Karty podarunkowe dla kontrahentów – kiedy można je ująć w KUP?
Zastanawiasz się czy karty podarunkowe dla kontrahentów mogą być ujęte w kosztach podatkowych? Dzisiaj zajmiemy się tym tematem, zapraszamy do lektury.
Prowadzenie działalności gospodarczej jest możliwe, o ile posiadamy klientów, którzy kupują nasze towary czy usługi. Konkurencja jest bardzo duża, nic więc dziwnego, że każda firma szuka form zachęty do nawiązania współpracy lub jej kontynuowania. Jednym z takich przykładów budowania relacji biznesowych jest podarowanie kontrahentowi bonu czy karty podarunkowej. Natomiast w dzisiejszej publikacji poruszamy temat rozliczania takich kart przekazanych dla kontrahentów w kosztach uzyskania przychodów.
Kiedy przedsiębiorca rozliczy wydatek jako koszt?
Jeśli przedsiębiorca wybrał opodatkowanie na zasadach ogólnych według skali podatkowej czy podatkiem liniowym, to ma prawo do rozliczania faktycznie poniesionych kosztów uzyskania przychodów. W ustawie o podatku dochodowym znajdziemy kilka ogólnych informacji na temat kosztów.
Koszty uzyskania przychodów mają bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, lub zabezpieczenia źródła przychodów
Ponoszone koszty muszą mieć związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością, a na przedsiębiorcy spoczywa ciężar wykazania tego powiązania
Koszt musi być definitywny i bezzwrotny, nie ma takiego charakteru zaliczka wpłacona na poczet przyszłych dostaw towarów i usług
Koszt musi być właściwie udokumentowany, nie może być wymieniony w art. 23 ustawy o PIT
Czy karty podarunkowe dla kontrahentów mogą stanowić koszty podatkowe?
Ustalenie, czy karty podarunkowe dla kontrahentów mogą stanowić koszty uzyskania przychodów wymaga przede wszystkim wykazania związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W przypadku kart podarunkowych dodatkowo należy poddać pod rozwagę, czy nie mieszczą się one w definicji kosztów reprezentacji, które jak pamiętamy są wymienione w art. 23, czyli są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W przepisach podatkowych nie znajdziemy definicji reprezentacji, próba zdefiniowania najczęściej przewija się w wydawanych interpretacjach czy wyrokach sądowych. Przy czym są to sformułowania na dużym poziomie ogólności, a każda sprawa ma przecież charakter bardzo indywidualny. Co do zasady będzie to działanie w kierunku wykreowania pozytywnego wizerunku firmy. Ocena charakteru wydatku pod kątem reprezentacji możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez przedsiębiorcę i powinna być każdorazowo analizowana pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie. Wracając do tematu kart podarunkowych dla kontrahentów, to jeżeli będą one przekazane jedynie z myślą stworzenia pozytywnego wizerunku firmy, to najpewniej organ podatkowy zakwestionuje taki wydatek. Jeśli jednak przedsiębiorca wykaże związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, to nie powinno być problemu z zaliczeniem do kosztów. W dalszej części zobaczymy, co na ten temat mówi się w interpretacjach podatkowych.
Karty podarunkowe w kosztach – stanowisko organów podatkowych
Z uwagi na to, że przepisy nie odnoszą się wprost do takiego przypadku, jaki dzisiaj jest omawiany zobaczymy, z jakim podejściem organów podatkowych można się spotkać. W jednej z interpretacji nr 0111-KDIB1-2.4010.489.2019.1.MZA z dnia 05.02.2020 r. przedsiębiorca zadał pytanie o możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup biletów i voucherów dla swoich partnerów biznesowych. Takie działania, w jego ocenie, mają na celu wyróżnienie firmy na rynku spośród innych podmiotów świadczących analogiczne usługi i mają stanowić pewną wartość dodaną do usługi. Zapytano wprost, czy takie wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) uznał stanowisko wnioskodawcy za nieprawidłowe. W uzasadnieniu napisał m.in., że wydatki na zakup biletów i voucherów, które w ostatecznym rozrachunku prowadzą do budowania pozytywnego wizerunku firmy mają charakter kosztów reprezentacji, a więc zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. W innej interpretacji nr 0111-KDIB1-2.4010.206.2022.1.MZA z dnia 27.06.2022 r. mowa jest przekazywaniu kart podarunkowych w zależności od kwoty zrealizowanych zakupów. Celem takiego działania jest zmotywowanie kontrahentów do dokonywania zwiększonej ilości zakupów określonych towarów w firmie, co w konsekwencji przekłada się na wzrost przychodów w działalności. W tym przypadku Dyrektor KIS uznał stanowisko przedsiębiorcy za prawidłowe. Wydatki poniesione na karty podarunkowe przekazane w ramach akcji promocyjnej nieodpłatnie będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w wysokości wydatku poniesionego na zakup kart w ich wartości nominalnej. Taki wydatek jest uzasadniony ekonomicznie. W tej interpretacji jest również mowa o tym, że taki wydatek jest udokumentowany notą księgową.
Zakup karty podarunkowej księgowanie
Koszty uzyskania przychodów rozliczają przedsiębiorcy, którzy prowadzą PKPiR a to oznacza, że obowiązuje ich Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR. W tym dokumencie opisany jest sposób prawidłowego dokonywania zapisów w PKPiR, a także wymienione zostały rodzaje dokumentów uznawanych za dowody księgowe. Jeśli poniesiony wydatek będzie udokumentowany notą księgową, to musi on zawierać co najmniej następujące dane:
wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej – nazwę i adresy, której dowód dotyczy,
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej,
przedmiot operacji gospodarczej, jej wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji można wyrazić w jednostkach naturalnych,
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
Taki dowód powinien być oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający jego powiązanie z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Jednym z warunków zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest prawidłowe udokumentowanie.
W Rozporządzeniu w sprawie PKPiR zostały wymienione kategorie dokumentów, w szczególności są to faktury i rachunki. Jeśli przedsiębiorca ma problem z ich uzyskaniem może to być inny dokument, np. nota księgowa, ale musi zawierać dane, o których jest mowa w Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR
Podsumowanie
Temat rozliczania kosztów uzyskania przychodów często budzi kontrowersje. Przepisy mówią ogólnikami, jakie warunki mają spełniać koszty uzyskania przychodów. W przypadku kart podarunkowych dla kontrahentów nie ma możliwości udzielić jednoznacznej odpowiedzi, czy mogą zostać zaliczone do kosztów, czy też nie. Kluczowe będzie wykazanie związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dodatkowo w takich przypadkach należy zbadać wydatek pod kątem kosztów reprezentacji, czy przypadkiem głównym założeniem przekazania kart podarunkowych nie jest wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy, co organy podatkowe traktują jak koszty reprezentacji. Każda sprawa musi być zbadana i poddana indywidualnej ocenie. Jeśli już przedsiębiorca uzna, że wydatek za zakup kart podarunkowych stanowi koszty w firmie, to jeszcze musi go właściwie udokumentować, zgodnie z wytycznymi Rozporządzenia, najlepiej jakby to była faktura lub rachunek. W przypadku noty księgowej na dokumencie muszą się znaleźć wszystkie wymagane informacje, aby dokument znalazł się w PKPiR.
Stan prawny na dzień: 11.07.2024 r.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Jak zaksięgować zakup kart podarunkowych?
W takim wypadku, na potwierdzenie poniesienia takiego wydatku, przedsiębiorcy najczęściej otrzymują noty obciążeniowe. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podstawą dokonywania zapisów mogą być nie tylko faktury, ale także inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
Karty podarunkowe dla klientów a koszty - jak to wygląda w praktyce?
Nawet jeżeli wydatek spełnia warunki pozwalające uznać go za koszt uzyskania przychodu, może okazać się, że znajduje się w katalogu wydatków, o które zgodnie z ustawą o PIT nie można pomniejszyć dochodu z działalności. Wśród nich znajdują się wydatki na reprezentację.
Księgowa, specjalista do spraw rozliczeń podatkowych z wieloletnim doświadczeniem pracy w organach podatkowych. Przez kilka lat prowadziła własne biuro rachunkowe. Praca w sektorze prywatnym pozwoliła na zmianę perspektywy postrzegania obowiązujących przepisów podatkowych. Zdobyte doświadczenia pozwalają na łączenie wiedzy teoretycznej z wieloletnią praktyką w zawodzie.
Chętnie dzieli się posiadaną wiedzą z innymi, stara się ją przekazywać w dostępnej dla każdego formie. Z pasja poświęca się pisaniu artykułów o tematyce podatkowej. Częste zmiany przepisów wymagają otwartej głowy, kreatywności i dużej elastyczności, co jest dodatkowym atutem tej pracy, nie ma miejsca na nudę. Większość jej publikacji dotyczy rozliczeń z zakresu podatku dochodowego i podatku VAT, ale nie unika wyzwań z obszarów o innej tematyce.
Dodatkowo jest wykładowcą i szkoleniowcem z zakresu zagadnień o tematyce podatkowej. Ciągle podnosi swoje kwalifikacje, śledzi na bieżąco zmieniające się przepisy podatkowe, żeby przekazywać zawsze aktualne i sprawdzone informacje.
Czy sprzedający ten bon taką notę zalicza do przychodu? Mowa o bonie różnego przeznaczenia, który jest emitowany samodzielnie lub bon różnego przeznaczenia firmy trzeciej.
Dodaj komentarz
Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.
Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga.
O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.
O gwarancji bankowej często się słyszy, zwłaszcza przy okazji przetargów czy wynajmu lokali. Nie każdy jednak nie do końca wie, czym właściwie jest gwarancja bankowa i po co się ją stosuje.
Wybrałeś kasową metodę rozliczania podatku VAT? Sprawdź, czy utrata prawa do składania deklaracji kwartalnych pozbawia również prawa do metody kasowej.
Ustandaryzowane miniatury, widok produktowy i domyślne sortowanie po trafności sprawiają, że nie tak łatwo jest organicznie wyświetlać się wysoko w wynikach wyszukiwania. Jak tworzyć oferty, żeby wpasować się w algorytm trafności na Allegro?
Klauzula informacyjna –
kontakt
telefoniczny marketing
Jeżeli wyrazisz zgodę, zadzwonimy do Ciebie, aby przybliżyć Ci naszą
ofertę. Wyrażoną zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, wysyłając
wiadomość e-mail na adres iod@ifirma.pl. Administratorem Twoich
danych
osobowych będzie IFIRMA SA z siedzibą we Wrocławiu przy ul.
Grabiszyńskiej 241G, 53-234 Wrocław. Więcej o tym, jak chronimy
Twoje
dane dowiesz się na stronie: https://www.ifirma.pl/rodo
Małgorzata Jagusiak
Kasa fiskalna a sprzedaż na rzecz zagranicznego konsumenta – kompendium
Czym jest gwarancja bankowa? Na czym polega i jaki jest jej koszt?
Adrianna Glapiak
Metoda kasowa VAT – na czym polega rozliczenie podatku w ten sposób?
Trafność na Allegro – jak poprawić widoczność ofert?
Małgorzata Góra
Czy sprzedający ten bon taką notę zalicza do przychodu? Mowa o bonie różnego przeznaczenia, który jest emitowany samodzielnie lub bon różnego przeznaczenia firmy trzeciej.