Bilet PKP a VAT - omówione zagadnienia:
Wraz z wejściem w życie Rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 17 czerwca 2021 r. Od 1 lipca 2021 roku zniesiony został warunek dotyczący odległości powyżej 50 km na bilecie.
Bilet PKP – kiedy jest fakturą?
Podróż służbowa – zarówno przedsiębiorcy, jak i zatrudnianych przez niego pracowników – zawsze powinna być dokładnie udokumentowana.
Jeśli podróż odbyła się za pośrednictwem PKP, podstawowym dowodem będzie bilet – elektroniczny bądź tradycyjny. Aby oszczędzić przedsiębiorcom dodatkowych formalności oraz niepotrzebnego mnożenia dokumentów, prawodawca przewidział możliwość odliczenia VAT na podstawie biletu PKP, po spełnieniu określonych warunków.
Przede wszystkim, podróż udokumentowana jednorazowym biletem powinna być nie krótsza, niż 50 km. Liczba kilometrów jest tu uwzględniana na podstawie jednego biletu – odliczenie VAT nie będzie możliwe na podstawie kilku różnych biletów, nawet jeśli ich suma będzie równa lub większa 50 kilometrom.
Dodatkowo bilet musi zawierać przynajmniej:
- Numer i datę wystawienia
- Imię i nazwisko lub nazwę podatnika
- Numer, za pomocą którego wystawca biletu jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP)
- Informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi
- Kwotę podatku
- Kwotę należności ogółem.
Uwaga!
Warto pamiętać, że podstawowym warunkiem uprawniającym do odliczenia VAT jest związek danej czynności z działalnością opodatkowaną w VAT. Zatem tylko w sytuacji, gdy podróż służbowa jest związana z działalnością opodatkowaną, możliwe będzie odliczenie VAT z biletu, spełniającego powyższe warunki.
Jak odliczyć VAT z biletu PKP, gdy bilet nie jest fakturą?
Jeśli długość podróży służbowej albo elementy biletu nie spełniają wskazanych wcześniej warunków, zasadniczo nie jest możliwe odliczenie VAT na podstawie biletu PKP. Czy jednak oznacza to, że podatnik całkowicie traci prawo do odliczenia?
Niekoniecznie. W takim przypadku przedsiębiorca ma prawo wystąpić do sprzedawcy o wystawienie standardowej faktury, dokumentującej zakup. Faktura nadal powinna zawierać wymagane ustawowo elementy, ważne jest jednak, że długość podróży służbowej na odległość krótszą niż 50 km nie będzie już warunkiem odliczenia VAT.
Gdyby jednak okazało się, że bilet nie spełnia warunków potraktowania go jak faktury, a przedsiębiorca – z różnych powodów – nie ma możliwości uzyskania odrębnej faktury, zasadniczo możliwa jest rezygnacja z odliczenia.
Najważniejsze pytania
-
🔸Jak udokumentować podróż służbową pociągiem PKP?
Podstawowym dowodem jest bilet tradycyjny lub elektroniczny.
-
🔸Kiedy można odliczyć VAT na podstawie biletu na pociąg?
Podróż udokumentowana takim biletem powinna być co najmniej na 50 km lub dłuższa, a bilet musi zawierać przynajmniej numer i datę wystawienia, imię i nazwisko lub nazwę podatnika, numer, za pomocą którego wystawca biletu jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP), informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, kwotę podatku i kwotę należności ogółem.
-
🔸Jak odliczyć VAT z biletu PKP, gdy bilet nie jest fakturą?
Przedsiębiorca może wystąpić do sprzedawcy o wystawienie standardowej faktury dokumentującej zakup. Powinna ona zawierać wymagane ustawowo elementy, a długość podróży służbowej na odległość krótszą niż 50 km nie będzie już warunkiem odliczenia VAT. Gdyby jednak okazało się, że bilet nie spełnia warunków traktowania go jak faktury, a przedsiębiorca nie ma możliwości uzyskania odrębnej faktury, możliwa jest rezygnacja z odliczenia.
czy jest taka możliwość, żeby od razu dodać informację jak technicznie zaksięgować fakturę za bilet, szukam takiej informacji i szukam i nie znajduję
W serwisie ifirma.pl taką fakturę księgujemy jako „Wydatki” > „+dodaj wydatek” > „Koszt prowadzenie firmy” – „+faktura”.