Nowe pliki kontrolne w 2026. Jakie nowe będą obowiązkowe?

Nowe pliki kontrolne w 2026 - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT od wielu lat przekazują ewidencje do organów podatkowych w formie jednolitych plików kontrolnych, wszyscy się już do tego przyzwyczaili. Szybkimi krokami zbliża się obowiązek przesyłania kolejnych JPK, tym razem z podatku dochodowego. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem nowych plików kontrolnych – JPK_PKPIR, JPK_EWP i JPK_ST, które mają zacząć obowiązywać od 2026 roku.

Elektroniczne księgi w podatku dochodowym

Na temat obowiązku elektronicznego przekazywania ksiąg podatkowych takich jak ewidencja przychodów (EWP), podatkowa książka przychodów i rozchodów (PKPIR) czy ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (ST) słyszymy już od kilku lat. Oznacza to, że prawie wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do prowadzenia księgowości w programach informatycznych, jedynie garstka podmiotów będzie zwolniona z tego obowiązku.

Ministerstwo Finansów postanowiło, że wprowadzenie nowego obowiązku zostanie rozłożone w czasie. W pierwszej kolejności obowiązkiem przekazywania JPK podatku dochodowym objęci zostaną czynni podatnicy VAT, którzy składają JPK_V7. Pierwsza grupa przedsiębiorców będzie miała obowiązek przekazywania ksiąg podatkowych za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2026 r.

Data początku okresu, od jakiego należy prowadzić księgi w wersji elektronicznej	Grupa podatników podatku dochodowego
1 stycznia 2026 r.	Czynni podatnicy VAT
1 stycznia 2027 r.	Pozostali podatnicy

Rodzaje plików JPK na żądanie

Do końca 2025 roku przedsiębiorcy mają obowiązek przesyłania jednolitych plików kontrolnych na żądanie organu podatkowego, jeśli księgi podatkowe są prowadzone w formie elektronicznej. Ten wymóg dotyczy informacji zawartych w niżej wymienionych ewidencjach.

Nazwa pliku JPK	Opis
JPK_PKPIR	Podatkowa książka przychodów i rozchodów
JPK_EWP	Ewidencja przychodów na ryczałcie
JPK_FA	Faktury VAT
JPK_FA_RR	Faktury wystawiane dla rolników ryczałtowych
JPK_MAG	Gospodarka magazynowa
JPK_WB	Wyciąg bankowy
JPK_KR	Księgi rachunkowe

Kluczowe informacje na temat plików JKP zostały szczegółowo opisane w podlinkowanej publikacji.

Struktury logiczne obowiązkowych plików JPK

Jak można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów punktem wyjścia do opracowania JPK_PKPIR i JPK_EWP stanowiły obowiązujące od 2018 roku struktury na żądanie. W przypadku środków trwałych będą to nowe opracowania. W ślad za zmieniamy przepisami ustaw podatkowych PIT i zryczałtowanym podatku dochodowym Ministerstwo Finansów przygotowało projekty rozporządzeń, które wprowadzają zmiany w dotychczas obowiązujących między innymi z uwagi na obowiązek przesyłania JPK w podatku dochodowym.

Projekt rozporządzenia	Czego dotyczy
Projekt z dnia 19 marca 2025 r.	W sprawie prowadzenia podatkowej książki przychodów i rozchodów.
Projekt z dnia 27 marca 2025 r.	W sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Projekt z dnia 1 kwietnia 2025 r.	W sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zmienione przepisy wykonawcze dotyczące obowiązkowych plików JPK w podatku dochodowym zaczną obowiązywać, począwszy od 1 stycznia 2026 r.

JPK_PKPIR

W ustawie PIT (art. 24a ust. 7) został zamieszczony zapis mówiący o tym, że Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać podatkowa księga przychodów i rozchodów, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, w celu umożliwienia wykorzystania tej księgi jako dowodu pozwalającego na określenie zobowiązań podatkowych w prawidłowej wysokości. Na tej podstawie jest wydawane Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPIR. Sprawdzimy co projekt nowego Rozporządzenia mówi o nowych obowiązkach związanych z JPK_PKPIR.

Jak można przeczytać w uzasadnieniu do projektu w “nowym” Rozporządzeniu pojawiają się zmienione zapisy w stosunku do “starego” aktu. Nas będą interesowały zmiany, które mają wpływ na nowe pliki kontrolne.

Wprowadzenie obowiązku prowadzenia PKPIR z wykorzystaniem programów komputerowych.
§ 3 ust. 2:
Księga jest prowadzona przy użyciu programów komputerowych.
§ 3 ust. 3:
Księga może być prowadzona bez użycia programów komputerowych, jeżeli odrębne przepisy wyłączają lub zwalniają z obowiązku jej prowadzenia przy użyciu programów komputerowych.
Oznacza to, że:

Podstawowym sposobem prowadzenia księgi od 2026 roku dokonywanie zapisów przy użyciu programów komputerowych.
Z obowiązku prowadzenia PKPIR przy użyciu programów komputerowych zwolnione są podmioty wymienione w art. 24a ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy PIT w brzmieniu obowiązującym od 01.01.2026 r.:
- wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów,
  duchowne, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Dodatkowo na mocy art. 24a ust.8 ustawy PIT, który będzie obowiązywał od 1 stycznia 2026 r. Minister Finansów może określić, w drodze rozporządzenia inne grupy podmiotów zwolnionych z obowiązku prowadzenia ksiąg przy użyciu programów komputerowych.

Brak uproszczonego wzoru dla rolników prowadzących działalność gospodarczą.
Rolnicy prowadzący gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujący działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli łączny przychód z tej działalności gospodarczej nie przekracza 10.000 zł w roku podatkowym mogli prowadzić PKPiR według wzoru ustalonego w załączniku nr 2 do Rozporządzenia. Od 1 stycznia 2026 r. ten wzór już nie obowiązuje. Rolnicy nie zostali również wyłączeni z obowiązku elektronicznego przesyłania PKPIR.

Zniesiono możliwość księgowania na podstawie dziennego zestawienia faktur.
Nie stanowi dowodów księgowych dzienne zestawienie faktur dotyczących sprzedaży sporządzane do zaksięgowania zbiorczym zapisem. Przedsiębiorca będzie dokonywał zapisów bezpośrednio w księdze, prowadzonej co do zasady w postaci elektronicznej, na podstawie poszczególnych faktur, a nie zbiorczym zapisem.
Zmiana ma na celu umożliwienie analizy poszczególnych dokumentów w ramach struktur JPK.

Zniesiono możliwość zapisów w PKPIR na podstawie ewidencji sprzedaży VAT.
Zmiana jest podyktowana wprowadzeniem obowiązkowych JPK_PKPIR.

Brak możliwości dokumentowania pewnych kategorii zakupów paragonami bez numeru NIP (§ 13 ust. 4 “starego: rozporządzenia).
W ten sposób przedsiębiorcy mogli dokumentować zakup np. środków czystości, materiałów.

Brak możliwości dokumentowania zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego za pomocą dowodów wewnętrznych (§ 13 ust. 2 pkt 4 “starego” Rozporządzenia).

Bez zmian pozostaje dokumentowanie zakupu paliw oraz olejów za granicą.
Paragony lub dowody kasowe muszą być wyłącznie w formie papierowej.

Dodano kolumnę 3: “nr identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”.

“Nowe” Rozporządzenie ma obowiązywać od 1 stycznia 2026 r.

Według informacji zawartych w projekcie Rozporządzenia grupa podmiotów prowadzących PKPIR jest szacowana na 1,7 miliona, a to oznacza, że wszyscy zostaną objęci zmianami przepisów.

JPK_EWP

W ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym (art. 16), minister właściwy do spraw finansów publicznych został upoważniony do określenia, w drodze rozporządzenia, sposobu:

prowadzenia ewidencji przychodów,
dokumentowania przychodów,
obliczania należnego ryczałtu,
prowadzenia wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Omówione są szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać taka ewidencja, aby stanowiła dowód w postępowaniu podatkowym. Zmiany zapisów “nowego” Rozporządzenia w stosunku do “starego”, które mają związek z nowymi plikami kontrolnymi, zostaną omówione poniżej.

Wprowadzenie obowiązku prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych z wykorzystaniem programów komputerowych (§ 2 i § 9 “nowego” Rozporządzenia).
Minister Finansów na podstawie delegacji ustawowej (art. 15 ust. 14 pkt 2 ustawy o ryczałcie) może określić w drodze Rozporządzenia grupy podmiotów zwolnionych z obowiązku prowadzenia ewidencji i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przy użyciu programów komputerowych lub przesyłania ewidencji, lub tego wykaz.

Zniesiono możliwość księgowania na podstawie dziennego zestawienia faktur.
Wyłączono z katalogu dowodów księgowych dziennych zestawień faktur dotyczących sprzedaży sporządzanych do zaksięgowania zbiorczym zapisem. Przedsiębiorca będzie dokonywał zapisów bezpośrednio w ewidencji, prowadzonej co do zasady w postaci elektronicznej, na podstawie poszczególnych faktur.
Zmiana na celu umożliwienie analizy przesyłanych plików kontrolnych przez organy podatkowe.

Zniesiono możliwość ewidencjonowania przychodów w oparciu o ewidencję sprzedaży prowadzone dla potrzeb podatku VAT.
Wprowadzona zmiana wynika z obowiązku przesyłania JPK_EWP.

Dodatkowe informacje w wykazie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
W “nowym” Rozporządzeniu poszerzony został katalog danych o:

datę wytworzenia,
numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,
numer dowodu, na podstawie którego przyjęto do używania środek trwały lub wartość niematerialną lub prawną,
rodzaj dowodu stwierdzającego nabycie, wytworzenie lub wykreślenie z wykazu.

Trzeba będzie podać zarówno numer identyfikacji podatkowej, jak i numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur w odniesieniu do poszczególnych zdarzeń ujętych w księdze.

Dodano:

kolumnę 4: “nr identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”,

kolumnę 6: “Identyfikator podatkowy kontrahenta”.

“Nowe” Rozporządzenie ma obowiązywać od 1 stycznia 2026 r.

Według informacji zawartych w projekcie Rozporządzenia grupa podmiotów prowadzących ewidencję przychodów jest szacowana na 1 milion, a to oznacza, że wszyscy zostaną objęci zmianami przepisów.

JPK_ST

Z uwagi na wprowadzenie obowiązku przesyłania jednolitych plików kontrolnych w podatku dochodowym wprowadzone zostały nowe przepisy w ustawie PIT (art. 24a ust. 1 pkt 8), które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą PKPIR będą mieli również obowiązek przesyłania JPK obejmujące środki trwałe i wartości niematerialne i prawne.

Na podstawie § 4 “nowego” Rozporządzenia, poza danymi, wynikającymi z aktualnie prowadzonej ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, przedsiębiorcy będą uwzględniać również dane potwierdzające nabycie, wytworzenie lub wykreślenie z tej ewidencji, środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, które powinny zostać uzupełnione o:

numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o ile został nadany do dnia przesłania ewidencji – w przypadku faktur dotyczących zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnych i prawnych,
numer dokumentu, na podstawie którego przyjęto do używania środek trwały lub wartość niematerialną i prawną,
rodzaj dokumentu potwierdzającego nabycie, wytworzenie lub wykreślenie z tej ewidencji,
datę wytworzenia,
datę wykreślenia z tej ewidencji.

Powyższy obowiązek nie będzie miał zastosowania w odniesieniu do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wprowadzonych do ewidencji przed dniem 1 stycznia 2026 r. Powyższemu wyłączeniu nie podlega numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur w przypadku zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnych i prawnych, z uwagi na to, że są to już dane bieżące.

Zmiana przepisów wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.

Obowiązkiem przesyłania JPK_ST objęte zostaną podmioty prowadzące PKPIR, których według informacji Krajowej Administracji Skarbowej jest 1,7 miliona.

JPK_PKPIR, JPK_EWP i JPK_ST – terminy przesyłania

Ustawodawca zamieścił w przepisach dokładne wytyczne, w jakich terminach będą przesyłane obowiązkowego jednolite pliki kontrolne dotyczące podatku dochodowego.

Typ pliku	Podstawa prawna	Termin
JPK_PKPIR JPK_ST	art. 24a ust. 1e PIT	Podmioty prowadzące PKPIR, ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, mają obowiązek przesłać PKPIR właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania, o którym mowa w art. 45 ust. 1, tj. w terminie od dnia 15 lutego do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej.
JPK_EWP	art. 15 ust. 12 ustawy o ryczałcie	Podmioty prowadzące ewidencję przychodów lub wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane prowadzić tę ewidencję i wykaz przy użyciu programów komputerowych, oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego tę ewidencję i wykaz po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania, o którym mowa w art. 21 ust. 2 pkt 2, tj. w terminie od dnia 15 lutego do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
Uwaga! Przepisy powołane powyżej będą obowiązywały od 1 stycznia 2026 r.
JPK_PKPIR, JPK_EWP i JPK_ST będą przesyłane po raz pierwszy w 2027 roku za 2026 rok.

Struktura logiczna, o której jest mowa w przepisach, co do postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości utworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Dotychczas obowiązujące struktury opublikowane są na stronie Ministerstwa Finansów – Krajowa Administracja Skarbowa.

Ze stron Ministerstwa Finansów można się również dowiedzieć, że uruchomiło e-mail: jpkPD.helpdesk@mf.gov.pl, poprzez który można zadawać pytania w przypadku zaistnienia wątpliwości związanych ze strukturami logicznymi JPK_PKPiR, JPK_EWP i JPK_ST. Dodatkowo Ministerstwo Finansów przygotowuje broszury informacyjne, które będą opisywać zawartość struktur logicznych oraz wyjaśniać treść poszczególnych elementów zawartych w strukturze logicznej.

Dodatkowo Ministerstwo Finansów opracowało Rozporządzenie w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane. Te informacje będą szczególnie pomocne dla dostawców programów informatycznych.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówione zostały informacje na temat obowiązku prowadzenia ewidencji elektronicznie i składania plików JPK_PKPIR, JPK_EWP i JPK_ST za rok 2026 w roku 2027. Obowiązek przesyłania jednolitych plików kontrolnych w pierwszej kolejności obejmie podatników VAT a za rok 2027 składanych w 2028 roku pozostałych podatników.

Ministerstwo Finansów przygotowało nowe Rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPIR i ewidencji przychodów. W przepisach wykonawczych pojawiły się również informacje na temat dodatkowych informacji, jakie będą musiały się znaleźć w wykazach i ewidencjach środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. W “nowych” Rozporządzeniach wprowadzono szereg zmian, które mają związek z wdrożeniem plików kontrolnych w podatku dochodowym.

Jednolite pliki kontrolne będą przesyłane w terminie do składania zeznań rocznych, tj. od 15 lutego do 30 kwietnia po zakończonym roku. Obowiązek przesyłania obowiązkowych plików JPK nie zwalnia przedsiębiorców ze składania zeznań rocznych.

Obecnie Ministerstwo Finansów jest jeszcze na etapie przygotowywania nowych broszur, w których powinny się znaleźć dodatkowe wyjaśnienia na temat danych wykazywanych w JPK. Wprowadzona zmiana przepisów pozwoli organom podatkowym na szczegółową analizę dokumentów będących podstawą wpisów do ksiąg podatkowych.

Stan prawny na dzień: 20.08.2025 r.