Jak rozliczyć w firmie pojazd osobowy zakupiony na fakturę VAT?

Przedsiębiorcy mają w swoich środkach trwałych pojazdy samochodowe, do których najczęściej zaliczają się samochody osobowe, ale nie tylko. Zakup pojazdu musi być prawidłowo udokumentowany i zaksięgowany w podatku dochodowym i w podatku VAT jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem. Przy księgowaniu faktur VAT zakupu w przypadku pojazdów trzeba znać podstawowe przepisy, które regulują ten temat. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się księgowanie w działalności zakupu samochodu osobowego.

Definicja pojazdu samochodowego

Nasze rozważania rozpoczniemy od zdefiniowania pojęcia “pojazd samochodowy”. W ustawie o podatku od towarów i usług przez pojazd samochodowy należy rozumieć pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym. Prawo o ruchu drogowym wskazuje, że pojazdem samochodowym będzie pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, jednak określenie to nie obejmuje ciągnika rolniczego. Pojazdami silnikowymi są natomiast pojazdy wyposażone w silnik, z wyjątkiem motoroweru i pojazdu szynowego, roweru, wózka rowerowego, hulajnogi elektrycznej, urządzenia transportu osobistego i wózka inwalidzkiego. Natomiast pojazdem osobowym będzie pojazd samochodowy przeznaczony konstrukcyjnie do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą oraz ich bagażu. Najczęściej nieprzekraczający 3,5 t.

W tym układzie do pojazdów samochodowych można zaliczyć:

1. samochody
2. motocykle
3. quady
4. skutery w zależności od posiadanych cech

Zakup pojazdu na fakturę VAT

Faktura VAT jest najbardziej powszechną formą dokumentowania zakupu pojazdu. Na fakturze powinny być zawarte informacje, których wymaga ustawa o VAT, przede wszystkim:

• imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer identyfikacji podatkowej na potrzeby podatku VAT – NIP,
• datę wystawienia, kolejny numer,
• stawkę podatku VAT,
• kwotę należności ogółem.

Szczegółowy wykaz danych, jakie powinna zawierać faktura VAT znajduje się w ustawie.

Sposób wykorzystania samochodu osobowego w działalności

Przed zaksięgowaniem faktury zakupu pojazdu, w przypadku samochodu osobowego, przedsiębiorca musi zadeklarować, czy taki samochód będzie wykorzystywał tylko w działalności gospodarczej, czy w sposób mieszany – w działalności i prywatnie. Od tej decyzji będzie zależało czy odliczy 100%, czy 50% podatku VAT od zakupu, a to z kolei wpłynie na wartość pojazdu w podatku dochodowym:

1. 100% odliczenia VAT – jeżeli przedsiębiorca zdecyduje, że pojazd samochodowy będzie wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej wówczas po dopełnieniu określonych formalności będzie mógł dokonać takiego odliczenia. Wartość początkowa w podatku dochodowym pojazdu osobowego będzie ujęta w ewidencji środków trwałych w kwocie netto wynikającej z faktury.
2. 50% odliczenia VAT – jeżeli przedsiębiorca zdecyduje, że samochód osobowy będzie wykorzystywany w sposób mieszany – w działalności i prywatnie wówczas będzie mógł dokonać odliczenia 50% VAT. Wartość początkowa w podatku dochodowym pojazdu samochodowego będzie stanowiła sumę kwoty netto wynikającej z faktury i 50% kwoty niepodlegającego odliczeniu podatku VAT.

Ograniczeniu w odliczeniu podlega również podatek VAT naliczony w przypadku zakupu pojazdu samochodowego na drodze importu z kraju poza UE lub zakupionego w UE i rozliczanego jako wewnątrzwspólnotowe nabycie.

Wartość samochodu osobowego – ograniczenia w podatku dochodowym

Od 2019 roku zmieniły się limity amortyzacji samochodów osobowych – uległy podwyższeniu z kwoty 30.000 euro dla samochodów elektrycznych i 20.000 euro dla pozostałych samochodów. Obecnie odpisy amortyzacyjne są ograniczone tylko do tej części wartości auta, która nie przekracza:

• równowartości 225.000 zł – dla samochodów z napędem elektrycznym,
• równowartości 150.000 zł – dla pozostałych samochodów.

W ewidencji środków trwałych nie trzeba ujmować samochodu o wartości początkowej poniżej 10.000 zł. Można go ująć bezpośrednio w kosztach działalności gospodarczej. Podobnie traktuje się pojazd o wartości wyższej, gdy okres jego użytkowania nie przekracza 1 roku.

Przykład 1

Przedsiębiorca kupił samochód osobowy o wartości początkowej netto 160.000 zł, VAT 36.800 zł. Zdecydował, że samochód będzie wykorzystywał w sposób mieszany w prowadzonej działalności, a więc z prawem do odliczenia 50% VAT.

Wyliczenie:

160.000 zł + 18.400 zł (kwota podlegająca odliczeniu w VAT) = 178.400 zł

Limit do naliczania odpisów amortyzacyjnych w PIT:

Przykład 2

Założenia takie same jak w poprzednim przykładzie, ale przedsiębiorca zdecydował, że będzie wykorzystywał samochód tylko w działalności gospodarczej z prawem do odliczenia VAT 100%.

36.800 zł – VAT do odliczenia

Takim procentem będą wyliczane i ujmowane w kosztach uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne od zakupionego samochodu.

Rozliczenie zakupu przez podatnika zwolnionego z VAT

W przypadku przedsiębiorcy, który korzysta ze zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego w VAT do rozliczenia w podatku dochodowym będzie potrzebna wartość brutto faktury. W przypadku takiego przedsiębiorcy również obowiązują limity do odpisów amortyzacyjnych w wysokości 150.000 zł i 225.000 zł.

Przykład 3

Przedsiębiorca zwolniony z VAT zakupił samochód osobowy za kwotę 170.000 zł brutto. W takiej sytuacji limit do odpisów amortyzacyjnych będzie wynosił:

150.000 zł / 170.000 zł = 88,2353%

Takim procentem będą wyliczane i ujmowane w kosztach uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne od zakupionego samochodu.