KSeF a odliczenie VAT od faktur zakupowych

×

Termin odliczenia VAT

Prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy, nie wcześniej jednak niż otrzymanie faktury.

Zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, jeżeli podatnik nie skorzystał z prawa do odliczenia podatku naliczonego w podstawowym terminie, może dokonać tego w jednym z trzech kolejnych miesięcy lub – w przypadku rozliczeń kwartalnych – w jednym z dwóch następnych kwartałów.

Przypomnijmy, że obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą:

• dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi w całości, lub w części, dla której to części określono zapłatę lub
• otrzymania całości lub części zapłaty, w szczególności przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty.

Kompleksowo temat obowiązku podatkowego przedstawiliśmy w artykule: Obowiązek podatkowy czym jest i kiedy powstaje?

Termin odliczenia VAT z faktur KSeF

Otrzymanie faktury jest kluczowe dla prawa do odliczenia VAT. Przepisy KSeF nie zmieniają terminów wystawiania faktur ani odliczenia VAT. To oznacza, że po wejściu w życie przepisów dotyczących KSeF w dalszym ciągu elementem niezbędnym warunkującym powstanie prawa do odliczenia VAT pozostaje termin otrzymania faktury.

Data otrzymania faktury w kontekście KSeF

Moment otrzymania faktury wystawionej w KSeF wskazuje ustawa o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 (wejście w życie obowiązkowego KSeF) w art. 106na ust.3. Zgodnie z nim: „Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę”.

Ponadto w kolejnym ustępie czytamy, że w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 – tj. podmiotowi, który nie posługuje się numerem NIP na potrzeby wystawienia faktury i jest podmiotem innym niż zarejestrowany na potrzeby podatku, w tym podmiotem zagranicznym lub podmiotem korzystającym ze zwolnienia w procedurze SME – za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Przykład 1: Data otrzymania faktury w przypadku nabywcy krajowego (podatnika posiadającego NIP)¹

Podatnik wystawia fakturę w trybie ONLINE. W pliku faktury wskazał 1 lutego 2026 r. jako datę wystawienia faktury i w tym samym dniu (o godz. 23:56) przesłał fakturę do KSeF. Faktura została przyjęta na bramce w tym samym dniu. Numer KSeF faktury został nadany 2 lutego 2026 r. (o godz. 00:01). Nabywcą nie był podmiot wymieniony w art. 106gb ust. 4 ustawy.

Datą otrzymania faktury jest w tym przypadku data przydzielenia fakturze numeru KSeF, czyli 2 lutego 2026.

Przykład 2: Data otrzymania faktury w przypadku nabywcy zagranicznego¹

Podatnik wystawia fakturę w trybie ONLINE. W pliku faktury wskazał 1 lutego 2026 r. jako datę wystawienia faktury i w tym samym dniu (o godz. 23:56) przesłał fakturę do KSeF. Faktura została przyjęta na bramce w tym samym dniu. Numer KSeF faktury także został nadany 1 lutego 2026 r. Faktura została wystawiona na rzecz nabywcy nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej w Polsce, czyli na rzecz podmiotu wymienionego w art. 106gb ust. 4 ustawy.

Datą otrzymania faktury jest w tym przypadku data faktycznego otrzymania faktury poza KSeF, czyli 3 lutego 2026 roku.

Podsumowując: faktura wystawiona w KSeF jest uznana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru identyfikującego w tym systemiem. Natomiast jeśli nabywca nie używa NIP i nie jest podatnikiem VAT (np. podmiot zagraniczny, konsument), datą otrzymania jest dzień faktycznego otrzymania przez nabywcę.

Odliczenie VAT a faktura wystawiona w trybach pozaonline KSeF

Jako tryby pozaonline KSeF (awaria systemu lub brak Internetu) nazwaliśmy następujące przypadki:

1. niedostępności KSeF związanej z zaplanowanymi pracami serwisowymi tego systemu – tzw. tryb offline;
2. awarii KSeF (ogłaszanej w komunikacie i za pośrednictwem interfejsu);
3. awarii systemu (ogłaszanej w środkach społecznego przekazu);
4. możliwość wystawienia faktury w trybie offline24, w sytuacji np. braku tymczasowego dostępu do Internetu u podatnika.

Przepisy KSeF zawierają regulacje, że w powyższych przypadkach datą otrzymania faktury jest wcześniejszy moment otrzymania faktury – poza KSeF lub wprowadzonej do KSeF po ustaniu awarii.

Data otrzymania faktury KSeF: tryb offline24

W zakresie wystawiania faktur w trybie offline24 datą otrzymania takiej faktury jest:

• data przydzielenia jej numeru w KSeF – gdy nabywcą jest przedsiębiorca krajowy posługujący się NIP;
• data faktycznego otrzymania dokumentu przez nabywcę – w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli m. in.; podmiotowi zagranicznemu, konsumentowi czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony).

W podręczniku KSeF Ministerstwa Finansów czytamy, że „Fakturę wystawioną w trybie offline24 na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy (np. podmiotu zagranicznego, konsumenta), udostępnia się w sposób z nim uzgodniony (w KSeF lub poza KSeF). Jeżeli faktura zostanie udostępniona temu nabywcy przy użyciu KSeF, faktura ta jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu KSeF. Jeśli natomiast faktura zostanie udostępniona temu nabywcy poza KSeF, podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury dwoma kodami QR/linkami. W przypadku gdy faktura jest wystawiana w trybie offline24 na rzecz nabywcy, który nie posługuje się identyfikatorem podatkowym NIP lub który jest konsumentem, i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu KSeF, podatnik, po przesłaniu tej faktury do systemu, jest obowiązany zapewnić dostęp do tej faktury poprzez przekazanie mu kodu weryfikującego oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w KSeF”.

Data otrzymania faktury: trybie offline – niedostępność KSeF

Do określenia daty otrzymania faktury wystawionej w trybie offline w związku z niedostępnością systemu stosuje się te same przepisy, co w przypadku trybu offline24.

A zatem datą otrzymania faktury w trybie offline jest:

• data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF (numer KSeF);
• data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli m.in. na rzecz podmiotów zagranicznych, konsumentów czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony).

Przykład 3. Data otrzymania faktury w trybie offline – niedostępność KSeF¹

W dniu 7 marca 2026 r. od godz. 23:00 do dnia 8 marca 2026 r. do godz. 2:00 trwały prace serwisowe w KSeF, w związku z czym w BIP MF została ogłoszona niedostępność KSeF. W oprogramowaniu interfejsowym pojawił się także odpowiedni komunikat. Podatnik wystawia fakturę w oparciu o art. 106nh ustawy tj. w trybie offline-niedostępność KSeF, wskazując w jej treści datę 7 marca 2026 r. (pole P_1 struktury logicznej FA(3)).

Datą otrzymania faktury przez nabywcę jest data przydzielenia numeru KSeF, czyli 9 marca 2026.

Przykład 4. Data otrzymania faktury w trybie offline – niedostępność KSeF¹

W dniu 6 kwietnia 2026 r. od godz. 2:00 do godz. 4:00 trwały prace serwisowe w KSeF, w związku z czym w BIP MF została ogłoszona niedostępność KSeF. W oprogramowaniu interfejsowym pojawił się także odpowiedni komunikat. W związku z powyższym podatnik wystawia fakturę w oparciu o art. 106nh ustawy tj. w trybie offline-niedostępność KSeF, wskazując w jej treści datę wystawienia 6 kwietnia 2026 r. (pole P_1 struktury logicznej FA(3)).

Otrzymanie faktury poza KSeF przez nabywcę nastąpiło 6 kwietnia 2026 r. Datą otrzymania faktury będzie więc 6 kwietnia 2026 r., mimo, że datą przydzielenia numeru KSeF był 7 kwietnia 2026 r.

Data otrzymania faktury wystawionej w trybie awaryjnym

Data otrzymania faktury wystawionej w trybie awaryjnym to:

• data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę,
• data przydzielenia numeru KSeF – jeżeli data faktycznego otrzymania faktury będzie późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.

Jeżeli faktura zostanie wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy (m.in. na rzecz podmiotu zagranicznego, konsumenta czy nabywcy bez NIP), który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu KSeF – za datę otrzymania tej faktury uznaje się zawsze datę jej faktycznego otrzymania.

Przykład 5. Data otrzymania faktury w trybie awaryjnym¹

W dniu 6 listopada 2026 r. trwała awaria KSeF. W związku z tym w BIP MF został opublikowany komunikat o wystąpieniu awarii KSeF, a następnie komunikat o zakończeniu awarii KSeF, które wyznaczyły okres trwania tej awarii. Komunikaty te były zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.

W związku z powyższym podatnik wystawił fakturę w oparciu o art. 106nf ustawy tj. w trybie awaryjnym, wskazując w jej treści datę wystawienia 6 listopada 2026 r. (pole P_1 struktury logicznej FA(3)).

Podatnik miał obowiązek przesłać fakturę do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii do KSeF. Podatnik dotrzymał tego terminu i fakturę przesłał do systemu 12 listopada 2026 r. W tym samym dniu fakturze został przydzielony numer KSeF. Nabywcą jest podatnik krajowy, zarejestrowany jako podatnik VAT czynny i posiadający identyfikator podatkowy NIP. Faktura została mu wydana w postaci uzgodnionej i przesłana pocztą (papierowo). Nabywca otrzymał fakturę dopiero 13 listopada 2026 r.

Datą otrzymania faktury przez nabywcę jest więc data przydzielenia numeru KSeF, czyli 12 listopada 2026 r. z uwagi na fakt, że nastąpiło to przed otrzymaniem faktury w postaci uzgodnionej (pocztą).

Data otrzymania faktury: tryb awarii całkowitej KSeF

Przepisy nie określają szczególnych zasad dotyczących daty otrzymania faktury wystawionej w trybie awarii całkowitej. To oznacza, że dla tego trybu, znaczenia ma faktyczna data jej wystawienia podana na fakturze oraz rzeczywista data, w której nabywca ją otrzyma (poza KSeF).

Porównanie daty otrzymania faktury wystawionej w różnych trybach KSeF znajduje się w tej tabelce pochodzącej z podręcznika KSEF 2.0 wydanego przez organy podatkowe.

Czy można odliczyć VAT z faktur wystawionych poza KseF

Sposób wystawienia faktury — w systemie KSeF lub poza nim, nawet gdy powinna być wystawiona w KSeF — nie wpływa na prawo nabywcy do odliczenia VAT.

Prawo do odliczenia VAT przysługuje wtedy, gdy zakup służy czynnościom opodatkowanym i zdarzenie gospodarcze jest faktyczne(art. 86 ustawy o VAT) oraz gdy nie występują przesłanki negatywne z art. 88. W katalogu tych przesłanek nie ma zapisu, że faktura wystawiona poza KSeF – nawet pomimo obowiązku korzystania z systemu – pozbawia nabywcę prawa do odliczenia.

Oznacza to, że nabywca może odliczyć VAT z faktury wystawionej poza systemem KSeF, o ile spełnione będą pozostałe warunki uprawniające do odliczenia.