Jak rozliczyć koszty prowadzenia firmy w mieszkaniu?

Wiele rodzajów działalności gospodarczej nie wymaga posiadania osobnego lokalu, dostosowanego do ich specyficznych potrzeb. Przedsiębiorcy do pracy potrzebują często wyłącznie biurka, dlatego decydują się na prowadzenie firmy we własnym domu lub mieszkaniu. Niektórzy przedsiębiorcy mają obowiązek zgłoszenia zmiany przeznaczenia lokalu właściwemu organowi w celu ustalenia, czy będzie podlegał pod lokal użytkowy.

Prowadzenie firmy w mieszkaniu/domu daje możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów części wydatków związanych z bieżącym użytkowaniem lokalu. W jaki sposób rozliczyć koszty prowadzenia firmy w mieszkaniu?

Firma w mieszkaniu – jak rozdzielić koszty prywatne od kosztów związanych z działalnością gospodarczą?

W przepisach prawa nie znajdziemy wskazówek, w jaki sposób należy podzielić wydatki związane z bieżącą eksploatacją mieszkania lub domu, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, na koszty prywatne i koszty związane z firmą.

W takim wypadku pomocne mogą okazać się billingi lub odczyty z liczników, a jeżeli nie jest możliwe tak szczegółowe rozdzielenie zużycia, ze względu na brak jednoznacznych wskazówek w przepisach prawa, organy podatkowe w swoich interpretacjach zalecają posłużenie się specjalnie wyliczonym współczynnikiem na podstawie procentowego udziału części przeznaczonej na działalność gospodarczą w całości mieszkania (czyli na podstawie metrażu).

Przykład

Pani Joasia jest copywriterem. Na co dzień pracuje we własnym mieszkaniu, w związku z czym zalicza do kosztów uzyskania przychodu część wydatków związanych z jego eksploatacją. Ponieważ nie jest w stanie ustalić szczegółowego zużycia poszczególnych mediów, wyliczyła współczynnik, według którego dzieli je na prywatne i związane z działalnością. Oceniła, że przestrzeń związana z prowadzoną działalnością zajmuje 15% jej mieszkania (z mieszkania o powierzchni 100 mkw pokój przeznaczony przez panią Joasię do celów działalności zajmuje 15 mkw) i taką część wydatków na mieszkanie zalicza do kosztów uzyskania przychodu.

Jakie wydatki związane z mieszkaniem zaliczymy do kosztów uzyskania przychodu?

Poniżej przedstawiamy tabelę, w której zebrane zostały typy wydatków związanych z utrzymaniem i bieżącą eksploatacją mieszkania zaliczanymi w części do kosztów uzyskania przychodu.

Koszt	Komentarz
czynsz	w części wyliczonej na podstawie ustalonej proporcji
media (energia elektryczna, woda, wywóz odpadów etc.)	w wysokości ustalonej na podstawie odrębnych liczników (jeśli to możliwe), w części wyliczonej w oparciu o współczynnik ustalony na podstawie metrażu, który może ulec modyfikacji w związku ze specyfiką działalności (sprzęty wykorzystywane prywatnie mogą być zdecydowanie bardziej energochłonne lub zużywać zdecydowanie więcej wody niż te związane z działalnością), na podstawie faktur lub rozliczeń ze wspólnotą lub spółdzielnią mieszkaniową
telefon i internet	w przypadku telefonu – na podstawie załączonego do faktury billingu (należy zaznaczyć, które połączenia/wiadomości były związane z prowadzoną działalnością), ważne: kosztem uzyskania przychodu nie będzie abonament na prywatny numer, ponieważ jest on ponoszony niezależnie od faktu prowadzenia działalności, w przypadku internetu – warto założyć osobne łącze do celów związanych z działalnością, wówczas cała faktura będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu
odsetki od kredytu na mieszkanie	na podstawie współczynnika, do kosztów uzyskania przychodu zaliczamy wyłącznie zapłacone odsetki od kredytu, na podstawie wyciągu bankowego
amortyzacja mieszkania lub jego części	koszt stanowią wówczas naliczane co miesiąc odpisy amortyzacyjne od stycznia 2023 r. amortyzacji nie podlegają budynki i lokale mieszkalne
zakup wyposażenia (przeznaczonego wyłącznie na cele działalności)	księgowany na podstawie otrzymanych faktur za wyposażenie (komputer, biurko, krzesło, regały itp.)
remont	na podstawie faktur, jeżeli zakupione materiały służą w całości do remontu części mieszkania związanej z działalnością gospodarczą
polisa na mieszkanie	w części wyliczonej na podstawie ustalonej proporcji księgowanie na podstawie polisy.

Jak księgować koszty prowadzenia firmy w mieszkaniu?

Właściwą kolumną do wykazania kosztów prowadzenia firmy w mieszkaniu lub domu jest kolumna 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak zostało już wspomniane, zgodnie z par. 12-14 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, w celu udokumentowania wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, przedsiębiorca może sporządzić dowód wewnętrzny, z którego musi wynikać przedmiot operacji i wysokość kosztu (wydatku). Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele, a więc faktura VAT wystawiona na podatnika.

Ważne jest, by do sporządzonego dowodu wewnętrznego dołączyć dokument potwierdzający wydatek, na którym warto uwzględnić wykorzystany sposób wyliczenia.