Kiedy można wystawić fakturę zbiorczą?

Przepisy podatkowe nie zawsze rozstrzygają wprost wszystkie kwestie związane z przeprowadzanymi transakcjami handlowymi. Swoboda zawieranych umów pomiędzy stronami daje nieograniczone możliwości, ale często rodzi pytania i wątpliwości na gruncie rozliczeń podatkowych. W dzisiejszej publikacji odniesiemy się do tematu wystawiania faktur zbiorczych.

Wystawianie faktur

Faktura potwierdza dokonanie transakcji handlowej. Przepisy ustawy o podatku VAT dość szczegółowo odnoszą się m.in. do terminów wystawiania faktur i niezbędnych elementów faktury. W tym zakresie przedsiębiorcy nie powinni mieć już większych wątpliwości. Co do zasady istnieje obowiązek wystawiania faktury na rzecz innego przedsiębiorcy w terminie do 15 dnia miesiąca po miesiącu dostawy towarów lub wykonania usługi. W ustawie wskazanych jest szereg wyjątków, kiedy to faktura może być wystawiona na nieco odmiennych zasadach. Nie będziemy się jednak dzisiaj zajmowali tą tematyką w pełnej szczegółowości, a jedynie poruszymy wątek wystawienia faktury zbiorczej.

Faktura zbiorcza – kiedy można ją wystawić?

Jest wiele takich obszarów, co do których przepisy podatkowe nie odnoszą się wprost. Jednym z nich jest właśnie temat wystawiania faktur zbiorczych. Ustawa o podatku VAT, czy też Rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur nie odnoszą się do tego tematu. Nie ma również w przepisach informacji, z której by wynikało, że wystawienie faktury zbiorczej jest zabronione. Z dylematem w sprawie możliwości wystawienia faktury zbiorczej zwrócił się do Dyrektora KIS przedsiębiorca. W interpretacji nr 0112-KDIL1-2.4012.500.2021.2.ST z dnia 8 kwietnia 2022 roku zadał pytanie, czy może wystawić fakturę zbiorczą do przeprowadzonych transakcji w skali 10 dni lub całego miesiąca. W ocenie wnioskodawcy nie ma on możliwości wystawienia faktury zbiorczej, jednak Dyrektor KIS uznał, że takie stanowisko jest nieprawidłowe. Sprawa przedstawiona we wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej ma charakter dość specyficzny. Chodzi o dostawę towarów w postaci mleka na rzecz pracowników firmy na podstawie talonów otrzymanych od pracodawcy. Wartość transakcji z tych talonów nie przekraczałaby w skali miesiąca 450 zł. Pomimo, że dostawa będzie realizowana na rzecz osób fizycznych, to faktura zbiorcza miałaby być wystawiona na wystawcę talonów. Wnioskodawca w tym przypadku uznał, że każdorazowo powinien wystawić paragon na kasie fiskalnej ewidencjonując sprzedaż na rzecz konsumenta/pracownika. Z takim podejściem nie zgodził się Dyrektor KIS i końcowo uznał, że brak jest przeciwwskazań do wystawienia faktury zbiorczej do takich transakcji w okresie 10 dni lub całego miesiąca, tak jak o to prosi firma – wystawca talonów.

Podsumowanie

Rodzaj transakcji opisanej w przywołanej interpretacji pozostaje bez znaczenia w szerszym spojrzeniu na zagadnienie wystawienia faktury zbiorczej. Można uznać, że organy skarbowe nie stoją na przeszkodzie takim praktykom. Faktura zbiorcza musi zawierać oczywiście wszystkie niezbędne elementy, o których jest mowa w ustawie o podatku VAT i rozliczona we właściwym okresie rozliczeniowym, w którym powstaje obowiązek podatkowy.