Jak rozliczyć w firmie pojazd osobowy zakupiony na fakturę VAT?

Przedsiębiorcy mają w swoich środkach trwałych pojazdy samochodowe, do których najczęściej zaliczają się samochody osobowe, ale nie tylko. Zakup pojazdu musi być prawidłowo udokumentowany i zaksięgowany w podatku dochodowym i w podatku VAT jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem. Przy księgowaniu faktur VAT zakupu pojazdów trzeba znać podstawowe przepisy, które regulują ten temat.

Definicja pojazdu samochodowego

Nasze rozważania rozpoczniemy od zdefiniowania pojęcia “pojazd samochodowy”. W ustawie o podatku od towarów i usług przez pojazd samochodowy należy rozumieć pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Natomiast w ustawie Prawo o ruchu drogowym pojazdem samochodowym będzie pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, jednak określenie to nie obejmuje ciągnika rolniczego.

W tym układzie do pojazdów samochodowych można zaliczyć:

1. samochody
2. motocykle
3. quady
4. skutery w zależności od posiadanych cech

Zakup pojazdu na fakturę VAT

Faktura VAT jest najbardziej powszechną formą dokumentowania zakupu pojazdu samochodowego. Na fakturze powinny być zawarte informacje, których wymaga ustawa o VAT, przede wszystkim:

• imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer identyfikacji podatkowej na potrzeby podatku VAT – NIP,
• datę wystawienia, kolejny numer,
• stawkę podatku VAT,
• kwotę należności ogółem.

Sposób wykorzystania pojazdu samochodowego w działalności

Przed zaksięgowaniem faktury zakupu pojazdu, w przypadku samochodu o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5t, przedsiębiorca musi zadeklarować, czy taki samochód będzie wykorzystywał tylko w działalności gospodarczej, czy w sposób mieszany – w działalności i prywatnie. Od tej decyzji będzie zależało czy odliczy 100%, czy 50% podatku VAT od zakupu, a to z kolei wpłynie na wartość pojazdu w podatku dochodowym:

1. 100% odliczenia VAT

   – jeżeli przedsiębiorca zdecyduje, że pojazd samochodowy będzie wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej wówczas po dopełnieniu określonych formalności będzie mógł dokonać takiego odliczenia. Wartość początkowa w podatku dochodowym pojazdu samochodowego będzie ujęta w ewidencji środków trwałych w kwocie netto wynikającej z faktury.

2. 50% odliczenia VAT

   – jeżeli przedsiębiorca zdecyduje, że pojazd samochodowy będzie wykorzystywany w sposób mieszany – w działalności i prywatnie wówczas będzie mógł dokonać odliczenia 50% VAT. Wartość początkowa w podatku dochodowym pojazdu samochodowego będzie stanowiła sumę kwoty netto wynikającej z faktury i 50% kwoty niepodlegającego odliczeniu podatku VAT.

Ograniczeniu w odliczeniu podlega również podatek VAT naliczony w przypadku zakupu pojazdu samochodowego na drodze importu z kraju poza UE lub zakupionego w UE i rozliczanego jako wewnątrzwspólnotowe nabycie.

Wartość pojazdu samochodowego – ograniczenia w podatku dochodowym

Od 2019 roku zmieniły się limity amortyzacji samochodów osobowych – uległy podwyższeniu z kwoty 30.000 euro dla samochodów elektrycznych i 20.000 euro dla pozostałych samochodów. Obecnie odpisy amortyzacyjne są ograniczone tylko do tej części wartości auta, która nie przekracza:

• równowartości 225.000 zł – dla samochodów z napędem elektrycznym,
• równowartości 150.000 zł – dla pozostałych samochodów.

W ewidencji środków trwałych nie trzeba ujmować samochodu o wartości początkowej poniżej 10.000 zł. Można go ująć bezpośrednio w kosztach działalności gospodarczej. Podobnie traktuje się pojazd o wartości wyższej, gdy okres jego użytkowania nie przekracza 1 roku.

Przykład 1

Przedsiębiorca kupił samochód osobowy o wartości początkowej netto 160.000 zł, VAT 36.800 zł. Zdecydował, że samochód będzie wykorzystywał w sposób mieszany w prowadzonej działalności, a więc z prawem do odliczenia 50% VAT.

Wyliczenie:
160.000 zł x 23% VAT = 36.800 zł
36.800 zł x 50% = 18.400 zł – kwota VAT do odliczenia
160.000 zł + 18.400 zł (kwota podlegająca odliczeniu w VAT) = 178.400 zł

Limit do naliczania odpisów amortyzacyjnych w PIT:
150.000 zł/178.400 zł = 84,0807%
Takim procentem będą wyliczane i ujmowane w kosztach uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne od zakupionego samochodu.

Przykład 2

Założenia takie same jak w poprzednim przykładzie, ale przedsiębiorca zdecydował, że będzie wykorzystywał samochód tylko w działalności gospodarczej z prawem do odliczenia VAT 100%.

36.800 zł – VAT do odliczenia
Limit do naliczania odpisów amortyzacyjnych w PIT:
150.000 zł/ 160.000 zł = 93,75%
Takim procentem będą wyliczane i ujmowane w kosztach uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne od zakupionego samochodu.

Rozliczenie zakupu przez podatnika zwolnionego z VAT

W przypadku przedsiębiorcy, który korzysta ze zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego w VAT do rozliczenia w podatku dochodowym będzie potrzebna wartość brutto faktury. W przypadku takiego przedsiębiorcy również obowiązują limity do odpisów amortyzacyjnych w wysokości 150.000 zł i 225.000 zł.

Przykład 3

Przedsiębiorca zwolniony z VAT zakupił samochód osobowy za kwotę 170.000 zł brutto. W takiej sytuacji limit do odpisów amortyzacyjnych będzie wynosił: