z dokumentu celnego należy otworzyć wcześniej zaksięgowany dokument zakupu towarów. Na formularzu dostępna będzie opcja dodania dokumentu SAD (+ Dodaj sad). W kolejnym kroku należy wskazać sposób rozliczenia podatku VAT.

W przypadku rozliczenia na podstawie dokumentu SAD lub PZC należy wybrać opcję Odliczam VAT na podstawie otrzymanego dokumentu odprawy celnej i zatwierdzić. W kolejnym kroku pojawi się formularz, w którym należy wskazać dane dokumentu celnego, w tym wartość netto i kwotę VAT wskazaną na dokumencie. Jeśli import towarów wiązał się z zapłatą cła – w formularzu będzie można wpisać także jego wartość. Po zatwierdzeniu podatek VAT zostanie ujęty w ewidencji zakupów VAT (jeśli zakup dotyczył działalności opodatkowanej przedsiębiorcy). Cło zostanie ujęte jako koszt.

Rozliczenie należności celnych może odbywać się również w ramach procedury uproszczonej wskazanej w art. 33a ustawy o VAT. W przypadku takiego rozliczenia po wybraniu opcji dodania dokumentu SAD, należy wybrać Mam zgodę naczelnika US na stosowanie procedury uproszczonej w trybie art.33a. Po uzupełnieniu danych dokumentu celnego w tym wartości netto towarów, kwoty VAT i ewentualnego cła serwis ujmie kwotę podatku VAT – w ewidencji zakupów VAT (pod warunkiem związku wydatku z działalnością opodatkowaną) oraz w ewidencji sprzedaży VAT. Kwota cła zostanie ujęta jako koszt.

Przykład

Przedsiębiorca – czynny podatnik podatku VAT, rozliczający podatek dochodowy wg skali podatkowej dokonał zakupu towarów handlowych z Chin. Kontrahent wystawił fakturę w dniu 09.09.2025 r. Na fakturze ujęta była wartość towarów 1000 USD i koszty transportu 150 USD. Towar dotarł do Polski w dniu 28.09.2025 r. Został odprawiony w Urzędzie celnym w Gdańsku. W dniu 30.09.2025 r. przedsiębiorca otrzymał dokumenty celne (PZC) oraz opłacił wynikające z nich należności. Kwota wpłaconego VAT 920 zł i cła: 100 zł.

Księgowanie importu towarów obejmuje dwa elementu: ujęcie faktury zakupu oraz ujęcie dokumentów celnych. W celu dokonania obu księgowań na koncie należy ustawić miesiąc księgowy wrzesień. Księgowanie faktury zakupu odbywa się w zakładce Wydatki ➡ Lista wydatków ➡ Dodaj wydatek za pomocą formularza Import towarów handlowych. W formularzu Użytkownik wskazuje dane z faktury zakupu takie jak: data wystawienia, data otrzymania, termin płatności, numer dokumentu, dane kontrahenta. Odrębnie wprowadza wartość towarów (1000 USD) oraz koszty transportu (150 USD), wybiera walutę oraz pobiera kurs waluty. W tym wypadku kursem waluty będzie średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę wystawienia dokumentu (kurs 3,6214 zł/ USD z dnia 08.09.2025 r.). Po zatwierdzeniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zostaną ujęte koszty zakupionego towaru – 3 621, 40 zł w kol. zakup towarów handlowych i materiałów oraz koszty transportu – 53,21 zł w kol. koszty uboczne zakupu.

Księgowane kwot zapłaconego podatku VAT oraz cła odbywa się na podstawie otrzymanego dokumentu PZC. W celu jego ujęcia w zakładce Wydatki ➡ Lista wydatków w części Dowody obce należy otworzyć dane zaksięgowanej faktury od kontrahenta z Chin i na dole formularza wybrać opcję + Dodaj sad. W kolejnym kroku należy zaznaczyć rozliczenie VAT na podstawie dokumentu SAD i zatwierdzić. Wprowadzane dane dokumentu SAD obejmują: numer dokumentu, wskazanie urzędu celnego dokonującego odprawy, datę wystawienia dokumentu oraz jego otrzymania. Najważniejszymi jednak danymi są wartości netto towarów i VAT – obie kwoty (netto: 4 000 zł i VAT: 920 zł) należy wprowadzić ręcznie na podstawie dokumentu SAD. Nie są to kwoty wynikające z faktury zakupu. W odrębnym polu przedsiębiorca wskazuje kwotę cła (100 zł). Po zatwierdzeniu w księdze przychodów i rozchodów zostanie ujęty koszt cła (100 zł w kolumnie zakup towarów handlowych i materiałów). Podatek VAT zostanie ujęty w ewidencji zakupów VAT miesiąca września (wartość netto: 4 000 zł i VAT: 920 zł).

Podsumowanie

Import towarów z UE jest prosty, ponieważ nie wymaga odprawy celnej i cła, a VAT rozliczany jako WNT. Z kolei import spoza UE wymaga zgłoszenia celnego, opłat celnych, rozliczenia VAT od importu i czasem dodatkowych zezwoleń. Przed importem warto sprawdzić, czy dany towar nie wymaga specjalnych pozwoleń lub nie podlega ograniczeniom.

Współautor: Katarzyna Kisiel